Онлайн‐касса в аренду: плюсы и минусы для владельца небольшого бизнеса

Для законного приема оплат по закону 54-ФЗ нужна онлайн-касса. Не обязательно брать ККТ в собственность, можно оформить аренду. Расскажем, в каких случаях касса напрокат может стать лучшей альтернативой покупке и разберем плюсы аренды онлайн-кассы.

Разрешена ли аренда облачной кассы по 54-ФЗ

54-ФЗ не содержит понятия облачная касса, а также норм, запрещающих ее использование. 

Однако согласно подпункту 2 пункта 5.6 статьи 1.2 при осуществлении расчетов в сети «Интернет» и в иных предусмотренных ФЗ случаях, пользователи вправе применять ККТ, расположенную вне места осуществления расчета. 

Согласно письму ФНС от 12 сентября 2019 г. N ЕД-4-20/18313@ вышеназванный пункт описывает так называемую «облачную кассу».

Облачная ККТ должна соответствовать всем требованиям, перечисленным в статье 4: иметь внутри корпуса часы реального времени, устройство для печати фискальных документов, фискальный накопитель и т.д. В противном случае ее применение незаконно.

Что нужно помимо онлайн-кассы

Согласно закону 54-ФЗ предпринимателю помимо кассы для проведения законных расчетов нужны: 

• Фискальный накопитель. Это специальное устройство, встроенное в корпус кассового аппарата, которое записывает, хранит и передает в ОФД и ФНС данные о проведенных кассовых операциях. ККТ обязательно должна применятся вместе с накопителем.

• Договор с ОФД. Оператор фискальных данных получает информацию о сформированном чеке, осуществляет проверку на корректность данных и направляет его в ФНС. ОФД нужно выбрать из утвержденного ФНС реестра и заключить с ним договор на обработку фискальных данных. Эта обязанность закреплена статьей 4.6 (Операторы фискальных данных | ФНС России | 77 город Москва (nalog.gov.ru)).

• Интернет-эквайринг. Это банковская услуга, позволяющая принимать платежи и переводить денежные средства с расчетного счета покупателя на расчетный счет продавца. Для ее подключения необходимо выбрать банк, заключить с ним договор и открыть в нем счет. 

Важно! Если ИП работает с маркированной продукцией, ему также дополнительно необходимо купить оборудование для маркировки.

Как и где арендовать облачную кассу

Приобрести онлайн-кассу в аренду можно обратившись в IT-компанию,  занимающейся сдачей кассы в аренду. Как правило, они хранят оборудование у себя в защищенном дата-центре, а настройка и подключение ККТ происходит удаленно и без дополнительной платы. 

Предоставляют кассу в аренду правообладатели кассового ПО, банки, а также изготовители или поставщики  кассового оборудования. 

Каждая компания имеет свои преимущества и недостатки. Рекомендуем тщательно изучить документацию перед заключением договора аренды.

Когда аренда кассы – это выгодно

Перечислим основные плюсы аренды облачной кассы и ситуации, когда будет выгодна облачная касса напрокат:

• Экономия. Оплата аренды одной ККТ выгоднее, чем покупка нескольких видов кассового оборудования, поскольку сумма арендных платежей меньше. Многие компании могут предоставить клиентам скидки на фискальный накопитель или ОФД в подарок. Выгода этого решения так же в том, что ИП экономит на настройке, установке и содержании кассового оборудования, ведь всем этим занимается компания-арендодатель. 

• Надежность. Облачная касса физически находится в дата-центре компании-поставщика под круглосуточным контролем техспециалистов, и поэтому неполадки и проблемы приемом оплаты устраняются в минимальные сроки. Такая поддержка, как правило, входит в тариф аренды. 

• Автоматизация. Облачную кассу проще подключить и обслуживать, поскольку этим занимаются специально обученные люди.Все процессы работы в облаке автоматизированы, а кассовый чек проходит дополнительную проверку на корректность. Для открытия и закрытия смены на кассе не нужен отдельный работник-кассир, все происходит автоматически.  

• Готовность. Преимуществом аренды онлайн-кассы становится заключение договора с компанией и приобретение сервиса «под ключ», который уже имеет все необходимые для работы инструменты и интеграции. ИП не привлекает отдельных людей для настройки интеграций на кассе,  она уже полностью готова для работы. 

• Универсальность. Арендованную облачную кассу можно подключить одновременно и к сайту интернет-магазина, и в точке розничной продажи, и для курьерской доставки. Для этого понадобится отдельное ПО, например, сервис «Онлайн-Чеки». В случае работы через сайт интернет-магазина не нужна отправка бумажных кассовых документов, по закону 54-ФЗ достаточно предоставление клиентам электронных чеков, которые формирует облачная касса. 

К минусам аренды можно отнести зависимость от банковский условий, если приобретать ее у конкретного банка. В этом случае нельзя будет менять эквайринг и открыть расчетный счет в ином месте. 

На какой срок можно оформить аренду онлайн-кассы

Онлайн-касса напрокат может предоставляться на различный срок, в зависимости от условий конкретной компании. Как правило, он совпадает со сроком действия фискального накопителя (на 15 или 36 месяцев). Наиболее распространенными являются тарифы, включающие в себя аренду кассы на 1 год. Минимальным сроком аренды — 1 месяц. 

Важно! Как правило, чем ниже срок аренды кассы, тем выше размер ежемесячного арендного платежа.

Что выгоднее: аренда или покупка онлайн-кассы

Вывод

Главными плюсами аренды онлайн-кассы являются ее автоматизация, экономия и удобство. В случае покупки, клиент приобретает ККТ в собственность, а также полностью отвечает за ее сохранность и обслуживание. Преимущество аренды онлайн-кассы также в том, что она уже готова к работе, имеет все необходимые интеграции и инструменты для бизнеса.