Как проводить планёрки по SEO, чтобы завоевать доверие клиента

Присылать клиенту отчёты по SEO на почту так себе решение, потому что без пояснений эти отчёты непонятны. Клиенту сложно самостоятельно разобраться, насколько хороший результат показывает команда. И даже самый подробный отчёт будет непонятен, если его не прокомментировать голосом.

Для примера я нашёл в Гугле, как может выглядеть график из стандартного отчёта по SEO. Трафик растёт — результат есть, но без пояснений непонятно, какой именно трафик вырос или учитывается ли сезонность

Чтобы клиент чётко понимал, что происходит на проекте, мы проводим регулярные планёрки, на которых презентуем результаты. Но и тут есть нюансы, которые нужно учитывать.

Настроить видео-презентацию

В основном мы проводим планёрки в Google Meet и Zoom.

Кажется, что ничего сложного здесь нет: шаришь экран и проходишься по всему отчёту. Но есть куча мелочей, которые бесят, если о них не подумать: например, слишком мелкий текст, оповещения, постоянный скроллинг туда-сюда.

Чтобы клиенту было удобно, мы следуем нескольким правилам:

1. Включаем режим отображения 150 %, чтобы докс был на весь экран.
2. Не скроллим блок во время рассказа, чтобы клиент мог сосредоточиться на графиках.
3. Вопросы или ответы клиента сразу записываем в докс, который показываем на экране. Так клиент видит, что его услышали.

Презентовать результаты

Перед стартом любого SEO-проекта мы делаем три прогноза:

1. базовый: что будет, если ничего не делать по SEO.
2. реалистичный: средний темп внедрения, небольшое подвисание задач.
3. оптимистичный: каков максимальный потолок, которого мы можем достичь.

На планёрке мы показываем, как движемся по трафику относительно реалистичного и оптимистичного прогнозов. Если есть заявки, звонки, лиды и коммуникации — по ним тоже отчитываемся. Обычно мы показываем все цифры на графике и отвечаем на три главных вопроса:

1. почему цифры такие?
2. что на них повлияло?
3. чего ждать дальше?

Затраченное время руководителя маркетинга со стороны клиента: 10–15 минут

Так выглядит график по переходам из одного отчёта: мы сравниваем достигнутые показатели с прогнозами

Обсудить результаты и вопросы обеих сторон

После презентации результатов спрашиваем у клиента обратную связь.

Все комментарии и вопросы сразу записываем в тот же докс с отчётом, который показываем в блоке «На планёрке обсудили». Так вопросы постоянно остаются на виду.

Помимо блока «На планёрке обсудили», в отчёте есть ещё блоки «План», «Идеи», «Выполненные работы» и «Выводы». В «План» попадают задачи, которые появляются в ходе обсуждения результатов. Их надо выполнить на этой неделе. Если задача несрочная, она попадает в блок «Идеи».

Затраченное время руководителя маркетинга со стороны клиента: 10–15 минут.

Скриншот из реального отчёта: фиксируем все договорённости, вопросы или идеи

После обсуждения результатов и вопросов руководитель со стороны клиента может уходить. Дальше мы будем обсуждать операционку и внедрение новых задач с менеджером проекта и руководитель разработки со стороны клиента.

Презентовать и обсудить выполненные работы

Перед менеджером проекта и руководителем разработки детально отчитываемся по всем выполненным задачам: как с нашей стороны, так и со стороны клиента. Это значит, что перед планёркой мы проверяем, выполнены ли задачи, которые мы ставили в план на предыдущую неделю. Если к выполненным задачам есть замечания, сразу добавляем их в отчёт.

Затраченное время менеджера проекта со стороны клиента: 15–20 минут

Так выглядит план выполненных работ: туда заносим все задачи, даже те, на которых застопорились

Хочу ещё раз обратить внимание, что мы обсуждаем как свои задачи, так и задачи, которые выполняют сотрудники клиента. SEO — совместная работа, поэтому мы берём часть задач на себя, а часть ставим клиенту. Например, мы считаем спрос на новый раздел на сайте, а клиент считает финмодель на окупаемость этого раздела. Так процесс идёт эффективнее и позволяет делать только то, что принесёт конечные продажи.

Презентовать и обсудить план работ на период

Затем переходим к обсуждению ТЗ на следующую неделю. На каждое ТЗ закладываем пять минут, потому что нормальное ТЗ можно сразу ставить в таск-менеджер вообще без обсуждений. Если обсуждение занимает больше пяти минут, значит это ТЗ надо доработать к следующей неделе, а не тратить время на обсуждения сейчас.

Каждую планёрку задаём себе волшебный вопрос: как считаем, нужно ли ещё что-то сейчас сделать, чтобы к концу месяца выполнить целевые показатели по трафику и продажам? Он помогает критически взглянуть на задачи, которые берём в работу.

Затраченное время менеджера проекта со стороны клиента: 15–20 минут.

В конце этого блока обязательно проходимся по таблице внедрения задач, чтобы обозначить статусы и сроки для старых и новых задач из ТЗ с обеих сторон.

Результат такой презентации — ясность во внедрении и оперативная реакция на провисания по срокам или ожиданиям.

Подвести итоги встречи и отправить план-факт на почту всем участникам

В конце встречи ещё раз спрашиваем, хочет ли кто-то что-то ещё обсудить. Если нет — расходимся.

Дальше копируем отчёт из гуглдокса и отправляем его на почту всем участникам планёрки.

Таблица внедрения задач помогает контролировать выполнение всех задачи скопом.

Часть еженедельного письма с план-фактом для клиента

Лайфхак — если делать шрифт 10 размера, оформление в гугл-почте не надо будет править и будет красивенько. Это здоровая упоротость. ©

Результат хорошего SEO — ощущение понимания и контроля для клиента

В первую очередь результат — это, конечно, позиции, трафик и рост продаж. Но мы считаем, что важно также дать клиенту ощущение контроля над проектом. Он должен понимать, что происходит.

Поэтому мы за структурированный подход к планёркам. Для этого мы:

1. рассказываем клиенту о результатах, чтобы он не беспокоился за проект.
2. разбиваем планёрку на блоки, то мы не тратим время руководителя маркетинга на те темы, которые ему неинтересны: например, на операционку.
3. обязательно посылаем план-факты с планёрок клиенту на почту, чтобы он был в курсе и помнил о задачах на своей стороне.

Впервые статья была опубликована в Академии IT-Agency, где можно изучить другие материалы об интернет-маркетинге, SEO, CRM, а также управлении, аналитике и устройстве агентства.