Кейс Аспро.Cloud: Как юридическая компания Win&Joy организовала управление 30 параллельными проектами

В юридическом бизнесе каждая минута на счету. Пропущенная встреча с судьей, забытый срок подачи документов или потерянная в переписке важная информация могут стоить клиенту дела, а компании — репутации. Когда в работе находится три десятка проектов одновременно, организация процессов становится критически важной.

История юридической компании Win&Joy показывает, как правильно выстроенная система управления проектами помогает не только избежать операционных ошибок, но и масштабировать бизнес без потери качества услуг.

Специализация компании: защита бизнеса в арбитражных спорах

Win&Joy работает на рынке юридических услуг с 2015 года, специализируясь на защите интересов бизнеса. Команда ведет арбитражные споры, разрешает корпоративные конфликты и представляет клиентов в судебных инстанциях.

За десятилетие работы компания реализовала свыше 100 проектов, среди клиентов:

1. Агрохолдинг «Московский» — ведущий производитель овощной и фруктовой продукции
2. Аптечная сеть «Мелодия здоровья»
3. АО «Энергокомплекс» — поставщик электрооборудования федерального масштаба
4. Сервис аренды пауэрбанков «Бери заряд!»

Команда компании состоит из пяти ключевых специалистов:

1. Руководитель компании
2. Ассистент руководителя
3. Три юриста и привлекаемые помощники на внештатной основе

Основная сложность заключается в том, что компания одновременно ведет до 30 активных проектов. Такая нагрузка порождает множество операционных задач:

1. Координация сроков
2. Отслеживание выполнения поручений
3. Коммуникация с клиентами
4. Распределение обязанностей между сотрудниками

Все это отнимает критически важные ресурсы — время и внимание специалистов, которые должны сосредоточиться на юридической работе. Результат предсказуем: снижение качества услуг, нарушение сроков, стресс в команде и возрастающие риски ошибок в правовых заключениях.

Поиск решения: почему специализированный софт для юристов не подошел

Поскольку команда работает преимущественно удаленно или в гибридном формате, потребность в системе с удобным дистанционным доступом была очевидна с самого начала.

Первым инструментом для управления задачами стал Trello. Однако по мере роста компании возможностей простого таск-трекера стало недостаточно.

При выборе новой системы команда руководствовалась тремя критериями:

1. Интуитивно понятный интерфейс
2. Функционал для управления проектами
3. Возможность учета рабочего времени

Особенно важным был последний пункт — контроль времени, затрачиваемого на каждое дело, необходим для корректного планирования и ценообразования юридических услуг.

Выбор пал на специализированную CRM для юридических фирм ProjectMate. Команда проработала в ней около двух лет, но так и не смогла адаптироваться к интерфейсу системы.

«В ProjectMate нас не устроил интерфейс: очень скучненький, серенький, было тяжело работать. У меня этот сервис ассоциировался с операционной системой MS-DOS, которая была на старых компьютерах до появления Windows», — рассказывает Ольга Яшукова, основатель юридической компании Win&Joy.

После неудачного опыта с ProjectMate команда сравнивала два решения: Мегаплан и Аспро.Cloud. Оба сервиса удовлетворяли требованиям по интерфейсу и функционалу, но Аспро.Cloud выиграл благодаря более гибкой системе тарификации.

«Мне это показалось очень удобным, потому что если нужно взять стажера или аутсорсера, то я просто включаю его в систему. Мне не нужно думать, стоит ли заказывать для него отдельный платный доступ, сколько он будет пользоваться системой», — объясняет Ольга Яшукова.

Внедрение системы: «В целом все интуитивно понятно»

Миграция на новую платформу прошла относительно гладко благодаря продуманному интерфейсу Аспро.Cloud. Настройкой системы под специфику юридической деятельности занималась лично Ольга Яшукова.

На этапе внедрения команда воспользовалась бесплатной консультацией специалистов Аспро.Cloud. В ходе онлайн-встречи эксперт продемонстрировал основные возможности платформы, рассказал о настройках и показал, как использовать конкретные инструменты для оптимизации бизнес-процессов.

Однако даже при интуитивно понятном интерфейсе руководитель столкнулась с типичной проблемой внедрения новых технологий — сопротивлением сотрудников.

Преодоление сопротивления: консерватизм юридической отрасли

Сегодня все штатные сотрудники Win&Joy активно используют Аспро.Cloud. Команда быстро освоила основные инструменты, но некоторые аспекты работы с системой до сих пор требуют контроля со стороны руководства.

«У нас консервативная отрасль, и всеми новыми технологиями юристы пользуются неохотно. Но причина не в CRM, а в самих сотрудниках, их самоорганизации», — отмечает Ольга Яшукова.

Периодически возникают ситуации, когда сотрудники забывают закрывать задачи, фиксировать затраченное время или обновлять базу знаний. Тем не менее, команда успешно внедрила большинство модулей системы и активно использует их в ежедневной работе.

Комплексное решение: от воронки продаж до управления проектами

За год использования Аспро.Cloud команда Win&Joy внедрила практически все ключевые инструменты платформы.

