Кейс Аспро.Cloud: от хаоса к системе — как команда разработчиков ПО структурировала работу с CRM

О компании: Planoplan — разработчик программного обеспечения для создания 3D-планировок дизайна интерьера. Компания специализируется на создании сайтов и интерактивных планировок для застройщиков, работает с клиентами из России, Германии, Финляндии и Казахстана.

1. Размер команда: более 60 специалистов
2. Задача: автоматизировать рабочие процессы и повысить эффективность управления проектами
3. Решение: внедрение CRM-системы Аспро.Cloud

Вызов: когда старые инструменты тормозят развитие

Digital-инструменты проникают даже в самые консервативные отрасли, меняя привычные подходы к работе. Для команды Planoplan, которая создает инновационные решения для визуализации интерьеров, вопрос оптимизации внутренних процессов стал критически важным.

Компания столкнулась с типичной проблемой растущего бизнеса: разрозненные процессы, отсутствие единой системы контроля и неполное использование имеющихся инструментов. Отдел продаж работал в AmoCRM, но использование системы было фрагментарным и бессистемным.

Точка перелома: необходимость изменений

Когда Валерий Шеркунов возглавил отдел продаж, ситуация с автоматизацией в компании выглядела удручающе:

Когда я начал работу руководителя отдела продаж, CRM-система была внедрена на 30%. Команда использовала купленный продукт не систематично и без контроля начальства. Некоторые отделы вовсе не работали в системе. До сих пор мы работаем с двумя CRM для разных юридических лиц, но постепенно отходим от такого подхода и стараемся скорректировать рабочие процессы, — рассказывает Валерий Шеркунов, руководитель отдела продаж.

Компания приняла решение о переходе на Аспро.Cloud, чтобы создать единую экосистему для управления проектами, задачами и клиентскими отношениями.

Решение: комплексная автоматизация процессов

Визуализация рабочих процессов через канбан-доски

Основой новой системы работы стала единая канбан-доска, на которой отображаются все задачи текущего спринта. Команда Planoplan организовала процесс через четыре ключевых этапа:

1. Бэклог
2. В работе
3. Согласование
4. Сделано

Такой подход обеспечил прозрачность всех проектов и позволил отслеживать движение задач в режиме реального времени. Для сложных проектов команда получила возможность настраивать собственные этапы и сохранять их как шаблоны.

Автоматизация рутинных операций

Внедрение автоматических действий кардинально изменило ежедневную работу сотрудников. Система теперь самостоятельно:

1. Отправляет уведомления менеджерам о важных событиях
2. Создает задачи, события и проекты по заданным сценариям
3. Пересылает документы клиентам на электронную почту
4. Добавляет комментарии к задачам

Аналитика и контроль эффективности

Система аналитики предоставила руководству инструменты для глубокого анализа бизнес-процессов. Автоматически генерируемые отчеты в виде графиков, диаграмм и схем помогают:

1. Выявлять узкие места в воронке продаж
2. Анализировать показатели различных сегментов бизнеса
3. Отслеживать ошибки на всех этапах работы
4. Принимать обоснованные решения для корректировки процессов

Результаты: системный подход вместо хаоса

Внедрение Аспро.Cloud привело к кардинальным изменениям в организации работы команды Planoplan:

Сотрудники ведут проекты максимально удобно и эффективно. Все процессы стали прозрачными: отслеживаем ошибки и проблемные места, в которых работа замедляется. Автоматизировали рутинные действия, например, расчет заработной платы для менеджеров отдела продаж, — отмечает Валерий Шеркунов.

Ключевые достижения:

1. Прозрачность процессов — полная видимость всех проектов и задач
2. Сокращение рутины — автоматизация повторяющихся операций
3. Улучшение контроля — возможность отслеживать проблемные места
4. Оптимизация расчетов — автоматический расчет заработной платы

Планы развития: непрерывное совершенствование

Команда Planoplan продолжает развивать использование CRM-системы и видит потенциал для дальнейшего расширения функционала:

Сложно выделить один инструмент. Я как руководитель отдела продаж использую весь функционал. Но иногда не хватает некоторых блоков, в том числе для работы с маркетингом, — делится планами Валерий Шеркунов.

Выводы для индустрии

Опыт Planoplan демонстрирует, что даже в консервативных отраслях комплексная автоматизация становится конкурентным преимуществом. Ключевые уроки кейса:

1. Поэтапное внедрение — важно не спешить с полным переходом, а постепенно адаптировать команду к новым инструментам.
2. Фокус на процессы — технология должна служить оптимизации конкретных бизнес-процессов, а не быть самоцелью.
3. Гибкость настройки — возможность адаптировать систему под специфику бизнеса критически важна.
4. Аналитический подход — данные должны стать основой для принятия управленческих решений.

Современные CRM-системы предоставляют компаниям инструменты не только для управления клиентскими отношениями, но и для комплексной оптимизации внутренних процессов. Успех внедрения зависит от готовности команды к изменениям и систематического подхода к использованию новых возможностей.

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время