Кейс Аспро: как архитектурное бюро XXIIIVEK объединило все бизнес-процессы в единой системе

Архитектурное бюро Сергея Капустина XXIIIVEK специализируется на создании систем архитектурного, интерьерного и уличного освещения, а также проектировании электроснабжения. Компания работает преимущественно в B2B-сегменте и реализовала множество знаковых проектов, включая освещение Смоленского метромоста в Москве.

Основатель бюро поделился опытом трансформации рабочих процессов — от хаотичного использования множества разрозненных инструментов до выстраивания целостной системы управления всеми аспектами деятельности в рамках единой платформы.

Вызов: когда несколько систем создают больше проблем, чем решают

Фрагментированная экосистема инструментов

В 2013 году компания внедрила популярную CRM-систему для работы с клиентами, но это решение покрывало лишь часть потребностей. Параллельно использовались:

1. система для управления финансами
2. сервис для реализации проектов и постановки задач техническому отделу, маркетологам и дизайнерам

Критические недостатки такого подхода

Отсутствие единого информационного пространства привело к постоянным сбоям в работе. Менеджеры регулярно забывали обновлять данные в разных системах, что создавало информационные пробелы.

Невозможность расчета рентабельности проектов стала особенно болезненной точкой. Для архитектурного бюро точное финансовое планирование критично при участии в тендерах и ведении переговоров с клиентами.

«Нам приходилось каждый раз собирать эксельки и высчитывать все по формулам. Но всегда был риск того, что где-то могла проскочить математическая ошибка или формула могла не примениться к ячейке. Все это вело к неправильно расчету и соответственно к неверному участие в тендерной процедуре или переговорах. Как следствие, компания терпела убытки», — рассказывает Сергей Капустин.

Решение: переход к комплексному управлению бизнесом

Выбор новой платформы

Рекомендация от блогера-урбаниста, который сам использовал систему в строительном бизнесе, стала отправной точкой для изучения возможностей Аспро.Cloud. Ключевыми факторами выбора стали:

1. Интегрированное управление проектами
2. Встроенные инструменты для расчета рентабельности
3. Комплексное управление финансами
4. Возможность работы в едином интерфейсе

Особенно важным стал аспект удаленного контроля всех процессов для руководителя, который большую часть времени находится вне основного офиса.

Реализация: выстраивание процессов от лида до завершения проекта

Структурированная работа со сделками

Каждая новая заявка трансформируется в детально проработанную карточку сделки:

1. Фиксация источника обращения
2. Прикрепление ссылок на техническую документацию
3. Присвоение тегов по типам услуг — АХП, СР, ПНР
4. Полная история коммуникаций — звонки, встречи, письма
5. Визуальные материалы проекта для наглядности

Многоканальные воронки продаж

Создание специализированных воронок под разные направления бизнеса:

1. Работа с дизайнерами
2. Сотрудничество с девелоперами
3. Участие в тендерных процедурах

Каждая воронка имеет адаптированный набор этапов, отражающий специфику работы с конкретной категорией клиентов.

Системная сегментация контрагентов

Все контакты структурированы по категориям:

1. Клиенты
2. Поставщики
3. Девелоперы
4. Партнеры-архитекторы

Для каждого контрагента фиксируется расширенная информация — от рабочих контактов до личных интересов, что помогает выстраивать более доверительные отношения.

Интеграция телефонии

Подключение сервисов Zadarma и Mango Office обеспечивает возможность совершения звонков непосредственно из карточек контактов, что существенно ускоряет коммуникацию.

Этапы продвижения сделки

Этап 1: Сбор данныхПервичная обработка лидов и заполнение информации о контрагентах с фокусом на выявление всех лиц, принимающих решения.

Этап 2: Установление контактаНаправление презентационных материалов и планирование личных встреч с ЛПР.

Этап 3: ПереговорыПрезентация визуализации проекта и сбор обратной связи от клиента.

Этап 4-5: СогласованияПоследовательная работа с коммерческим предложением и договорной документацией.

Этап 6: РеализацияПодписание договора и переход к проектной деятельности.

Управление проектами и финансами

В проектных карточках консолидируется вся критически важная информация:

1. История переписки с клиентом
2. Техническая документация
3. Календарный план работ
4. Договорная база
5. Исходящая корреспонденция
6. Финансовое планирование план-факт

База знаний и обучение команды

Создание внутрикорпоративной базы знаний с детальным описанием всех процессов:

1. Алгоритмы работы со сделками и проектами
2. Чек-листы мероприятий для каждого этапа
3. Обучающие материалы для менеджеров по продажам

Результаты: трансформация операционной модели

Оптимизация под удаленную работу

Пандемия ускорила переход к гибридной модели работы. Появились позиции удаленных менеджеров по продажам и специалистов отделов реализации. Единая система позволила:

1. Сократить офисные расходы
2. Предоставить сотрудникам большую гибкость
3. Сохранить эффективность командной работы

Комплексный контроль для руководителя

«Мне как собственнику нужно постоянно контролировать все процессы. Работа в бюро кипит фактически круглосуточно — продажники продают, архитекторы выполняют проекты, а я не могу 24 часа находиться в офисе. И мне не хочется углубляться, мне необходимо просто видеть, что работа движется. Я захожу во Аспро.Cloud и сразу понимаю, какие сейчас проекты в работе, сколько каждый из них принесет, могу оценить состояние денежного потока компании», — отмечает Сергей Капустин.

Устранение системной фрагментации

Переход от множества разрозненных инструментов к единой платформе кардинально изменил операционную эффективность:

1. Исключена потеря данных при переключении между системами
2. Устранены ошибки дублирования информации
3. Обеспечена прозрачность всех процессов
4. Появилась возможность комплексного анализа деятельности

Выводы для профессионального сообщества

Опыт архитектурного бюро XXIIIVEK демонстрирует критическую важность системного подхода к цифровизации бизнес-процессов. Использование множества специализированных инструментов может казаться оптимальным решением, но на практике создает больше проблем, чем решает.

Ключевые уроки для других компаний в B2B-сегменте:

Фрагментированные системы — источник операционных рисков. Переключение между различными платформами неизбежно ведет к потере данных и ошибкам в процессах.

Финансовое планирование должно быть интегрировано в CRM. Для проектных компаний возможность расчета рентабельности на этапе продаж критична для принятия обоснованных решений.

Удаленная работа требует пересмотра инструментария. Единая система управления становится особенно актуальной при переходе к гибридным моделям работы.

Инвестиции в обучение команды окупаются. Создание внутренней базы знаний и систематическое обучение сотрудников обеспечивают максимальную отдачу от внедренных решений.

Для компаний, работающих с комплексными B2B-проектами, интеграция продаж, проектного менеджмента и финансового планирования в рамках единой системы управления бизнесом становится не просто удобством, а конкурентным преимуществом в долгосрочной перспективе.

Ответим на любые вопросы по Аспро.Cloud

Запишитесь на онлай-консультацию по системе. Эксперты помогут разобраться со сложными кейсами, настроят систему под ваши задачи и покажут, как автоматизировать рутину.

Оставить заявку