Воронка продаж

Руководитель настроила воронку продаж под особенности юридического бизнеса. Гибкость системы позволила создать собственные этапы и реализовать уникальный сценарий автоматизации:

1. Новая заявка — первичный контакт с потенциальным клиентом
2. Юридическая консультация — анализ ситуации и возможных решений
3. Согласование условий — обсуждение объема работ и стоимости
4. Заключение договора — формализация отношений
5. Исполнение — выполнение юридических услуг
6. Документы — подготовка и передача результатов работы
7. Оплата — финальный расчет

Особенность юридических проектов в том, что карточка сделки может несколько раз перемещаться между этапами «Исполнение» и «Документы». Это связано с тем, что в рамках одного договора часто оказывается комплекс услуг: консультация, подготовка досудебной претензии, подача иска и сопровождение в суде.

Воронка продаж дает руководителю возможность:

1. Наглядно отслеживать статус каждой сделки
2. Контролировать прогресс выполнения задач
3. Поддерживать связь с клиентом на всех этапах работы

Важная особенность организации работы в Win&Joy: воронку продаж использует только руководитель, а юристы работают в проектном модуле. Система настроена так, что эти инструменты функционируют параллельно — сделка остается открытой до полного завершения всех задач, что обеспечивает целостное видение взаимодействия с клиентом.

Проектный модуль

Для типовых задач команда использует заранее подготовленные шаблоны проектов. В них уже определены основные стадии работы и задачи для каждого этапа, что позволяет сразу приступить к делу без затрат времени на планирование.

Например, проект по банкротству физических лиц проходит через следующие стадии:

1. Оценка финансового состояния клиента
2. Подготовка документов для подачи заявления
3. Подача заявления о банкротстве в арбитражный суд
4. Участие в арбитражном процессе

Для нестандартных проектов команда работает без использования шаблонов, выполняя задачи в свободном порядке.

Учет рабочего времени

Сотрудники фиксируют время, затраченное на каждую задачу, а система автоматически генерирует детализированные отчеты. Руководитель может видеть, какой специалист, сколько времени, когда и на какую задачу потратил.

Эта информация критически важна для:

1. Оценки реальной стоимости проектов
2. Анализа рентабельности различных видов услуг
3. Корректировки рабочих процессов при необходимости

Финансовое управление

Ежемесячно руководитель выставляет счета по завершенным этапам проектов. Система автоматически подтягивает информацию из сделки: данные контрагента и сумму за оказанные услуги. Это существенно ускоряет процесс выставления счетов и минимизирует вероятность ошибок при ручном вводе.

По завершении сделки можно сформировать акт выполненных работ прямо из системы для отчета перед клиентом.

Интеграция с банками еще больше упрощает финансовый учет — система автоматически отмечает оплаченные счета и формирует отчеты о прибылях и убытках, движении денежных средств.

Координация команды

Общий календарь помогает команде синхронизировать свою работу. Сотрудники отслеживают занятость коллег для координации совместных задач и не забывают о критически важных мероприятиях — судебных заседаниях и встречах с клиентами.

База знаний

Команда активно развивает внутреннюю базу знаний, пополняя ее полезными материалами: данными о завершенных делах, анализом успешных и неудачных кейсов, шаблонами договоров и актуальной законодательной базой.

База знаний решает несколько задач:

1. Централизованное хранение всей важной информации
2. Быстрый поиск нужных данных
3. Ускоренная адаптация новых сотрудников и помощников юристов
4. Снижение нагрузки на опытных специалистов за счет самостоятельного изучения регламентов

Измеримые результаты: «Мне стало легче все контролировать»

Внедрение Аспро.Cloud привело к заметной оптимизации бизнес-процессов и существенно облегчило работу руководителя. Ольга Яшукова отмечает конкретные улучшения:

1. Упрощение контроля — стало легче отслеживать проекты, загруженность сотрудников и качество работы
2. Более удобная работа с продажами — процесс стал приятнее и эффективнее
3. Снижение нагрузки на руководителя — система экономит время и силы на операционных задачах
4. Упрощение финансового учета — интеграция с банком автоматически отображает все оплаченные счета

«Мне в целом нравится система. У нее приятный, дружелюбный интерфейс, в ней просто приятно работать. Самое главное — с внедрением Аспро.Cloud мне стало значительно проще контролировать процессы. Раньше я тоже следила за качеством работы и старалась не допустить потери информации, но это отнимало гораздо больше времени и сил», — резюмирует Ольга Яшукова.

Планы развития: интеграция с каналами коммуникации

Win&Joy планирует масштабировать свою деятельность и ожидает рост количества сделок. В связи с этим руководитель компании рассматривает подключение интеграций с телефонией и мессенджерами.

Интеграция поможет:

1. Собирать все лиды в единой системе
2. Автоматически создавать карточки сделок из разных каналов связи
3. Снизить нагрузку на сотрудников за счет сокращения ручной работы
4. Высвободить больше времени для работы с клиентами

Выводы для юридического бизнеса

Кейс Win&Joy демонстрирует, что правильно выбранная система управления проектами может кардинально изменить эффективность работы юридической компании. Ключевые факторы успеха:

1. Комплексный подход — использование всех модулей системы для создания единого информационного пространства
2. Гибкость настроек — адаптация системы под специфику юридической деятельности
3. Постепенное внедрение — поэтапное освоение функционала с поддержкой экспертов
4. Фокус на результат — концентрация на решении реальных бизнес-задач, а не на технологиях ради технологий

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время