CRM-касса: как интеграция CRM и облачной онлайн-кассы помогает бизнесу работать быстрее

Автоматизация бизнес-процессов уже перестала быть прерогативой крупных компаний. Всё больше предпринимателей внедряют CRM-системы, чтобы вести клиентов, контролировать продажи и анализировать эффективность работы менеджеров.

Но у любого бизнеса есть ещё одна важная часть — приём оплат и фискальный учёт. И вот здесь на сцену выходит CRM-касса (касса для CRM) — связка CRM и облачной онлайн-кассы, которая позволяет автоматизировать пробитие чеков, передавать данные в ОФД и упрощать бухгалтерию.

Что такое CRM-касса (касса для CRM)

CRM-касса (или «срм касса») — это интеграция CRM-системы и онлайн-кассы, чаще всего облачной. Благодаря этому решению чеки формируются и отправляются автоматически, а все данные о продажах и оплатах фиксируются в CRM.

Проще говоря, когда клиент оплачивает товар или услугу, CRM передаёт данные о платеже в онлайн-кассу. Та, в свою очередь, формирует фискальный чек и отправляет его покупателю на электронную почту или в мессенджер. При этом информация сразу же отображается в CRM — без ручного ввода и дублирования данных.

Такой подход экономит время, снижает риск ошибок и делает бизнес-процессы прозрачными.

Как работает интеграция CRM и облачной онлайн-кассы

Работа CRM-кассы строится по простому и понятному алгоритму:

1. Клиент совершает оплату: менеджер фиксирует оплату клиента в CRM — приём оплаты осуществляется офлайн (на месте).
2. CRM фиксирует факт оплаты по интернет-эквайрингу, который в свою очередь автоматически передаёт данные в облачную кассу.
3. Онлайн-касса формирует фискальный чек и передаёт его оператору фискальных данных (ОФД).
4. ОФД отправляет сведения в налоговую, а клиент получает чек на электронную почту.
5. Все данные по операции сохраняются в CRM: кто оплатил, на какую сумму, когда и каким способом.

Так работает, например, CRM «Мой Класс» с облачной кассой digitalkassa. При оплате клиентом CRM автоматически получает информацию о сформированном чеке, что позволяет мгновенно обновлять статус оплаты и формировать отчётность.

Для пользователя всё выглядит просто: продажа — чек — отчёт, без лишних действий.

Зачем бизнесу касса для CRM

Объединение CRM и кассы даёт предпринимателям несколько ключевых преимуществ:

1. Автоматическое пробитие чеков. Менеджерам не нужно вручную создавать чеки или передавать данные бухгалтерии — всё происходит в реальном времени.
2. Прозрачная отчётность. Вся информация о продажах, возвратах и оплатах хранится в CRM, что исключает путаницу и дублирование данных.
3. Соблюдение требований 54-ФЗ. Каждая операция проходит через фискальный регистр и ОФД, что полностью соответствует законодательству.
4. Контроль выручки. Руководитель видит актуальные цифры по кассе и продажам в любой момент.
5. Минимум ручных ошибок. Автоматизация снижает вероятность неправильных сумм или забытых чеков.
6. Экономия времени. Рабочие процессы становятся быстрее, а сотрудники — эффективнее.

Всё это делает облачную онлайн-кассу для CRM удобным инструментом для малого и среднего бизнеса, который хочет автоматизировать приём оплат и отчётность без громоздких решений и дорогостоящего оборудования.

Как это реализовано в CRM «Мой Класс»

В CRM «Мой Класс» реализован полноценный функционал управления клиентами, продажами, расписанием и оплатами. Система поддерживает работу с различными облачными кассами, включая digitalkassa.

Благодаря этому бизнес получает готовое решение:

1. при оплате услуги CRM автоматически формирует фискальный чек;
2. данные об оплате и статус чека сохраняются в карточке клиента;
3. можно отследить все операции в одном интерфейсе;
4. бухгалтерия получает отчётность без ручной обработки — все данные по фискализации доступны в личном кабинете облачной кассы.

В результате владельцы компаний получают не просто CRM, а полноценную CRM-кассу, которая объединяет учёт, продажи и фискальные операции в одной системе.

Как выбрать кассу для CRM под свой бизнес

При выборе CRM-кассы важно учитывать несколько факторов:

1. Наличие готовой интеграции с вашей CRM. Это избавит от сложной настройки и затрат на разработку.
2. Поддержка автоматического пробития чеков. Проверьте, чтобы система не требовала ручных действий.
3. Простота интерфейса и настройки кассы. Сотрудники должны быстро освоить работу с CRM.
4. Соответствие 54-ФЗ и надёжность хранения данных. Обязательно уточните, через какого ОФД идёт передача чеков.
5. Возможность масштабирования. Если бизнес растёт, CRM-касса должна поддерживать несколько филиалов и точек продаж.
6. Отчетность и аналитика. Для простоты работы с чеками в одном месте.

Для удобства, ознакомьтесь с таблицей ниже и сохраните для себя информацию о важных факторах выбора кассы для CRM.

CRM «Мой Класс» соответствует всем этим требованиям: интеграция с облачной кассой настраивается за несколько минут, а весь процесс пробития чеков полностью автоматизирован.

