Кейс Аспро.Cloud: как свадебный бренд «Она сказала Да» автоматизировал производство и выход на международный рынок

Опыт уральского производителя свадебных платьев показывает, как правильное внедрение системы управления помогает автоматизировать сложные производственные циклы и повысить качество клиентского сервиса в условиях международной экспансии.

Вызовы растущего производства

Большинство производственных предприятий сталкиваются с критической точкой роста, когда привычные инструменты управления перестают справляться с возросшими объемами. Табличные редакторы не выдерживают нагрузки: заявки исчезают в потоке информации, дедлайны нарушаются, а контроль выполнения поручений становится неэффективным.

Именно с такими трудностями столкнулась компания «Она сказала Да» — российский производитель свадебных платьев, обслуживающий клиентов в более чем 30 странах мира. Грамотная настройка CRM-системы Аспро.Cloud позволила компании не только упорядочить внутренние процессы, но и создать основу для успешного международного развития.

Масштабы бизнеса

Андрей Павленко, основатель бренда «Она сказала Да», рассказывает о структуре предприятия:

«В 2016 году мы с супругой основали бизнес «Она сказала Да», который на сегодняшний день включает: экспериментальный цех, где работают конструкторы, технологи и дизайнеры; две мастерские, где работают портные, которые уже непосредственно изготавливают изделия; менеджерскую, где находятся менеджеры по дистанционным заказам; салон, где трудятся продавцы-консультанты и управляющий.»

Компания разработала уникальную технологию дистанционного снятия мерок, что позволило выйти на международные рынки через маркетплейс Etsy и наладить оптовые поставки в Италию и Японию.

Влияние пандемии на развитие бизнеса

Пандемия 2020 года кардинально изменила планы развития компании, ускорив международную экспансию:

«Наш вектор развития во многом определила пандемия. Изначально мы так и хотели: в дальнейшей перспективе выйти на международный рынок. Но одно дело наши мечты и желания, другое — возможности. А в 2020 году началась пандемия, которая нарушила наши планы на расширение в сторону регионов, зато сподвигла пробовать дистанционной пошив за границу.»

Проблемы устаревших методов управления

До внедрения CRM компания полагалась исключительно на табличные редакторы для ведения клиентской базы и управления заказами. Такой подход создавал серьезные операционные риски:

1. Потеря заказов в общем потоке информации
2. Отсутствие структурированных бизнес-процессов
3. Пропуск важных этапов взаимодействия с клиентами
4. Неконтролируемые сроки выполнения заказов

Андрей Павленко описывает ситуацию:

«С самого начала мы, как и большинство компаний, использовали исключительно Excel — вручную вносили информацию о клиентах и заказах. К сожалению, при работе в таком режиме заказы периодически терялись, не было четкой структуры и отлаженных процессов. Например, менеджеры могли забыть попросить отзывы у клиентов или не могли уследить за получением мерок.»

Осознание необходимости кардинальных изменений пришло в процессе работы с международными заказами:

«Проработав какое-то время на международном рынке мы осознали, что двигаться дальше без CRM-системы просто невозможно. В итоге мы решили попробовать внедрить CRM как минимум на иностранных заказах и таким образом оказались во Аспро.Cloud.»

Решение: комплексная автоматизация производственного цикла

Руководство компании приняло решение о профессиональном внедрении CRM-системы Аспро.Cloud с привлечением экспертов для настройки специфических производственных процессов.

Особенности настройки для производства

В отличие от стандартного применения CRM для управления продажами, компания использует систему для контроля полного производственного цикла — от момента оплаты до получения готового изделия клиентом.

Андрей Павленко объясняет специфику подхода:

«Как правило, CRM-системы применяются для эффективного управления продажами. Это управление клиентами от момента первого касания до оплаченной покупки. Мы же используем Аспро.Cloud от момента покупки до получения клиентом заказа.»

Структура производственного процесса

Специалисты по внедрению помогли разделить весь цикл на два ключевых блока:

1. Подготовительный этапДопродажи и дополнительные услугиПолучение индивидуальных мерокСбор технических требованийКоординация сроков изготовления
2. Допродажи и дополнительные услуги
3. Получение индивидуальных мерок
4. Сбор технических требований
5. Координация сроков изготовления
6. Производственный этапНепосредственное изготовление изделияКонтроль качества на всех стадияхКоординация работы мастеровПодготовка к отправке
7. Непосредственное изготовление изделия
8. Контроль качества на всех стадиях
9. Координация работы мастеров
10. Подготовка к отправке

Детализация автоматизированных процессов

Система идентификации и отслеживания заказов

Каждый заказ получает уникальный идентификационный номер, который используется во всех подразделениях компании. Система автоматически фиксирует ключевую информацию: дату оформления, характеристики изделия, стоимость и специальные требования.

