Автоматизация учета склада: как устранить 95% ошибок в учете товаров
Содержание:
- Топ-5 ошибок ручного учета
- Как автоматизация склада помогает устранить ошибки
- Чек-лист: Как выбрать программу для автоматизации учета склада
- Обзор решений: какие системы автоматизации бывают
- Частые вопросы про автоматизацию склада
Топ-5 ошибок ручного учета
Ручной учет в Excel – рисковое предприятие. Ошибки допустить легко, но стоят они дорого. Проверьте себя – допускаете ли их вы?
Ошибка №1: Операционные опечатки в Excel
Случайные ошибки неизбежны, от намеренных ошибок, которые может допускать персонал, никто не застрахован.
Последствия: Неверные остатки и неактуальные закупки. Опечатки в ценах – потеря прибыли, опечатки при поставке – хаос в документах.
Например, вместо 3 единиц товара отметили 4. Персонал в поисках единицы, которой нет. А если «ошибку» успели заказать – возвраты, недовольство клиентов и упущенная выгода.
Неточные данные не дают прогнозировать объем закупок, товарный остаток не совпадает с данными из таблицы. Закупки – на авось, склад тонет в неликвиде, а ходового товара вечно нет в наличии.
Ошибка №2: Задержка внесения данных
Продавец продает в розничной точке последнюю единицу товара. Отметить продажу в таблице он не успевает – на пороге новый покупатель. Пока продавец был с клиентом, он забыл обновить остатки. В это время в онлайн-магазине другой покупатель оформляет заказ на товар, которого уже нет в наличии.
Последствия: Клиент недоволен – он потратил время, не получил товар и не вернется туда, где пришлось ждать и нервничать. О несостоявшейся покупке он наверняка расскажет – на негативные отзывы не нужно вдохновлять. Если товар был заказан на маркетплейсе, а отправить его невозможно, так как товара нет, вы получите штраф от площадки.
Ошибка №3: Путаница с артикулами и пересортица
Всего одна ошибка в коде из цифр и букв, из которых состоит артикул и разные товары имеют один артикул или один и тот же товар имеет разные, а то и вовсе артикул не соответствует товару.
Последствия: Искажаются данные об остатках, что приводит к ошибкам в закупках, отгрузках и инвентаризации. При обработке заказов, возвратов и обмене товаров, постоянно возникают сложности. Скорость и качество обслуживания клиентов падают.
Ошибка №4: «Слепые зоны» при перемещении товара
Товары теряют связь с организацией, их движение становится неуправляемым и неконтролируемым. Перемещение товаров невозможно отразить в учете. Приемка товара на склад и отгрузка товара со склада происходит вслепую и никак не документируется.
Последствия: Без актуальной информации о нахождении товара нельзя управлять им, в компании невозможен контроль остатков на разных складах и точках. Неучтенные перемещения товара несут прямые убытки. Отсутствие полного контроля над движением товара это неизбежные расхождения в складских остатках и финансовой отчетности.
Ошибка №5: Человеческий фактор при инвентаризации
Доверять сверку сотрудникам, которые несут материальную ответственность. Проводить инвентаризацию после рабочей смены, когда сотрудники устали и их концентрация снижена.
Последствия: Невнимательность, усталость и загруженность персонала приводит к бесконечному пересчету, ошибкам в документах и искажению данных учета товаров. Материально ответственное лицо может подгонять результаты, покрывать хищения и вступать в сговор, чтобы не платить ущерб.
Готовы устранить 95% ошибок на вашем складе? Начните бесплатный пробный период Онлайн Бизнес.Ру и убедитесь, как легко навести порядок в учете. Попробовать бесплатно
Как автоматизация склада помогает устранить ошибки
Автоматизация складского учёта помогает избежать подобных ошибок, передав рутинные задачи системе. Программа сама:
- заполняет карточки товаров по накладным через ЭДО или файлы Excel;
- рассчитывает цены по заданной формуле с учетом закупки, расходов и наценки;
- фиксирует все операции и сразу обновляет остатки на складах, в магазинах и на маркетплейсах;
- создает корректирующие документы после инвентаризации;
- формирует шаблоны актов, накладных, товарных отчетов и других документов;
- использует готовые формы первички, обновляющиеся при изменениях законодательства;
- показывает все действия сотрудников в журнале;
- регулирует доступ к просмотру, редактированию и удалению данных.
