Квота по инвалидам: как закрыть два места одним сотрудником и не получить штраф

Меня зовут Роман Игнатьев. Я работаю в HR и представляю компанию Mega Personal, занимающуюся аутсорсингом бизнес-процессов и управлением персоналом. Квотирование рабочих мест для людей с инвалидностью остается обязательным требованием для многих работодателей. При этом правила регулярно меняются, а ошибки в расчетах могут обернуться серьезными штрафами. С 1 марта 2026 года вступили в силу новые нюансы, которые компаниям важно учитывать при выполнении квоты.

В целом принцип остается прежним: организации со среднесписочной численностью не менее 35 сотрудников обязаны выделять от 2 до 4% рабочих мест для трудоустройства инвалидов. Конкретный размер квоты устанавливается на региональном уровне.

Что изменилось в расчетах

Одно из ключевых изменений касается компаний с обособленными подразделениями. Теперь квоту нужно выполнять отдельно в каждом регионе, где находится подразделение.

То есть если у компании есть филиалы в разных субъектах, они должны ориентироваться на региональные нормы, действующие именно на их территории. При этом квота рассчитывается исходя из среднесписочной численности сотрудников за квартал, предшествующий расчетному.

Отчитываться о выполнении квоты такие подразделения также обязаны в региональные центры занятости.

Ошибка в расчетах может обойтись дорого: если компания выделит меньше рабочих мест, чем требуется, ей грозит штраф до 100 тысяч рублей.

Когда один сотрудник закрывает две квоты

С марта 2026 года работодатели получили новую возможность выполнить требования более гибко. Закон допускает ситуацию, когда одно трудоустройство засчитывается сразу за два рабочих места.

Это возможно, если компания принимает на работу:

1. инвалида I группы;
2. инвалида со статусом ветерана боевых действий — участника СВО.

В таких случаях один сотрудник может быть засчитан сразу как два квотируемых рабочих места. Это правило закреплено в новых нормативных актах и может существенно упростить выполнение требований для компаний с небольшим штатом.

Другие способы выполнить квоту

Закон допускает и альтернативные варианты выполнения требований, когда работодатель фактически не принимает сотрудника с инвалидностью в свой штат.

Среди возможных решений:

1. заключение договора со специализированной организацией, которая обеспечивает трудоустройство инвалидов для группы компаний;
2. соглашение с другой компанией или индивидуальным предпринимателем о создании рабочего места для человека с инвалидностью.

В последнем случае трудовой договор с работником заключает другая организация, но квота может быть зачтена работодателю, который подписал такое соглашение.

Почему важно закрывать квоту «с запасом»

Работодатели обязаны регулярно отчитываться о выполнении квоты перед службой занятости. Обычно такие сведения подаются ежемесячно.

Здесь возникает еще один риск: если сотрудник с инвалидностью увольняется до момента сдачи отчета, квота может считаться невыполненной. Это способно привести к административной ответственности.

Поэтому кадровые эксперты часто советуют закрывать квоту с небольшим запасом — примерно на 110–115%. Такой подход помогает снизить риск штрафов, если часть сотрудников увольняется или меняется структура штата.

Итог

Квотирование рабочих мест для людей с инвалидностью остается обязательным элементом социальной политики государства. При этом правила его выполнения становятся более гибкими.

Новые нормы позволяют компаниям учитывать региональные особенности, использовать альтернативные формы трудоустройства и даже закрывать две квоты одним сотрудником в отдельных случаях. Но при этом требования к отчетности и расчетам остаются строгими — и именно в этих деталях работодатели чаще всего совершают ошибки.

Ну, а если вы хотите провести 2026 год не сидя за разбором новой бумажной волокиты и разгребанием штрафов, то подпишитесь на наш Телеграм-канал.