Управление сложными циклами производства

Особенность производства свадебных платьев — длительный цикл между оформлением заказа и началом изготовления:

«У нас долгий цикл заказа: между тем, когда невеста совершила покупку и когда мы сшили платье, находится приблизительно восемь этапов. От момента покупки до непосредственно свадьбы проходит всегда как минимум 5-6 месяцев. За это время копится 500-700 невест, о которых нельзя забыть.»

Автоматизация критически важных процессов

Система автоматически контролирует выполнение каждого этапа:

1. Отправка инструкций клиентам в установленные сроки
2. Контроль получения мерок с автоматическими напоминаниями
3. Анализ технических требований для каждого изделия
4. Планирование производственного цикла с учетом всех особенностей

Автоматизация существенно сократила административную нагрузку на сотрудников и исключила человеческий фактор в критически важных процессах.

Интеграция платежных систем

Для работы с международными клиентами внедрена система мгновенного выставления счетов с возможностью онлайн-оплаты через PayPal, что значительно ускорило процесс допродаж и повысило конверсию.

Управление производственными проектами

При переходе к этапу изготовления система автоматически создает проект по заранее настроенному шаблону, включающему все необходимые задачи и контрольные точки.

Координация работы производственной команды

Учитывая, что над одним изделием могут работать до 16 специалистов одновременно, критически важно обеспечить эффективную координацию. Канбан-доска проектов обеспечивает визуальный контроль прогресса каждого заказа.

Процесс взаимодействия с клиентами

Андрей Павленко подчеркивает важность клиентского сервиса:

«Мы делаем все, чтобы нашему клиенту было максимально комфортно, так как мы понимаем, что доверить шить свое самое важное платье удаленно, на другой конец света — это колоссальный стресс. Поэтому мы разработали специальный процесс, чтобы предельно минимизировать тревогу невест и увеличить количество точек взаимодействия с клиентом.»

Дополнительные инструменты оптимизации

Календарное планирование ресурсов

После основного этапа внедрения компания самостоятельно освоила календарные инструменты системы:

1. Календарь производства для контроля загрузки мастеров и соблюдения дедлайнов
2. Календарь примерочных для оптимального распределения времени в салоне
3. Визуализация загрузки ресурсов для предотвращения конфликтов в расписании

Планы дальнейшего развития

Следующий этап цифровизации — внедрение базы знаний для технической документации:

«Следующим этапом я планирую загрузить и оцифровать нашу базу знаний. Например, у каждого платья есть техническая карта в бумажной форме. Я хочу это все отсканировать и занести в базу знаний Аспро.Cloud, чтобы, когда портная начинала шить, она могла просто зайти в систему и за считанные секунды найти нужную информацию, узнать особенности модели.»

Достигнутые результаты

Контроль и аналитика для руководителя

Андрей Павленко отмечает ключевые преимущества для управления:

«В Аспро.Cloud мне больше всего нравится тот факт, что когда я захожу в систему, я четко вижу, на какой стадии сколько договоров сейчас находится. Это один из самых важных показателей для меня как для руководителя. В CRM я также отслеживаю, чтобы не было просроченных дел.»

Масштабирование успешных процессов

За шесть месяцев компания полностью отработала все процессы на международных заказах и приступила к внедрению аналогичных решений для локального салона.

Качественные показатели

Благодаря системному подходу к клиентскому сервису уровень удовлетворенности услугами достиг 80%, что руководство оценивает как высокий результат для сферы индивидуального пошива.

Экономия времени и ресурсов

1. Автоматизация рутинных процессов освободила время менеджеров для работы с клиентами
2. Исключение человеческого фактора в критических процессах снизило количество ошибок
3. Прозрачность процессов упростила контроль и анализ эффективности

Выводы и рекомендации

Андрей Павленко делится опытом с коллегами-предпринимателями:

«Если бы меня когда-нибудь попросили дать совет начинающим предпринимателям, то первое, что я бы сказал — начинайте сразу с CRM-системы. Это будет гораздо легче, чем впоследствии все ломать и переучивать людей. А в какой-то момент все равно случается так, что двигаться без CRM больше просто невозможно, если вы хотите удержать бизнес на плаву.»

Ключевые достижения проекта

1. Полная автоматизация производственного цикла от заказа до отгрузки
2. Повышение качества клиентского сервиса через систематизацию взаимодействий
3. Создание основы для успешного международного масштабирования
4. Оптимизация ресурсов и повышение операционной эффективности

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время