Кейс Аспро: как рекламное агентство сменило направление и выстроило процессы

Кардинальная смена бизнес-направления — решение, на которое способны далеко не все компании. Особенно когда речь идет о переходе из производственной сферы в креативную индустрию. Однако иногда такие радикальные шаги становятся единственным способом сохранить бизнес и команду.

Компания «Амкелин» прошла именно такой путь: от производителя торгового оборудования до рекламного агентства. В этом материале разбираем, с какими вызовами столкнулась организация при трансформации и как система управления проектами помогла быстро выстроить новые бизнес-процессы.

История компании: 20 лет в производстве торгового оборудования

Компания «Амкелин» начала деятельность в 2001 году, специализируясь на изготовлении сетчатого торгового оборудования. В портфеле были:

1. Стойки для выкладки товаров и печатной продукции
2. Промостолы
3. Стеллажи
4. Торговые горки
5. Комплектующие для производственных нужд

«Можно смело заявить, что за 20 лет работы на рынке торгового оборудования мы завоевали доверие нескольких десятков компаний. Мы постоянно развивались и совершенствовали технологию производства. Но экономические условия вносят свои коррективы в работу бизнеса», — рассказывает руководитель компании «Амкелин».

Переломный момент наступил в конце 2021 года:

1. Спрос на торговое оборудование начал стремительно падать
2. Выручка критически снизилась
3. Появились проблемы с выплатой зарплат сотрудникам

В сентябре 2022 года руководство приняло кардинальное решение — полностью сменить сферу деятельности.

«Такое решение далось нам непросто. Все-таки посвятить столько лет этому направлению, вложить в него огромное количество ресурсов и вот так в моменте все взять и бросить. Но мы знали, что наше стремление к эффективному бизнесу и полученные знания за все время работы помогут нам найти верное решение этой проблемы», — отмечает руководитель «Амкелин».

Выбор нового направления: переход в креативную индустрию

Новой специализацией стал дизайн рекламной продукции — сфера, кардинально отличающаяся от производственной деятельности. Такая трансформация потребовала не только смены команды, но и полной перестройки всех бизнес-процессов.

Первоочередные задачи при смене направления

Руководство определило ключевые приоритеты для успешного перехода:

1. Быстрая организация эффективных бизнес-процессов
2. Минимизация времени на адаптацию новых сотрудников
3. Выстраивание системы контроля качества услуг

«Начали мы с организации бизнес-процессов. Мы хотели, чтобы новые сотрудники работали сразу эффективно. При этом действовать нужно было быстро и четко: времени на раскачку и ошибки не было», — подчеркивает руководитель компании.

Выбор системы управления: анализ и решение

Опыт использования специализированного ПО в производственной деятельности показал команде важность автоматизации процессов. Для нового направления требовалось найти решение, которое позволило бы:

1. Эффективно управлять проектами в сфере дизайна
2. Контролировать временные затраты сотрудников
3. Выстраивать прозрачную систему взаиморасчетов с клиентами
4. Обеспечивать быстрое внедрение без длительного обучения

После анализа рынка CRM-систем выбор пал на Аспро.Cloud — платформу для управления проектами и клиентскими отношениями.

«Несмотря на то что мы заранее убедились в том, что система закрывает потребности, нам предоставили бесплатный пробный период на 14 дней. В течение этого времени у нас был доступ к полному функционалу», — рассказывает руководитель «Амкелин».

Процесс внедрения: от консультаций до кастомизации

Экспертная поддержка на старте

По завершении пробного периода команда обратилась к специалистам Аспро.Cloud за детальными консультациями. Главная цель — максимально эффективно использовать все возможности системы для специфики дизайн-агентства.

«Мы хотели использовать систему на все 100%. Но с некоторыми модулями возникли проблемы: было непонятно, как их настроить под наши задачи. Еще нам были необходимы доработки. Чтобы нам ответили на вопросы, мы договорились на 2 часовые консультации», — объясняет руководитель.

Ключевые вопросы для настройки

На первой встрече команда «Амкелин» подготовила конкретный список задач:

1. Настройка контроля рабочего времени сотрудников с фиксацией почасовых ставок
2. Механизм выставления счетов на основе затраченного времени
3. Использование шаблонов проектов для стандартизации процессов
4. Интеграция инициаторов проектов со стороны клиентов
5. Персонализация рабочих столов через настройку виджетов

Специалисты продемонстрировали практическое применение модулей на примерах из дизайн-индустрии, но для полного соответствия потребностям компании потребовались индивидуальные доработки.

Кастомизация под потребности дизайн-агентства

Особенности ценообразования в креативной сфере

Бизнес-модель «Амкелин» кардинально отличается от стандартных подходов: клиенты оплачивают не готовый продукт по фиксированной цене, а плановое время выполнения работ.

«У нас заказчики платят не за готовый продукт по фиксированной цене, а за затраченное время. При этом у нас есть прайс-лист с временным регламентом и ставкой для дизайнера. То есть, клиент оплачивает плановое время, а не фактическое. Переработки сотрудников покрывает компания. Поэтому нам было важно понимать, какую итоговую сумму мы получим по завершении проекта и совпадет ли она с реальными цифрами», — поясняет руководитель.

