Кейс Аспро.Cloud: как маркетинговое агентство Directline объединило 5+ систем в одной платформе

Это кейс — материал содержит описание конкретного проекта внедрения Аспро.Cloud в агентстве Directline с детальным рассказом о результатах и опыте компании.

Когда в компании одновременно работают пять сервисов для организации различных процессов, эффективность команды неизбежно страдает. Агентство интернет-маркетинга Directline столкнулось именно с такой ситуацией — множество разрозненных инструментов создавали больше проблем, чем решали.

1. Компания: Directline — агентство интернет-маркетинга с 15-летним опытом
2. Команда: более 40 специалистов
3. Задача: объединить управление проектами и финансами на единой платформе
4. Время внедрения: 3 месяца
5. Результат: полная автоматизация процессов и комплексное управление проектами

Проблема: когда систем слишком много

Directline работает с крупными клиентами — 2GIS, Borjomi, Lazurit — и занимается комплексным продвижением сайтов от стратегии до конкретных онлайн-инструментов. Для управления всеми процессами команда использовала целый арсенал платформ для задач:

1. постановка и отслеживание задач
2. сбор и контроль клиентских заявок
3. финансовый учет
4. корпоративные коммуникации
5. хранение информации
6. Отдельная система личного кабинета клиентов
7. Собственная база знаний

Работа в таком режиме создавала серьезные проблемы. Информация о проектах была разбросана по разным системам, что усложняло контроль и координацию. Особенно остро это ощущалось при работе с клиентами, которым компания предоставляла несколько услуг одновременно.

Мы можем оказывать одному заказчику параллельно несколько услуг, то есть одновременно у нас идет несколько процессов. Поэтому требовалось контролировать работу не только в разрезе предоставляемых возможностей, но и цельно по проекту. При этом большая часть услуг абонентская из-за неточной даты завершения работы, поэтому важно было организовывать работу спринтами по одному месяцу, — рассказывает Наталья Штанюк, технический директор Directline.

Поиск решения: что действительно нужно команде

Понимая необходимость кардинальных изменений, руководство провело внутренний опрос сотрудников. Выяснилось, что команде нужна система, которая позволит:

1. Централизованно управлять процессами — вся информация о клиенте и проектах в одном месте.
2. Хранить комплексные данные — от статусов задач до документов проекта.
3. Планировать ресурсы — как на личном, так и на проектном уровне.
4. Контролировать финансы — учет расходов и расчет рентабельности проектов.
5. Предоставлять клиентский доступ — возможность показать клиенту ход работ.
6. Интегрироваться с внешними сервисами — для автоматизации рутинных процессов.
7. Обеспечить удобство использования — интуитивно понятный интерфейс.

Благодаря такому функционалу, мы также хотели облегчить жизнь новым специалистам, чтобы им было проще включаться в работу. В перспективе это позволит нам масштабироваться и не потерять в качестве работы, — добавляет Наталья Штанюк.

Выбор платформы: почему Аспро.Cloud

Когда мы обратились к Аспро.Cloud, то обратили внимание на интуитивно понятный интерфейс. После оценки инструментов и функционала мы поняли, что CRM-система на 90% соответствует нашим ожиданиям, и в ней можно организовать работу сразу после внедрения, — отмечает технический директор.

Ключевые преимущества Аспро.Cloud для Directline:

1. Понятный и удобный интерфейс.
2. Готовые интеграции с почтой и телефонией.
3. Подключение банков и 1С для работы со счетами.
4. Отслеживание бюджета и затрат в реальном времени.
5. Разделение оплачиваемых и неоплачиваемых часов.
6. API для подключения дополнительных сервисов.

Процесс внедрения: пошаговая трансформация

Внедрение системы заняло 3 месяца и прошло в два основных этапа. Компания работает с платформой уже около года и продолжает ее адаптацию под новые задачи.

Первый этап: основа

Настройка CRM. Команда перенесла все сделки с предыдущей платформы и настроила интеграции с телефонией, почтой и веб-формами сайта. Менеджеры по продажам первыми начали работу в новой системе.

Систематизация задач и проектов. Все задачи объединили на общей доске с распределением по направлениям через теги. Создали готовые шаблоны и пользовательские поля для структурирования информации.

Интеграция с 1С:Бухгалтерия. Настроили автоматическую выгрузку счетов и актов из Аспро.Cloud в 1С для бухгалтерского учета. Скорректировали процессы обработки документов.

Внедрение единого календаря. Перенесли бронирование переговорных, планирование отпусков и личные мероприятия в общую систему.

Второй этап: углубленная автоматизация

Работа с API. Компания настроила выгрузку данных по отчетам, задачам и проектам для построения кастомных дашбордов в дата-студии.

Система планирования загрузки. Доработали инструменты для контроля загрузки технического отдела и отслеживания отчетности.

Клиентский доступ. Реализовали возможность предоставления клиентам доступа к данным о задачах через API в рамках личного кабинета.

В планах — создание системы онбординга и корпоративной базы знаний для стандартизации процессов.

Результаты: единая экосистема управления

Система Аспро.Cloud удовлетворила большинство наших запросов, которые были необходимы в нашей работе. Функционал системы позволил быстро закрыть ключевые задачи с помощью настройки модулей, которая не составила большого труда. Отдельно хочу отметить важный плюс — это техническая поддержка, где можно задавать уточняющие вопросы для исправления ошибок в системе. В дальнейшем планируем более глубокое использование платформы для автоматизации процессов, — резюмирует Наталья Штанюк.

Что удалось достичь:

1. Централизация данных — вся информация о клиентах, проектах и задачах в единой системе.
2. Автоматизация процессов — от постановки задач до финансового учета.
3. Прозрачность проектов — полный контроль бюджетов и рентабельности.
4. Упрощение масштабирования — новые сотрудники быстрее включаются в работу.
5. Качественная поддержка — техническое сопровождение на всех этапах.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время