Облачная касса: что это такое и как подключить

Принимаете оплату через сайт, интернет-магазин или соцсети? Тогда вы обязаны выдавать электронные чеки в соответствии 54‑ФЗ. Облачная касса — это законное решение, которое автоматически фискализирует все виды онлайн-платежей и отправляет чеки в налоговую и клиенту. 

В этой статье рассказали, для чего нужна облачная касса, и собрали рейтинг популярных провайдеров. 

Изображение с сайта Бизнес.Ру Онлайн-Чеки

Что такое облачная касса и для чего она нужна 

Облачная касса или виртуальная касса — это онлайн-касса, работающая через интернет, со встроенным фискальным накопителем (ФН) для хранения и передачи данных о расчетах. Она нужна для фискализации платежей в интернете и формирования электронных чеков. Ее применение регулирует закон 54-ФЗ.

Чаще такую кассу оформляют в аренду: она находится в дата-центре поставщика и он занимается ее обслуживанием. Такое решение удобно, поскольку ККТ требует стабильного подключения к интернету, а при сбоях — быстрого решения проблем. При невыдаче чеков клиентам из-за ошибок на кассе бизнес ожидает штраф за нарушения по 54-ФЗ.

Как работает облачная касса?

1. Покупатель оформляет заказ на сайте и оплачивает его онлайн: по карте, СБП, через ссылку на оплату и т.д.
2. Сразу после этого облачная касса фискализирует платеж, формирует и присваивает чеку фискальный признак, делая его законным. 
3. Чек автоматически уходит ОФД, откуда отправляется покупателю и в ФНС. Весь процесс проходит без участия продавца и с соблюдением 54‑ФЗ.

Важно! Облачная касса формирует только электронные чеки, которые содержат все обязательные реквизиты согласно ст. 4.7 54-ФЗ и юридически равнозначны бумажным. 

Преимущества и минусы облачной кассы

1. Максимум удобства. Облачная касса автоматически запускает и завершает смену, формирует чеки, отправляя их клиентам и в налоговую. Также  отслеживать платежи и чеки можно через любое устройство с интернетом. 
2. Финансовая выгода. Покупать физическую кассу и заниматься ее обслуживанием — дорого и неудобно. Аренда облачной ККТ обходится дешевле: провайдер сам следит за ее работоспособностью, не нужно покупать дополнительное оборудование для печати чеков.
3. Полное соответствие закону. Онлайн-касса отвечает требованиям 54‑ФЗ: чеки фискализируются и автоматически передаются в ФНС через ОФД.
4. Простая интеграция. Облачная ККТ легко подключается к сайтам, интернет-магазинам, CRM и системам онлайн-платежей.

Важно, что онлайн-касса для интернет-магазина поддерживает прием платежей разными способами: по карте, СБП, QR-коду, долями и т.д. Такое решение способствует удержанию клиента, что увеличивает конверсию в оплату.

Среди недостатков облачной кассы можно выделить:

1. ККТ всегда должна быть подключена к стабильному интернету, поскольку перебои в работе могут привести к задержкам выдачи чеков и другим нарушениям. Этот нюанс позволяет продавцам в отдаленных районах не применять кассу (п. 2 ст. 2 54-ФЗ).
2. Облачная касса не печатает бумажные чеки, поэтому подходит не всем видам бизнеса.
3. Зависимость от провайдера. Все вопросы, связанные с поддержкой работы кассы можно решить только через провайдера. Поэтому важно выбирать компании, где работа поддержки качественно выстроена. 
4. Возможны проблемы с проведением интеграции. В редких случаях нельзя или сложно провести интеграцию виртуальной кассы со сторонним сервисом. 

В чем отличие облачной кассы от физической онлайн-кассы

Главное отличие — в функционале и удобстве. Если ИП принимает оплату через сайт, мессенджеры или соцсети, то ему не нужен физический аппарат. Облачная касса работает с платежами в интернете. Она не печатает бумажные чеки, а формирует их в электронном виде и отправляет покупателю и в ФНС автоматически.

Касса в облаке полностью автономна — не требует кассира, открывает и закрывает смены автоматически. Функционал делает ее идеальным решением для интернет-магазинов, онлайн-сервисов и любых продаж без физической точки.

Также важное отличие между облачной и стационарной кассы — в формате чеков. Облачная формирует только электронные чеки, так как разработана для платежей в интернете. Стационарная формирует и бумажные, и электронные (с согласия покупателя). Оба вида чеков юридически равнозначны. 

Виртуальную кассу можно взять в аренду — без крупных вложений. Предприниматель не покупает оборудование, не обслуживает его и не думает об обновлениях — этим занимается провайдер. Аренду можно оформить на нужный срок, в том числе с техподдержкой.

Плюс — одна облачная касса может обслуживать сразу несколько сайтов, витрин или торговых точек. У обычной ККТ такой возможности нет — каждый аппарат работает только в одной точке продаж.

