Как Start Office выстроила прозрачные процессы в дизайне коммерческих интерьеров с Аспро.Cloud

Проектно-строительная компания Start Office специализируется на создании офисных пространств, коворкингов и коммерческих интерьеров «под ключ». С 2015 года команда реализовала свыше 50 проектов, включая кабинеты топ-менеджеров и современные шоурумы.

Работая с корпоративными клиентами, компания столкнулась с характерными для строительной отрасли вызовами: сложная координация между отделами, длительные циклы сделок и необходимость контроля финансовых показателей по каждому проекту.

Поиск решения для комплексного управления

Первоначально Start Office применяла один из популярных сервисов для координации проектной деятельности. Однако отсутствие инструментов финансовой аналитики заставило руководство искать более функциональное решение.

Ключевые критерии выбора системы:

1. Объединение управления проектами и финансами в едином интерфейсе
2. Возможность настройки под специфику строительного бизнеса
3. Эффективная коммуникация между отделами

После изучения различных решений и консультаций с экспертами, генеральный директор Галина Голотина остановила выбор на Аспро.Cloud и обратилась за профессиональным внедрением.

Четыре приоритетных направления внедрения

В ходе аудита бизнес-процессов специалисты определили основные задачи:

1. Контроль временных рамок — создание прозрачной системы отслеживания дедлайнов по всем этапам проекта
2. Финансовое планирование — настройка плановых и фактических денежных потоков для оценки рентабельности
3. Масштабирование — возможность одновременного ведения множества проектов без снижения качества
4. Внутренняя коммуникация — упрощение взаимодействия между отделами дизайна, инжиниринга, строительства и продаж

Трансформация работы с клиентскими заявками

Специфика строительной отрасли — продолжительные циклы принятия решений, которые могут растягиваться на месяцы. В течение этого времени важно поддерживать регулярный контакт с потенциальными заказчиками.

Команда внедрения настроила структурированную воронку продаж с четким разделением этапов:

1. Подготовка коммерческих предложений
2. Согласование договоров
3. Принятие решений клиентами

Канбан-доска позволяет менеджерам мгновенно оценивать загрузку каждого этапа и планировать активности по работе с клиентами.

Дополнительно была сегментирована база контрагентов по категориям и направлениям деятельности, что упростило поиск поставщиков и анализ клиентского портфеля.

Централизация проектной информации

Ранее в Start Office информация по проектам передавалась между отделами через руководителя проекта, что приводило к потерям данных и недопониманию.

Аспро.Cloud позволила сконцентрировать всю проектную документацию в едином пространстве:

1. Переписку с клиентами
2. Техническую документацию и чертежи
3. Текущие задачи
4. Финансовые документы

Каждое поручение получило детальное описание, назначенных исполнителей и наблюдателей.

Особую ценность принесли пользовательские списки, которые помогли структурировать договорную документацию и корреспонденцию по каждому проекту.

Стандартизация через шаблоны проектов

Большинство заказов в Start Office проходят стандартную последовательность:

1. Подготовительный этап
2. Дизайн-проектирование
3. Инженерные решения
4. Строительно-монтажные работы
5. Комплектация оборудования

Вместо создания отдельных проектов для каждого направления был разработан универсальный шаблон, включающий все критически важные этапы и контрольные точки.

Единая проектная доска обеспечила наглядность прогресса по всем активным заказам, что позволило эффективно контролировать сроки и одновременно вести большее количество проектов.

Финансовое прогнозирование и контроль

Одним из ключевых преимуществ внедрения стала настройка системы планирования денежных потоков. Специалисты показали, как выстроить план-факт анализ по проектам и избежать кассовых разрывов.

«С финансовым учетом по проектами стало проще контролировать оплаты. Например, у нас происходит первая оплата в сентябре, а вторая должна быть только в декабре. Но в декабре есть высокая вероятность об этом забыть. Аспро.Cloud помог лучше контролировать дебиторскую задолженность и бюджет проекта», — Галина Голотина, генеральный директор Start Office

Руководство получило возможность за секунды оценивать финансовую эффективность каждого проекта и принимать обоснованные управленческие решения.

Адаптация команды к новым процессам

Процесс внедрения включал комплексное обучение всех сотрудников компании. Специалисты продемонстрировали особенности работы с системой и предоставили двухмесячную приоритетную поддержку.

Такой подход обеспечил быструю адаптацию персонала и минимизировал сопротивление изменениям.

Дополнительные возможности для строительной отрасли

Мобильная доступность

Мобильное приложение критически важно для строительных компаний, где значительная часть специалистов работает на объектах. Уведомления позволяют оставаться в курсе всех поручений независимо от местоположения.

Управление документооборотом

Централизованное хранение файлов упрощает работу с технической документацией, чертежами, корпоративными шаблонами и строительными регламентами.

База знаний

Структурированная база знаний используется для описания внутренних процессов, обучения новых сотрудников и создания справочных материалов для клиентов.

Календарное планирование

Календарь помогает координировать встречи с заказчиками между разными отделами. Дизайнеры планируют презентации проектов, а инженеры и строители при необходимости присоединяются к обсуждениям.

Измеримые результаты внедрения

Прозрачность процессов

«С внедрением Аспро.Cloud мы в первую очередь получили полную прозрачность процессов. Это достигается в основном за счет финансового управления в проектах», — Галина Голотина, генеральный директор Start Office

Финансовый контроль

Start Office получила четкое представление о рентабельности каждого проекта и улучшила контроль дебиторской задолженности. Система помогает отслеживать сроки поступлений и предотвращать просрочки платежей.

Клиентский сервис

CRM обеспечила полную историю взаимодействий с заказчиками — от первого контакта до завершения проекта. Это позволило выстроить эффективные программы удержания клиентов.

Масштабирование бизнеса

Компания получила возможность брать в работу больше проектов без риска потери качества или упущения важных деталей. Вся информация по проектам доступна в едином интерфейсе, что исключает потери данных.

Опыт Start Office демонстрирует, как комплексное внедрение системы управления помогает строительным и дизайнерским компаниям выйти на новый уровень организационной зрелости, обеспечивая прозрачность процессов и финансовую эффективность проектов.

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время