Первая доработка: поле «Сумма» в задачах

Разработчики добавили в интерфейс задач специальное поле, отображающее стоимость каждой задачи и проекта в целом. Это позволило руководству:

1. Отслеживать планируемую прибыль в режиме реального времени
2. Анализировать расхождения между планом и фактом
3. Выявлять причины превышения временных лимитов

Разделение оплачиваемых и внутренних задач

Специфика дизайн-агентства включает не только задачи, оплачиваемые клиентами, но и внутренние процессы: менторство новых сотрудников, контроль качества, административные функции.

«Заказчики платят только за время, которое нужно потратить для создания продукта. Но есть еще и наши внутренние задачи. Например, над проектом работает новый сотрудник. Перед тем как отправить результат клиенту, его работу должен проверить наставник. Эту задачу мы учитываем в проекте, и понятно, что заказчик за нее не платит. Поэтому мы отмечали задачу как неоплачиваемую. Но важно было отслеживать, сколько таких задач», — объясняет руководитель «Амкелин».

Вторая доработка: фильтрация по типам задач

Команда разработки внедрила систему фильтров, позволяющую мгновенно получать аналитику по:

1. Количеству оплачиваемых задач по проекту или сотруднику
2. Объему внутренних неоплачиваемых активностей
3. Соотношению коммерческого и административного времени

Контроль выставления счетов

При большом количестве задач в проектах критически важно не потерять доходы из-за невыставленных счетов.

«Задач в проекте может быть очень много. И вручную сложно отследить, выставлен по ним счет или нет. Но надо понимать, что делать это очень важно. Иначе дизайнеры могут остаться без зарплаты. Хотелось видеть сводную таблицу по выставленным счетам», — отмечает руководитель.

Третья доработка: трекинг статусов счетов

В систему интегрировали дополнительный фильтр, обеспечивающий:

1. Мгновенную визуализацию задач с выставленными счетами
2. Оперативное выявление неоплаченных работ
3. Анализ причин задержек в выставлении документов

Ключевые инструменты в ежедневной работе

Автоматизированное выставление счетов

Система автоматического формирования счетов стала основой финансового учета в агентстве. Менеджер создает проект с настроенным планируемым временем, а при необходимости выставления счета система автоматически рассчитывает сумму на основе выполненных задач за выбранный период.

Процесс включает три простых этапа:

1. Настройка проекта — определение оплачиваемого времени с расчетом по плановым показателям
2. Автоматический расчет — система формирует сумму выполненных работ за период
3. Отправка документов — готовый счет направляется клиенту в один клик

Управление инициаторами проектов

Многие проекты в «Амкелин» реализуются через посредников — инициаторов со стороны компаний-клиентов, которые ставят задачи и контролируют процесс.

Для эффективной работы с такой схемой команда использует пользовательские поля:

1. Группировка инициаторов — создание отдельных категорий ответственных лиц
2. Привязка к задачам — каждая задача содержит информацию об инициаторе
3. Быстрая связь — прямой доступ к контактным данным из карточки задачи
4. Аналитика по активности — отчеты о количестве задач от каждого инициатора

Система аналитики работы сотрудников

Контроль эффективности команды — критически важный аспект для агентства, где переработки влияют на рентабельность проектов.

Руководство использует комплексные отчеты для анализа:

1. Количественные показатели — объем завершенных задач и текущая нагрузка
2. Временная эффективность — соотношение планового и фактического времени
3. Оперативный мониторинг — отслеживание соблюдения планов на этапе выполнения
4. Постфактум-анализ — детальный разбор причин превышения временных лимитов

Интеграция с электронной почтой

Все заявки в «Амкелин» поступают через электронную почту, что создает риски потери запросов среди общего потока корреспонденции.

Интеграция почтовых ящиков с Аспро.Cloud обеспечила:

1. Автоматический сбор заявок — все входящие письма автоматически обрабатываются системой
2. Создание клиентских карточек — каждое обращение формирует профиль клиента
3. Единую историю взаимодействий — вся переписка сохраняется в карточке проекта
4. Ответы из системы — возможность отвечать клиентам без переключения между приложениями

Результаты трансформации бизнеса

Внедрение системы управления проектами позволило «Амкелин» не просто сменить сферу деятельности, но и выстроить эффективные процессы в рекордно короткие сроки.

«Аспро.Cloud мы используем больше как систему для планирования, нежели как CRM. Мне, как руководителю, очень удобно следить за работой сотрудников: что делали вчера, что будут делать сегодня. Это помогает быть уверенным в том, что наш клиент получит качественный результат вовремя. Нам понравилось, что с помощью Аспро.Сloud мы не только перестроили рабочий процесс, но и сделали это максимально быстро. Нам не пришлось искать систему, которая бы была разработана для сферы дизайна. Ведь все, в чем мы нуждались, специалисты доработали или подсказали, как это получить», — резюмирует руководитель компании «Амкелин».

Ключевые достижения

1. Скорость внедрения — полная перестройка бизнес-процессов заняла минимальное время
2. Финансовая прозрачность — автоматизация расчетов и контроль выставления счетов исключили потери доходов
3. Эффективность команды — система аналитики позволила оптимизировать нагрузку и выявлять зоны роста сотрудников
4. Качество сервиса — интеграция всех коммуникационных каналов обеспечила высокий уровень клиентского сервиса

Опыт «Амкелин» демонстрирует, что даже кардинальная смена бизнес-направления может быть реализована эффективно при правильном выборе инструментов управления и поддержке экспертов по внедрению.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Провеедем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время