Кому подходит облачная касса

Облачная касса подходит для предпринимателей и компаний, которые работают с онлайн-оплатой и принимают ее от физлиц. Облачная касса подходит для разных сфер бизнеса (турбизнес, продажи товаров и услуг, онлайн-образование) через:

1. Сайты и интернет-магазины. 
2. Онлайн-услуги (консультации, онлайн-встречи, менторство, курсы).
3. Соцсети и мессенджеры.
4. Мобильные приложения. 

Кому не подходит облачная касса

Замена фискальной онлайн-кассы на облачную невозможна, когда оплата товаров или услуг происходит непосредственно на месте. Например, это касается торговых точек, где продажи и оказание услуг осуществляются офлайн. Также облачная касса по 54-ФЗ не подходит при:

1. оплате заказов в пунктах самовывоза или выдачи товаров;
2. внесении платежей за коммунальные услуги в офисах управляющих компаний, ТСЖ или ресурсоснабжающих организаций;
3. покупке билетов, проездных или иных проездных документов на вокзалах и в кассах, где расчеты ведутся через кассиров.

Облачная касса для ООО и ИП не подходит некоторым категориям в сфере онлайн-продаж. К таким относятся B2B-компании, предоставляющие услуги с безналичной оплатой, предприниматели на патентной системе налогообложения и др. Полный список исключений содержится в ст. 2 №54-ФЗ.

Если бизнес принимает оплату как на месте, так и через интернет, то ему требуется применять два типа онлайн-касс: облачную для онлайн-продаж и стационарную — для расчетов на офлайн-точках. Однако, удобнее установить на стационарную кассу сервис для приема онлайн-платежей и облачной отправки чеков. Например, сервис «Онлайн-Чеки» совместим с разными кассами, легко интегрируется и прост в работе. 

Как подключить облачную кассу

Процесс подключения облачной кассы состоит из нескольких важных шагов:

1. Выбор провайдера и заключение договора

Сначала необходимо оформить договор аренды с компанией, которая предоставляет облачные кассы. 

1. Приобретение фискального накопителя

Для корректной работы кассы требуется фискальный накопитель — специальное устройство для хранения данных о продажах. ФН всегда приобретается отдельно, он не арендуется. 

1. Регистрация кассового аппарата в ФНС

Следующий этап — официальная регистрация кассы в налоговой службе. Требование необходимо для законной работы по 54-ФЗ и правильного учета продаж.

1. Заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД)

Для отправки электронных чеков в налоговую и покупателям нужен договор с ОФД. При аренде облачной кассы услуги оператора часто включены в тариф.

1. Подключение интернет-эквайринга

Для приема онлайн-платежей нужна интеграция облачной кассы с интернет-эквайрингом. От выбранного эквайринга зависит разнообразие методов оплаты. Он позволяет принимать безналичную оплату, а касса фискализирует ее и выдает чек. 

1. Тестирование работы системы

На завершающем этапе проверяется корректность работы всей связки — кассы, платежей и отправки чеков.

Обычно поставщик помогает с настройкой облачной кассы. Например, специалисты Бизнес.Ру помогают с регистрацией в ФНС, подбором и настройкой интернет-эквайринга, а также интеграцией кассы. После успешного подключения электронные чеки автоматически отправляются в налоговую и на почту клиентов после каждой оплаты.

Как выбрать облачную кассу 

При подборе оптимального варианта аренды облачной кассы необходимо учитывать специфику вашего бизнеса. Обратите внимание на такие моменты, как совместимость с вашей CMS, удобство эксплуатации, стоимость и качество технической поддержки.

Совместимость с CMS

Прежде всего убедитесь, что выбранная касса поддерживает работу с вашей CMS и отвечает потребностям вашего бизнеса по объему чеков и функционалу. Это позволит избежать проблем при эксплуатации.

Удобство использования

Важно, чтобы интерфейс кассы был понятным, а процесс регистрации и подключения — максимально простым. Многие компании предлагают комплексные услуги, включая регистрацию в ФНС и оформление договора с ОФД.

Стоимость

При анализе тарифов обращайте внимание не только на аренду оборудования, но и на дополнительные расходы: покупку фискального накопителя, услуги ОФД, ПО и другие сопутствующие платежи. Некоторые поставщики предлагают выгодные пакетные предложения, которые включают все необходимые услуги в одном тарифе. Также стоит учитывать условия оплаты — например, годовая предоплата может оказаться экономически выгоднее помесячной.

Техническая поддержка

Качественная и оперативная поддержка важна для бесперебойной работы облачной кассы. Идеально, если служба поддержки работает круглосуточно и без выходных, чтобы помочь в случае любых проблем в любое время суток. Задержки с отправкой чеков могут привести к штрафам.

Условия подключения

Лучший вариант — выбрать компанию, которая возьмет на себя все этапы подключения: оформление договоров, регистрацию кассы и настройку.

Все аспекты должны соответствовать требованиям облачной кассы по 54-ФЗ. Разбираем ниже, какую облачную кассу выбрать под ваш бизнес.

Лучшие облачные кассы: рейтинг 

Собрали топ лучших облачных касс для аренды с кратким описанием.

