Снизили простой задач в 2 раза: как Kaiten помог оптимизировать процессы агентству по продаже авиационных билетов Superkassa
Когда в таск-трекере мало инструментов и их неудобно использовать, это отражается на процессах. У проджектов и других сотрудников уходит много времени на постановку и контроль задач. Итог — простои и долгий цикл выполнения.
Чтобы решить эти проблемы, Superkassa перешли из ClickUp в Kaiten и перенесли все задачи за неделю. А еще улучшили процессы. Задачи меньше простаивают, сотрудники работают в удобной для них канбан-системе. Проджект-менеджер Вадим Фридман рассказал, как все было.
Работали в ClickUp по Waterfall и мирились с неудобной системой
Superkassa — это агентство по продаже авиабилетов. В компании несколько отделов: дизайн, проджект, техподдержка и другие. Также есть стейкхолдеры, которые ставят задачи подразделениям.
До 2024 года работали по традиционной методологии Waterfall в ClickUp — сервисе с канбан-досками, но это было неудобно. У инструмента не такой широкий набор функций, который не позволял выстроить четкую логику работы с задачами. Это осложняло и замедляло процессы.
Также в старом сервисе не было консолидированного отчета по учету времени сотрудников. Это создавало трудности при анализе трудозатрат и расчете премий. Спойлер: Kaiten решил проблему. Как — рассказываю далее.
В 2024 году у ClickUp возникли сложности с оплатой из России. Это стало последней каплей — мы поняли, что пора искать российский сервис для управления задачами.
Сравнивали решения и выбрали Kaiten — у него простой интерфейс и автоматизации
Мы искали таск-трекер, который будет визуально и по функциям похож на привычный ClickUp. Так команде не пришлось бы с нуля осваивать новый инструмент и привыкать к незнакомому интерфейсу, а значит, сопротивление к переходу ниже.
При поиске и выборе сервиса мы читали отзывы и статьи на Habr, использовали нейросети как дополнительный источник информации. В итоге составили шорт-лист из трех вариантов: Redmine, Meteor и Kaiten.
→ Redmine, бесплатную систему по управлению проектами с открытым исходным кодом, мы отсеяли сразу из-за устаревшего интерфейса, недостатка функций и неудобных ручных обновлений.
→ Трекер задач Meteor тестировали месяц. Он зависал при большом количестве карточек, к тому же функций тоже не хватало, например были проблемы с синхронизацией данных. В итоге отказались и от него.
→ Остался Kaiten. Протестировали его и поняли — это именно то, что мы искали. Вот чем понравился сервис:
- Интуитивно понятный интерфейс — работа строится по канбан, как в ClickUp. Задачи можно перетаскивать с одной колонки в другую, назначать ответственных и сроки.
- Простое внесение изменений в реальном времени — карточки задач легко редактировать в пару кликов.
- Автоматизация — в Kaiten можно настроить условия, например, чтобы карточки перемещались автоматически.
- Удобный импорт из ClickUp — у нас много данных, было важно перенести их без потерь.
Сначала мы месяц тестировали Kaiten на бесплатном тарифе, в который входят все основные функции. Например, рабочие пространства, доски и разные типы колонок, создание карточек, добавление чек-листов, сроков, ответственных и меток. Этого оказалось достаточно, чтобы понять, подходит ли нам сервис.
Для теста выделили несколько сотрудников — они создавали в Kaiten задачи параллельно с ClickUp, которым мы продолжали пользоваться.
Перенесли данные в Kaiten за неделю
Когда мы поняли, что готовы полностью перейти в новый сервис, приобрели платный тариф.
Импортировать данные из ClickUp решили через Convertinator — встроенное в Kaiten приложение для конвертации файлов.
На этом этапе возникла проблема: часть данных импортировалась неправильно. Но решили ее быстро. С нами сам связался специалист поддержки, который привлек разработчиков, а те помогли настроить приложение. В итоге уже через неделю задачи были импортированы, и в декабре 2024 года мы начали полноценную работу.
Чтобы помочь сотрудникам освоить новый сервис, мы написали гайд. За основу взяли материалы из базы данных и блога Kaiten.
Создали пространство под каждую команду и настроили автоматизации
В Kaiten у нас работает вся компания. Стейкхолдеры ставят задачи на специальном пространстве и отмечают соответствующих тим-лидов. Проджект-менеджеры распределяют карточки по 10 пространствам отделов. Каждое пространство — это отдельная команда.
У всех подразделений пространство устроено примерно по одной и той же логике. Рассмотрим на примере разработчиков.
Пространство разработки разделено на Backend, Frontend и QA. Задачи-карточки двигаются по колонкам, которые представляют собой стандартные этапы разработки: Backlog → Preparation → In Progress → Code → Review → Test → Release.
Чтобы сэкономить время и оптимизировать процессы, настроили автоматизации. Например, при создании карточки добавляем метку «Нужно тестировать» или «Не нужно тестировать». В зависимости от вида метки после Code Review задача либо переходит на колонку Test, либо сразу отправляется в Release. Не нужно перетаскивать карточку вручную и следить за этим.
На планерках с командой открываем Kaiten и просматриваем статусы задач: какие запланированы, в процессе и завершены. В таск-трекере наглядно видно, на каких этапах находятся карточки.
Настроили учет времени, чтобы назначать премии
В Kaiten мы активно используем модуль «Учет рабочего времени». Он позволяет контролировать нагрузку сотрудников, фиксировать время на проекты и анализировать трудозатраты. Все это нам нужно, чтобы рассчитывать премии.
В ClickUp тоже рассчитывались премии, но они получались необъективными. Мы брали карточки из финального этапа, по ним смотрели указанные трудозатраты и фактическое рабочее время. Если эти показатели совпадали, задача учитывалась в премии.
В Kaiten расчет бонусов реалистичный. Он устроен так: мы создали Excel-таблицу с формулами и настроили автоматическую выгрузку данных из таск-трекера. Премия рассчитывается по определенному алгоритму, который учитывает приоритет и объем задач, а также другие метрики, поэтому данные получаются объективными.
Связку Kaiten и Excel удалось настроить без помощи разработчиков и даже минимальных навыков программирования. Данные подтягиваются сами в нужные даты.
Переходим от Waterfall к Scrum
На основе опыта других команд и обратной связи от сотрудников мы постепенно переходим к другой методологии — Scrum. Удобно, что в Kaiten для этого есть специальный модуль с отображением спринтов, бэклогом, оценкой задач в Story Points.
У нас уже есть первые результаты: сформировали бэклог, задачи реже теряются и меньше простаивают. Путь карточек стал логичнее. Сократилось количество итераций и время каждого этапа.
Результаты через 6 месяцев
За полгода в Kaiten мы значительно оптимизировали процессы.
Иногда возникают мелкие технические неполадки и вопросы, но их оперативно решает техподдержка. Специалисты отвечают в течение четырех часов, поэтому наши процессы не останавливаются.
Сейчас мы продолжаем работать над улучшением наших показателей. Компания постоянно улучшает процессы, следит за ключевыми метриками и работает над уменьшением времени простоя и ожидания. И делаем мы это именно с помощью Kaiten!