Что нужно знать о регистрации и перерегистрации онлайн-кассы
С 1 марта 2025 года начали действовать изменения в Законе 54-ФЗ, касающиеся упрощения процедур регистрации и перерегистрации онлайн-кассы.
В статье расскажем, как их провести согласно новым требованиям.
Регистрация онлайн-кассы: как провести
Нововведения направлены на автоматизацию регистрации онлайн-кассы для ИП и ООО. Теперь сведения из отчета о регистрации будут направляться в ФНС в автоматическом режиме через ОФД. Ввод информации вручную в личном кабинете больше не требуется.
Если переданные данные соответствуют требованиям, налоговая инспекция проверит реквизиты и вышлет карточку регистрации. В случае выявления ошибок или несоответствий будет направлен отказ с объяснением причины. После этого система даст возможность вручную откорректировать данные, которые затем снова направят в ФНС для повторной проверки.
Зарегистрировать кассовый аппарат можно тремя способами:
- Личная регистрация ККТ в ФНС — личное обращение в налоговую инспекцию и подача документов напрямую.
- Онлайн-регистрация через сайт ФНС — подача заявки и регистрационных данных происходит на портале налоговой службы.
- Дистанционно через личный кабинет на платформе ОФД.
Срок регистрации кассовой техники сокращен с десяти до пяти рабочих дней согласно новым требованиям законодательства.
Нужна ли регистрация онлайн-кассы при интернет-торговле? Данная процедура обязательна для всех ИП и ООО, проводящих расчет с физлицами, в том числе и при удаленном формате торговли. Это требование прописано в 54-ФЗ. Часто поставщики облачных касс могут предоставить помощь в регистрации ККТ в налоговую.
Что нужно для регистрации ККТ: пошаговая инструкция
Перед тем как приступить к регистрации онлайн-кассы, убедитесь, что вы выполнили все необходимые условия:
- Выбрали ОФД и заключили с ним договор. Он обеспечивает передачу фискальных сведений с кассы в налоговую согласно 54-ФЗ.
- Получили УКЭП, необходимую для подачи документов и прохождения процедуры регистрации онлайн.
- Приобрели кассу с фискальным накопителем, соответствующим требованиям 54-ФЗ. Для корректной работы с маркированными товарами следует приобрести новый формат ФН-М.
Пошаговая регистрация онлайн-касс включает в себя:
1. Подачу заявления
На сайте налоговой службы необходимо заполнить форму и подписать ее квалифицированной электронной подписью. Подойдет любая КЭП, пригодная для взаимодействия с ФНС, Росстатом, ПФР, ФСС и другими контролирующими структурами.
2. Проверка информации ФНС
Налоговая инспекция сверяет сведения из отчета о регистрации ККТ с базами ЕГРЮЛ или ЕГРИП, а также с реестрами кассовой техники и фискальных накопителей.
3. Присвоение регистрационного номера
Если нарушений не обнаружено, кассе назначается уникальный регистрационный номер.
4. Фискализация устройства
В кассовый аппарат вводятся данные: регистрационный номер, информация об ОФД и владельце ККТ. Эту операцию можно выполнить самостоятельно либо доверить специалистам. Важно тщательно проверять данные, чтобы избежать ошибок, которые могут привести к замене ФН.
5. Передача данных фискализации
Полученные фискальные параметры (ФП или ФПД) направляются через сайт налоговой службы или через портал ОФД.
6. Проверка корректности ФН
ФНС проверяет переданные параметры, чтобы убедиться в правильной работе фискального накопителя.
7. Получение электронной карточки регистрации
После успешного завершения всех этапов формируется электронный документ — карточка регистрации ККТ, заверенная электронной подписью налоговой службы.
Какие могут быть ошибки при регистрации
При регистрации ККТ у ИП могут возникнуть различные проблемы, которые могут привести к штрафам или приостановлению работы кассового аппарата. Перечислим основные ошибки при регистрации ККТ:
- Несовпадение регистрационных данных и параметров кассы
Одна из распространенных ошибок — расхождение между информацией, указанной на сайте ФНС с настройками самого кассового аппарата. Эти данные не синхронизируются автоматически, поэтому необходимо вручную удостовериться, что все параметры совпадают. Если не совпадает, например, адрес ККТ, она продолжит работу, но это будет считаться нарушением правил эксплуатации. Следует внимательно сверять информацию при заполнении заявления о регистрации ККТ.
- Ошибка в регистрационном номере
Ввод некорректного регистрационного номера — критичная ошибка, которая может привести к сбою фискального накопителя.
- Неправильные данные об Операторе фискальных данных
Ошибки часто происходят при смене ОФД. Например, данные в кассе обновлены, а на сайте ФНС — нет, или наоборот. В результате ККТ может функционировать, но это будет расцениваться как нарушение требований законодательства.
