Как школа художественной гимнастики Madina упорядочила 7 филиалов с помощью CRM для школы «Мой Класс»

Школа художественной гимнастики Madina из Алматы под руководством Мадины Укрумбаевой за 12 лет выросла в локального лидера: 7 филиалов и команда из 37 сотрудников. С ростом появилось много организационных задач — от учёта абонементов до координации тренеров и филиалов. В этом кейсе мы последовательно расскажем, почему команда выбрала CRM «Мой Класс», как происходило внедрение, с какими сложностями столкнулись и какие конкретные результаты получили. Читателю будет полезно понять не только «что» сделали, но и как — шаг за шагом.

Про клиента

Madina — школа художественной гимнастики в городе Алматы. За 12 лет школа стала номером один в городе по этому направлению: семь филиалов, десятки групп и команда из 37 человек (администраторы, тренеры, менеджеры).

1. Масштаб: 7 филиалов в разных районах города.
2. Команда: 37 сотрудников, в том числе тренеры с гибким графиком.
3. Бизнес-модель: регулярные наборы, абонементы, офлайн-занятия и участие в соревнованиях.
4. Болезнь роста: учёт в таблицах и чатах, потерянные платежи и много ручной работы.

Школа художественной гимнастики Madina — классический пример развивающегося офлайн-бизнеса, где без системы скоро начинается операционный хаос. Переход на CRM стал вынужденной необходимостью, чтобы сохранить контроль при дальнейшем масштабировании.

Про CRM для образовательного бизнеса «Мой Класс»

CRM «Мой Класс» — это решение для образовательных и спортивных центров: расписание, учёт абонементов, база клиентов, автоматические рассылки, задачи для сотрудников и аналитика.

Ключевые возможности, которые использовали:

1. Централизованная база клиентов и история оплат.
2. Гибкая структура филиалов и групп — удобно для разных расписаний.
3. Автоматические напоминания и сценарии коммуникаций.
4. Задачи и контроль для тренеров: посещаемость, домашние задания, отчёты.
5. Отчёты по оплатам и эффективности филиалов.

CRM «Мой Класс» предоставляет именно те инструменты, которые нужны школам: не просто учёт, а инструменты управления филиалами и процессами, готовые к масштабированию.

🚀 Хотите первыми узнавать о нововведениях, трендах и решениях для вашего центра?

Присоединяйтесь к “Классному Бизнесу”  — сообществу руководителей, которые растут вместе с рынком.

Сложности школы

До внедрения CRM команда работала в таблицах, мессенджерах и локальных документах. Это приводило к ошибкам, потере времени и сложности в контроле филиалов:

1. Распределённость данных: заявки, оплаты и расписание — в разных местах.
2. Ручные операции: администраторы тратят много времени на подтверждения и рассылки.
3. Непрозрачность: руководитель не видел оперативной картины по филиалам и тренерам.
4. Сопротивление изменениям: часть команды боялась новой системы — «слишком сложно».

Сложности были не только в инструментах, но и в процессах и привычках: требовалось одновременно настроить систему и провести работу с командой.

С чем столкнулись в процессе внедрения CRM

Типичные сложности при внедрении: технические вопросы, человеческий фактор и необходимость последовательного подхода.

1. Психологический барьер: «система сложная» — низкая начальная вовлеченность.
2. Неполное понимание функций после первого обучения.
3. Риск ошибок при миграции данных (базы клиентов, абонементы).
4. Временные затраты на перевод процессов и обучение персонала.

Главная сложность оказалась в том, что команда хотела прочного результата, но старалась «включить всё сразу» — потребовался пошаговый план и повторные тренинги.

🗞 Хотите получать актуальные новости и практику управления образовательным бизнесом?Подписывайтесь на “Классный бизнес” — сообщество профессионалов, где говорят по делу.

Процесс внедрения CRM для школы «Мой Класс»

Команда выбрала итеративный подход: маленькие управляемые этапы вместо одного «большого рывка». Это снизило сопротивление и позволило увидеть результат на каждом шаге.

1. Пилот — филиалы и база. Сначала добавили все филиалы, перенесли базу клиентов и проверили корректность данных.
2. Базовые процессы. Настроили группы, абонементы и расписание; начали фиксировать занятия в CRM.
3. Обучение и чек-листы. Провели повторные практические тренинги для администраторов и тренеров, выдали пошаговые инструкции.
4. Простые автоматизации. Включили напоминания о занятиях и платежах, чтобы снять рутину с администраторов.
5. Задачи и отчёты. Настроили задачи для тренеров (учёт посещаемости, обратная связь) и базовые отчёты для руководства.
6. Итерации. На основании обратной связи внедряли дополнительные сценарии и корректировали процессы.

Пошаговое внедрение и повторные тренинги позволили команде пройти от страха к привычке — и сохранить рабочие процессы без срывов.

Результат

Результаты видны как в операционной «повседневности», так и в управлении: быстрее, прозрачнее, меньше ручной рутины.

Ключевые изменения

1. Экономия времени. Администраторы стали тратить меньше часов на рутину — рассылки и подтверждения автоматизированы.
2. Прозрачность. Владельцы и менеджеры получили единую картину по филиалам: оплаты, посещаемость, загруженность тренеров.
3. Удобство для тренеров. Тренеры видят группы, расписание и задачи в личном кабинете.
4. Пошаговой рост. CRM стала платформой для дальнейших сценариев автоматизации и аналитики филиалов.

Вывод и рекомендации

История Madina показывает: внедрение CRM в образовательном бизнесе — это про процессы и людей. Технология работает, когда ей дают правильный путь внедрения.

1. Пошаговый старт. Не пытайтесь «переварить» всё сразу — начните с базовых процессов (филиалы — расписание — абонементы).
2. Повторные тренинги. Первое обучение редко достаточно — готовьте практические сессии и чек-листы.
3. Измеряйте изменения. Отслеживайте время админ-работ, % оплат вовремя и retention, чтобы видеть эффект.
4. Итеративность. Добавляйте автоматизации и сложные сценарии по мере адаптации команды.

Madina показала, что системность побеждает хаос: при правильной стратегии внедрения CRM в спортивной школе становится не просто инструментом учёта, а платформой управления, которая даёт школе возможность расти без потери качества.