Сервис «Онлайн-чеки» от Бизнес.Ру

Компания Бизнес.Ру первой внедрила облачную фискализацию на традиционных кассовых аппаратах. На сайте представлено три тарифа облачной кассы в аренду:

1. «Почековый» — 1 600 ₽ в месяц за 1500 чеков. Включает услуги ОФД, базовую поддержку и личный кабинет для анализа транзакций. Дополнительно можно заказать помощь с регистрацией в ФНС.
2. «Оптимальный» — 2 300 ₽ в месяц с неограниченным числом чеков. В тариф входят ОФД, поддержка при регистрации в ФНС, мобильные приложения для контроля платежей и для курьеров («Мобильный кассир»), поддержку маркировки, а также полный технический суппорт.
3. Сервис «Онлайн-Чеки» — 800 ₽ в месяц, предназначен для подключения к стационарным кассам для работы с онлайн-платежами. В тариф включена персональная поддержка с ответом до 15 минут, безлимит по чекам и помощь на всех этапах формирования электронных документов.

Касса поддерживает разные способы оплаты — от банковских карт до платежей через QR-коды (СБП). Оплата происходит просто с помощью сканирования QR-кода с экрана смартфона.

Сервис «Цифровая касса» от Эвотора

С 2020 года компания предлагает сервис «Цифровая касса» с несколькими тарифами:

1. «Микробизнес» — 1 750  ₽ в месяц с лимитом до 100 чеков. Тариф доступен для клиентов Сбера и ЮKassa.
2. «Партнерский» — 2 400  ₽ в месяц, также для клиентов Сбера и ЮKassa. При оплате сразу за год — 26 160 ₽ (2 180 ₽/мес).
3. «Базовый» — 3 200  ₽ в месяц, подходит для любых банков и платежных систем.

Первый тариф отличается ограничением по количеству чеков и отсутствием экспертной поддержки по 54-ФЗ. Все тарифы включают помощь в регистрации кассы в ФНС, услуги ОФД, замену и хранение ФН и постоянную техническую поддержку.

Сервис «Атол Онлайн» от компании «Атол»

Компания «Атол» занимается производством кассового оборудования и ПО для автоматизации. Она предлагает несколько тарифов, адаптированных под разные бизнес-задачи:

1. «Комбо» — 1 439 ₽ в месяц, сочетает интернет-эквайринг и облачную кассу. Основное преимущество — ставка эквайринга от 1%.
2. «Без забот» — от 2 999 ₽ в месяц, включает бесплатную настройку и регистрацию кассы, услуги ОФД и круглосуточную поддержку, а также поддержку маркировки.
3. «Старт Бизнес» — от 1 399 ₽ в месяц, подходит начинающим предпринимателям и содержит те же функции, что и тариф «Без забот».
4. «Базовый» — 2 199 ₽ в месяц, без поддержки и помощи с регистрацией, ОФД включен.

Пользователи получают доступ к статистике и мониторингу чеков в личном кабинете, консультации по 54-ФЗ, а также возможность замены фискального накопителя за дополнительную плату.

Сервис Orange Data от компании «Штрих-М»

Orange Data специализируется на аренде онлайн-касс для интернет-магазинов. Предлагается один тариф за 2 000 ₽ в месяц. Разовая плата за подключение — 2 000  ₽ для ИП. Если арендуется более одной кассы, повторная оплата за подключение не взимается.

Клиенты получают помощь с регистрацией, круглосуточную техническую поддержку и интеграцию с популярными платежными системами.

Сервис Cloudkassir от компании Cloud

Компания Cloud, входящая в группу Тинькофф, специализируется на интернет-эквайринге и облачной фискализации. Клиентам доступны три тарифа:

1. Ежемесячный — 3 500 ₽
2. Квартальный — 9 000 ₽
3. Годовой — 30 000 ₽

В пакет входят личный кабинет с аналитикой, поддержка на всех этапах подключения, услуги ОФД и помощь с регистрацией кассы.

Сервис Ferma от компании «ОФД.Ру»

Компания «ОФД.Ру» — оператор фискальных данных, предлагающий свой сервис по фискализации. Тарифы настраиваются в зависимости от того, зачем нужна облачная касса для бизнеса. Стартовый тариф «Срочный», где срок аренды 1 месяц, стоит — 2 999 ₽.

В тарифы входят: бесплатное подключение и настройка, установка облачной кассы, услуги ОФД, неограниченное число чеков и доступ к аналитике продаж.

Сервис «Бифит Онлайн» от компании «Бифит Касса»

«Бифит Касса» разрабатывает кассовые программы, которые интегрируются с большинством популярных CMS и платежных систем.

Стоимость аренды облачной кассы:

1. «Базовый» — 5 100 ₽ за 3 месяца или 17 900 ₽ за год. Включает ОФД, телефонную техподдержку и замену фискального накопителя.
2. «Полное сопровождение» — 8 000 ₽ за 3 месяца или 26 000 ₽ за год. В тариф входит полный пакет услуг: ОФД, круглосуточная поддержка, помощь с регистрацией в ФНС, мобильное приложение для кассира, неограниченное число пользователей для аналитики чеков.

Услуги второго тарифа при необходимости можно подключать и отдельно для базового плана.