У складской программы от Онлайн Бизнес.Ру есть приложение на смартфон, которое может заменить терминал сбора данных и сканер штрихкодов. Установка приложения на телефоны сотрудников позволит им по штрих-коду понять точное количество остатков, принимать и отгружать продукцию и формировать заказы на доставку.
Зачем внедрять автоматизированный учет на складе и как это сделать мы подробно разбирали в статье, на примере простой программы для складского учета от Онлайн Бизнес.Ру.
Чек-лист: Как выбрать программу для автоматизации учета склада
Складской учет точный, легкий и удобный, если это облачный складской учет. В систему можно войти с любого устройства. Учетные данные, формы документов, картотека товаров – на облачных серверах компании и всегда доступны.
Эффективная система учета обязательно должна соответствовать следующим критериям:
Учет в реальном времени
Все действия сразу отражаются на остатках. Каждая продажа, заказ в онлайн-магазине или на маркетплейсе моментально отражается в системе. Вы не продадите товар, которого нет.
Простой и интуитивно понятный интерфейс
Работать в программе должно быть просто и понятно. Нужные поля и вкладки – перед вами, ненужные в моменте – убираются и не отвлекают от важного. Удобство для персонала, прозрачность для руководителя.
Глубокая аналитика
Отчеты, которые показывают не только остатки, но и оборачиваемость, прибыльность, а также маржинальность товаров. Система должна анализировать движение товара, предсказывать сезонность, выявлять неликвид и товары-локомотивы. И сформировать нужный отчет можно в любой момент.
Техническая поддержка
При работе с товарами любой простой, в том числе из-за технических неполадок, это издержки и потеря прибыли. Обратите внимание как работает техподдержка – график работы, способ обращения – по телефону или по электронной почте, удаленный доступ к системе и решение проблем в прямом эфире.
Не знаете, с чего начать? Специалисты компании Онлайн Бизнес.Ру проанализирует ваши процессы и предложит оптимальное решение. Получить консультацию
Обзор решений: какие системы автоматизации бывают
Системы автоматизации склада, подходящие для работы малого и среднего бизнеса, похожи и работают по сходному принципу. Для того, чтобы наглядно увидеть разницу между популярными решениями и сделать правильный выбор, собрали все самое важное о товароучетных системах в таблицу.
Частые вопросы про автоматизацию склада
Вопрос: Автоматизировать учет склада это дорого?
Ответ: Посчитайте, сколько вы теряете на ошибках. Автоматизация учета склада окупается достаточно быстро, уже через 2-3 месяца предприниматель видит результат внедрения – сокращение издержек и рост прибыли.
Вопрос: Смогут ли сотрудники разобраться в системе?
Ответ: Хорошие системы интуитивно понятны. Компания Бизнес.Ру предоставляет обучение действующих сотрудников, а также и новых.
Вопрос: Как перенести данные из Excel в товароучетную программу?
Ответ: В программу можно импортировать документ, данные будут перенесены автоматически.
Вопрос: Нужна ли подготовка к внедрению складского учета в компании?
Ответ: Перед тем как внедрять складской учет обязательно нужно назначить материально ответственное лицо, подготовить помещение склада, выбрать форму документооборота и вид учета, а также принять регламент документов.
Вопрос: Что такое программа для склада?
Ответ: Программа для склада это специализированное программное обеспечение, которое автоматизирует основные операции склада и оптимизирует складские операции, которые невозможно провести без участия человека.
Вопрос: Где программа для склада хранит мои данные и безопасно ли это?
Ответ: В большинстве своем программы для склада это облачные решения, которые хранят данные на серверах компании. Существуют и коробочные решения, они хранят данные на месте установки. Оба способа безопасны.
Вопрос: Какое оборудование нужно для автоматизации склада?
Ответ: Для автоматизированного учета склада нужно приобрести терминалы сбора данных, 2D-сканеры штрихкодов и принтеры этикеток.
Вопрос: Как скоро после внедрения программы заработает автоматизированный учет?
Ответ: Для начала работы складской программы достаточно импортировать в систему базу товаров и провести инвентаризацию для сверки остатков. После этого компания может вести полноценный учет в складской программе.