5 причин, почему кадровые партнеры срывают сроки — и как это избежать

Даже опытные кадровые агентства иногда не успевают закрыть вакансии к назначенной дате. Для бизнеса это может обернуться срывом проекта, перегрузкой команды или недовольством клиентов. 

Разберемся, из-за чего чаще всего задерживается подбор, и что можно сделать, чтобы избежать проблем.

1. Слишком жесткие требования к кандидатам

Требования вроде «женщина до 30 лет с опытом ровно три года» или «только гражданин РФ» резко сужают воронку поиска. На реальном рынке труда идеальных кандидатов просто меньше, чем хотелось бы, и это замедляет подбор.

Что делать: выделяйте обязательные требования и второстепенные. Иногда опыт в смежной сфере или готовность к обучению важнее точного соответствия портрету.

2. Медицинская книжка

В ритейле, общепите и некоторых производственных сферах она обязательна. Если у кандидата ее нет, на оформление уйдет несколько дней, а иногда и неделя.

Что делать: сразу уточняйте у кадрового партнера, есть ли в базе люди с готовыми документами. Можно заранее заложить в бюджет компенсацию медосмотра, чтобы ускорить процесс.

3. Проверка службы безопасности

Чем глубже проверка, тем дольше согласование. Если агентство обязано согласовать каждого кандидата с вашей СБ, это может добавить от пары дней до недели.

Что делать: на старте проекта четко пропишите, какие проверки нужны, и постарайтесь исключить лишние этапы. Если возможно, допускайте людей на работу с условием прохождения части проверок уже в процессе.

4. Дополнительные задачи, не связанные напрямую с наймом

Иногда партнеру поручают не только подбор, но и организацию трансфера сотрудников, поиск жилья или спецодежды. Каждая из этих задач — отдельный мини-проект, который удлиняет срок.

Что делать: обсуждайте дополнительные услуги заранее. Если время критично, можно разделить задачи — часть выполнить силами своей команды, а подбор оставить агентству.

5. Смена планов по ходу проекта

Добавление новых позиций, увеличение численности команды или изменения в условиях найма ломают первоначальный график.

Что делать: планируйте с запасом и согласовывайте изменения пакетом, а не точечно. Это позволит партнеру оперативнее перестраивать процесс.

Как держать сроки под контролем

Чтобы срывы не стали нормой, нужен не только хороший партнер, но и системный подход внутри компании:

1. План найма — пошаговое описание процесса подбора, включая сроки и ответственных.
2. Приоритизация вакансий — разделение на критические (без них бизнес встанет) и важные, но менее срочные.
3. Календарь найма — распределение выхода сотрудников по месяцам, чтобы избежать пиковых нагрузок.
4. Мониторинг метрик — отслеживайте время закрытия вакансий, количество кандидатов на каждом этапе и процент прошедших испытательный срок.
5. Оптимизация на основе данных — анализируйте, где и почему подбор буксует, и корректируйте процесс.

Итог

Срыв сроков — не всегда вина агентства. Часто причина кроется в нечетко поставленных задачах, завышенных требованиях или дополнительных усложнениях. Чем понятнее и гибче условия на старте, тем выше шанс, что нужные люди выйдут на работу вовремя.

Нанимаете сами и устали от неэффективных решений? В Telegram-канале — разборы реальных кейсов, инструкции и схемы, которые помогут работать с аутстаффингом без лишних потерь и штрафов.