- Чрезмерное количество перерегистраций ККТ
Фискальный накопитель допускает не более 12 процедур перерегистрации. Если этот лимит превышен, дальнейшее использование ФН невозможно.
- Несоблюдение сроков регистрации онлайн-кассы
Регистрационные данные должны быть записаны в ФН не позднее одного рабочего дня после подачи заявления. Также важно своевременно передать отчет о регистрации онлайн-кассы в ФНС — не позже следующего рабочего дня после получения регистрационного номера. Несоблюдение этих сроков также считается нарушением.
Перерегистрация онлайн-кассы
Перерегистрация онлайн-кассы может потребоваться в нескольких случаях: при изменении данных, указанных в карточке регистрации кассового аппарата, при смене ОФД, а также при необходимости замены фискального накопителя.
По новым правилам заявление на перерегистрацию ККТ подавать не требуется. Достаточно сформировать отчет об изменениях и отправить его в налоговую инспекцию. Если документ успешно пройдет проверку, ФНС выдаст новую регистрационную карточку с актуальной информацией. В случае отказа процедуру потребуется выполнить по прежним правилам. Они включают в себя следующие этапы:
- Повторная регистрация ККТ через ОФД, сайт налоговой службы или лично с подачей заявления.
- Предоставление двух отчетов: о завершении работы старого фискального накопителя и об изменении данных, связанных с регистрацией ККТ.
Где можно провести перерегистрацию ККТ
Порядок действий при перерегистрации ККТ в налоговой также стал проще. Приведем пример повторной регистрации онлайн-кассы при замене фискального накопителя:
- Проверьте в личном кабинете ОФД, что все фискальные документы были успешно переданы в ФНС и приняты.
- Закройте архив фискального накопителя и убедитесь, что данный документ принят ФНС.
- Замените старый фискальный накопитель на новый в кассовом аппарате.
- Сформируйте на онлайн-кассе отчет об изменении параметров регистрации и отправьте его через ОФД в ФНС.
- Проверьте в ЛК ФНС или ЛК ОФД, что в налоговой была сформирована новая карточка регистрации с обновленным фискальным накопителем.
Как провести процедуру при отказе по старому порядку повторной регистрации? Он включает в себя заполнение заявления на перерегистрацию ККТ. Это можно сделать в личном кабинете на сайте ФНС в разделе «Регистрация контрольно-кассовой техники».
В заявление необходимо внести информацию из отчета об изменениях параметров регистрации, который был сформирован при замене фискального накопителя: дату и время, номер фискального документа (ФД) и фискальный признак (ФПД). Также указывается код перерегистрации ККТ со значением реквизита «код причины перерегистрации» (тег 1101).
После того как заявление будет отправлено в ФНС, потребуется время для его обработки. В столбце «Состояние» на странице «Учет контрольно-кассовой техники» появится статус «ККТ перерегистрирована», значит процесс перерегистрации завершен.
Перерегистрация ККТ в ФНС также возможна через поставщика кассы. Например, Бизнес.Ру Онлайн-Чеки предоставляет помощь в регистрации и перерегистрации облачной кассы, заполняя и внимательно проверяя все необходимые данные.
Итоги
- Введение новых процедур позволило автоматизировать процесс регистрации онлайн-касс для ИП и ООО. Теперь данные из отчета о регистрации передаются в ФНС через ОФД автоматически.
- Кассовый аппарат можно зарегистрировать тремя способами: через личное обращение в налоговую, онлайн через сайт ФНС или дистанционно через личный кабинет на платформе ОФД.
- Регистрация онлайн-кассы обязательна для всех ИП и ООО, осуществляющих расчеты с физическими лицами, включая интернет-торговлю.
- Для регистрации нужно выбрать ОФД, получить УКЭП и приобрести кассу с фискальным накопителем. Пошаговая регистрация включает подачу заявления, проверку ФНС, фискализацию устройства, передачу данных и получение электронной карточки регистрации.
- Перерегистрация может быть необходима при изменении данных, смене ОФД или замене фискального накопителя. Новые правила упрощают процесс: достаточно сформировать отчет об изменениях и отправить его в ФНС. Если документ проходит проверку, ФНС выдает новую карточку регистрации.
- В случае отказа необходимо подать заявление через личный кабинет на сайте ФНС и внести данные об изменениях.
- Поставщики облачных касс могут помочь в процессе регистрации и перерегистрации, обеспечивая правильность процесса.
Таким образом, процесс регистрации и перерегистрации ККТ становится более автоматизированным и удобным, но требует внимательности при подаче данных и соблюдении всех сроков.
Больше полезных новостей в Телеграм-канале >>>