Как подключить кассу к CRM

Подключение CRM-кассы занимает минимальное время и включает несколько шагов:

1. Оформление и подключение интернет-эквайринга. Для старта оплат через CRM-систему необходимо заключить договор с банком-эквайером или платежным сервисом.
2. Регистрация облачной кассы. Возможно подключить своими силами, или обратиться к поставщику кассового решения.
3. Подключение интернет-эквайринга к облачной кассе. Для корректной и законной работы необходимо произвести интеграцию облачной кассы с интернет-эквайрингом.
4. Настройка интеграции в CRM. Указать данные эквайринга и проверить соединение.
5. Тестирование пробития чеков. Убедиться, что чеки формируются и отправляются в ОФД.
6. Запуск продаж. После этого CRM-касса работает автоматически: при каждой оплате формируется чек и данные отображаются в системе.

Возможные ошибки и как их избежать

Даже при правильной настройке интеграции между CRM и кассой иногда могут возникать ошибки. Чаще всего они связаны не с самими системами, а с человеческим фактором или некорректными параметрами подключения. Ниже — типичные проблемы и способы их решения.

1. Ошибка при передаче данных между CRM и кассой

Причина: неверные ключи API, устаревшие токены доступа или сбой интернет-соединения.

Как избежать: 

— использовать только официальные ключи, выданные при интеграции; 

— проверять стабильность соединения с облачной кассой.

2. Дублирование чеков

Причина: повторное нажатие на кнопку оплаты или ошибка при подтверждении транзакции.

Как избежать: 

— настраивать автоматическое блокирование повторных запросов; 

— включить уведомление об успешной операции в CRM, чтобы сотрудник видел статус чека сразу.

3. Чек не отправился клиенту

Причина: указана неверная почта, либо сбой на стороне ОФД.

Как избежать:

— проверять корректность данных клиента;

— убедиться, что ОФД работает стабильно.

4. Несоответствие сумм или некорректный НДС

Причина: расхождения в настройках номенклатуры между CRM и кассой.

Как избежать:

— синхронизировать позиции товаров/услуг;

— проводить тестовую продажу после каждой настройки.

5. Сбой в интеграции после обновления CRM

Причина: вышло обновление API кассы, а CRM работает по старому API.

Как избежать:

 — оперативно сообщить в тех.поддержку CRM-системы; 

— отслеживать уведомления разработчика CRM; 

— проверять совместимость обновлений; 

— при необходимости — повторно пройти настройку интеграции (в CRM «Мой Класс» это занимает несколько минут).

6. Ошибки при работе с возвратами

Причина: возврат оформлен вручную, без корректировочного чека.

Как избежать:

— использовать встроенный механизм возвратов в CRM;

— не формировать чеки напрямую в кассе без записи в CRM;

— проверять, что чек возврата отображается в истории клиента.

7. Нарушение порядка передачи данных в налоговую

Причина: отключён ОФД или касса не зарегистрирована правильно.

Как избежать:

— проверять статус регистрации кассы в ФНС;

— не использовать несертифицированные облачные решения;

— при смене юрлица или ИНН — обновлять данные в кассе и CRM.

После первой интеграции CRM и кассы полезно провести «тестовый день» — пробить несколько оплат и возвратов, проверить, что все данные корректно отображаются в CRM и передаются в ОФД. Это позволит избежать большинства ошибок в будущем.

Главное о кассах для CRM

Интеграция CRM и облачной онлайн-кассы открывает бизнесу новые возможности. CRM-касса автоматизирует пробитие чеков, снижает нагрузку на персонал и делает финансовый учёт прозрачным.

CRM «Мой Класс» уже поддерживает такие интеграции и позволяет подключить облачную кассу без сложных настроек и дополнительного оборудования.

Это готовое решение для тех, кто ценит скорость, точность и прозрачность в работе с клиентами и оплатами.

FAQ: Часто задаваемые вопросы по CRM-кассам

1. Что такое касса для CRM простыми словами? Это онлайн-касса, подключённая к CRM-системе для автоматического пробития чеков и учёта оплат.

2. Нужна ли физическая касса для работы с CRM? Нет, при использовании облачной кассы все операции выполняются онлайн, без оборудования на точке.

3. Как выбрать облачную кассу для CRM? Важным критерием является поддержка работы кассы с вашей CRM (связка касса — интернет-эквайринг — CRM). В такой связке, полноценно облачная касса может работать, только при выполнении следующих функций: соответствие 54-ФЗ, автоматическое пробитие чеков (с возможностью ручного пробития), легкость масштабирования, простота настройки и подробная отчетность с аналитикой продаж.

4. Можно ли использовать кассу для CRM без бухгалтера? Да, система формирует чеки и отчёты автоматически, а данные можно экспортировать в 1С или отправлять в налоговую.

5. Что делать, если в кассе для CRM чек не пробился? Проверить соединение CRM с кассой и ОФД, перезапустить транзакцию или обратиться в техническую поддержку.

6. Можно ли использовать CRM-кассу в нескольких филиалах? Да, облачные решения позволяют подключать несколько точек продаж и работать с одной CRM-базой.

7. Как работает возврат через кассу для CRM? Полный возврат на карту можно оформить одной кнопкой прямо из CRM, а частичный — в рамках личного кабинета (ЛК) облачной кассы. Частичный возврат формируется в ЛК облачной или онлайн-кассы, и создаётся чек коррекции — в автоматическом режиме. 

8. Сохраняются ли чеки в системе кассы для CRM? Да, информация о каждом чеке хранится в ОФД, привязанном к кассе и доступен для просмотра, скачивания и печати в любое время. При этом вся история принятых платежей и финансовая отчетность также доступны и в CRM.

9. Можно ли интегрировать CRM-кассу с другими сервисами? Да, CRM «Мой Класс» поддерживает интеграции с популярными платёжными системами, мессенджерами и ОФД.