Как выбрать фискальный накопитель для онлайн-кассы

Согласно 54-ФЗ все индивидуальные предприниматели должны использовать фискальный накопитель для онлайн-кассы, однако не каждое устройство подойдет для вашего бизнеса. В статье узнаете, как выбрать фискальный накопитель для ип, а также сколько стоит устройство и где его купить.

 Что такое фискальный накопитель

Фискальный накопитель — это устройство, которое устанавливают в корпус онлайн-кассы для хранения и кодирования фискальных данных. Информацию, которую фиксирует накопитель, нельзя изменить, а требования к устройству определяет 54-ФЗ.

Для чего нужен фискальный накопитель для ИП

Кроме записи и кодирования данных, ФН выполняет следующие функции:

• хранение данных расчетов;
• подпись чеков и отчетов ЭЦП;
• шифрование сведений каждого чека;
• хранение данных в случае отключения интернета.

Все данные, которые обрабатываются и хранятся на ФН, через ОФД передаются в онлайн-режиме в налоговую. Поэтому устройство нужно предпринимателям не только для хранения информации, но и законной работы с чеками. Использование кассы без накопителя грозит ИП штрафом и дисквалификацией.

Виды фискальных накопителей

Виды фискальных накопителей различаются по сроку службы: устройства производят на 15 и 36 месяцев. Объем у каждого накопителя одинаковый вне зависимости от срока службы – 250 000 чеков. Однако срок использования ФН сокращается в случаях, когда память устройства заполняется раньше. Срок действия также может сократиться до:

• 18 месяцев при работе кассы в автономном режиме без отправки данных;
• 13 месяцев при работе в двух режимах налогообложения или торговле подакцизными товарами.

Какой фискальный накопитель использовать: на 15 или 36 месяцев? ФН отработает срок в 36 месяцев только у предпринимателей и организаций, которые оказываются услуги на спецрежимах при умеренной проходимости чеков в день. Поэтому нужно исходить из конкретной ситуации и покупать накопитель, который лучше подойдет для вашего бизнеса.

Срок работы ФН

Срок работы накопителя ограничивает его память и длительность действия фискального признака в период до 450 и 1080 дней. Если у устройства закончился срок службы или память, накопитель необходимо правильно заменить:

1. Закрыть смену. Все чеки должны быть отправлены в ОФД. Чтобы проверить, нужно посмотреть строку «Количество неотправленных документов» в отчете о закрытии смены. Если присутствуют чеки, которые не выгрузились в ОФД, не нужно доставать накопитель из корпуса.
2. Закрыть архив фискального накопителя. Инструкцию по закрытию архива прикладывают к руководству пользователя, которое предоставляется с кассовым оборудованием. В результате закрытия архива распечатается чек.
3. Отключить оборудование от источника питания и извлечь накопитель из корпуса кассы. 
4. Установить новый накопитель, подключить кассу к питанию и дождаться перезагрузки.

После из-за замены накопителя необходимо повторно зарегистрировать кассу в налоговой.

Прежнее устройство нужно хранить в течение 5 лет, так как при проверке налоговая может потребовать предъявить израсходованный накопитель. Если его не окажется, предприниматель получит штраф.

Как начать работать с фискальным накопителем

Перед покупкой и установкой накопителя, нужно убедиться что он находится в реестре налоговой службы. Потому что зарегистрировать кассу без ФН или с чипом, который не входит в реестр, не получится. Чтобы проверить устройство, можно прописать модель и ввести заводской номер на сайте налоговой.

После проверки ФН нужно установить в корпус онлайн-кассы и зарегистрировать его в налоговой. Накопитель также необходимо регистрировать, но на сайте ОФД, с которым действует договор.

Специалисты компании Бизнес.Ру при аренде облачной кассы и подключении тарифа «Безлимит» предоставляют ФН и помогают с регистрацией в ФНС.

Сколько стоит ФН и где его купить

Купить фискальный накопитель можно у производителя касс, на маркетплейсах и у компаний, которые занимаются обслуживанием ККТ. Цены для накопителей со сроком службы на 15 и 36 месяцев начинаются от 10 000 и 14 000 ₽ соответственно.

Как работает фискальный накопитель с облачной кассой

При аренде облачной кассы не получится установить ФН в корпус кассы, так как у вас нет физического устройства. Однако всё ещё нужно купить фискальный накопитель для работы по 54-ФЗ. Поэтому фискальный накопитель с облачной кассой работает следующим образом:

1. У компании-провайдера оплачивается период аренды кассы и подписывается договор за оплату фискального накопителя на 15 или 36 месяцев.
2. Подписывается договор об ответственность за хранение фискального накопителя на компанию, которая оказывает услуги.
3. Сотрудник компании в специальном серверном помещении подключает для вашего бизнеса кассу и устанавливает в нее ФН со склада.

Если не продлевать аренду для облачной кассы, фискальный накопитель блокируется и вынимается из корпуса. Так как устройство принадлежит вам по документам, то компания может отправить чип курьером или продолжить хранить на своем складе.

Когда срок службы ФН заканчивается, сотрудник компании извлекает накопитель и устанавливает новый. После установки чипа необходимо повторно зарегистрировать кассу.

Какой фискальный накопитель выбрать для ИП

При выборе фискального накопителя для ИП нужно учитывать:

1. Систему налогообложения. В зависимости от вида налогообложения ИП разрешается или запрещается использовать ФН с разным сроком службы.
2. Срок действия и количество пробиваемых чеков в месяц. Если накопитель подходит по системе налогообложения, нужно учесть проходимость чеков, чтобы на устройстве память не кончилась раньше срока.

Фискальный накопитель на 15 месяцев могут устанавливать только предприниматели, чья деятельность характеризуется следующими факторами:

• использует основную систему налогообложения;
• работа ведется в отдаленных места, где касса функционирует в автономном режиме;
• работают по сезонам;
• работают по по агентскому и субагентскому договорам;
• продают подакцизный товар.

Предприятия на основной системе налогообложения могут использовать ФН на 36 месяцев, но с ограничениями. Если продают подакцизные товары на основной или совмещенной системе, срок сокращается до 13 месяцев. Также если они работают в удаленных местах и не передают данные в режиме онлайн, срок ограничивается до 18 месяцев.

Фискальный накопитель на 36 месяцев должны использовать предприниматели, которые оказывают услуги населению на упрощенной, патентной или единой сельскохозяйственной системе налогообложения.

Штрафы за отсутствие ФН

За работу без фискального накопителя и другое нарушение налоговая может выписать штраф на сумму:

• от 1/2 до 1/4 величины от расчета, но не менее 10 000 ₽ для ИП или должностных лиц;
• от 3/4 до одного полного размера расчёта, но не менее 30 000 ₽ для юридических лиц.

При повторных нарушениях действуют санкции: приостановка деятельности до 90 дней для ИП и организаций, а также дисквалификация до 2 лет для должностных лиц.

Что нужно запомнить

1. Фискальный накопитель нужен для записи и передачи в налоговую данных. Накопители производят на 15 и 36 месяцев с одинаково ограниченным количеством памяти.
2. За работу без накопителя налоговая выпишет штраф. За повторное нарушение грозит дисквалификация и ограничение деятельности.
3. В кассу нужно устанавливать только те накопители, которые присутствуют в реестре ФНС.
4. Онлайн-кассу нужно повторно регистрировать в ФНС после каждой новой установки накопителя. Само устройство также повторно регистрируют в ОФД.