ИТ Тендеры: как digital-агентства борются за тендеры и почему оно того стоит

2023-03-31 06:36:22 Время чтения 20 мин 694

С одной стороны, крупные заказчики и дополнительный инструмент поиска клиентов, с другой — демпинг и бумажная волокита. «Атвинта» узнала у Workspace, Extyl, Notamedia, «Магвай» и MWI о том, как устроены тендеры и с какими трудностями сталкиваются их участники.

Изображение с сайта golubevod.net

Зачем идти в тендеры и как в них побеждать

Выручка больше, чеки выше — цели любого digital-агентства как бизнеса. Чтобы выйти на новый уровень дохода или поддерживать старые показатели, компании подключают разные инструменты: интернет-маркетинг, PR, партнерки, нетворкинг, сарафанное радио.

По соотношению финансовых и временных затрат к результату топ-менеджмент выбирает наиболее приоритетные направления для поиска новых проектов. О том, что агентству дают тендеры, мы поговорили с экспертом тендерной площадки Workspace.

Катерина Логвинова, директор по коммуникациям Workspace

Катерина Логвинова
Директор по коммуникациям Workspace
За пять лет на Workspace было организовано 7745 тендеров. Средний бюджет конкурса на разработку сайта на площадке составляет 164 тыс. руб., на разработку приложения — 325 тыс. руб., на маркетинг — 107 тыс. руб. В некоторых проектах бюджеты на веб-разработку достигают 1-3 млн. руб.

Чем тендеры в digital отличаются от обычных?

Принципиальная разница в том, что на нашей площадке практически нет бюрократии, откатов и прочих «прелестей». Заказчики услуг публикуют на тендерной площадке свои задачи, агентства мониторят их и оставляют отклики. Организатор тендера выбирает оптимальный для себя вариант и отдает победу ему.

Далее работа идет за пределами площадки — клиент и подрядчик заключают договор и начинают сотрудничество.

Лента тендеров на Workspace

Какие возможности тендеры дают агентствам?

Тендеры — один из инструментов привлечения клиентов, который позволяет:

  1. Получить новых заказчиков и прибыль, что особенно важно для агентств нижнего ценового сегмента.
  2. Найти долгосрочные проекты — на нашей площадке преобладают крупные задачи: разработать сайт, приложение, интернет-магазин.
  3. Привлечь в клиентский пул крупных и известных заказчиков, которые, возможно, сами бы не обратили внимание на агентство.
  4. Получить клиентов без привлечения маркетологов и рекламщиков. Для агентств, которые еще не очень прокачали навыки продаж своих услуг, тендеры могут быть хорошей альтернативой.
  5. Быть в курсе трендов и тенденций digital-рынка, адекватно оценивать задачи, расценки, требования заказчиков.

Кто побеждает в тендерах и как агентству увеличить шансы на выигрыш?

На каждый тендер, размещенный на Workspace, откликается в среднем несколько десятков агентств, однако конкуренция в рамках перспективного по бюджету и задачам проекта может быть еще выше.

По нашему опыту, шансы агентства на победу увеличивают следующие факторы:

  1. Соответствие специализации агентства поставленной задаче. Клиенту, которому требуется разработка лендинга или сайта на определенной CMS, скорее всего выберет агентство, которое специализируется именно в этих областях.
  2. Наличие кейсов. Мало сказать, что «мы выполним задачу» — надо подтвердить свои слова. Лучше всего это делать на языке бизнеса: покажите с помощью цифр и фактов, как решаете задачи клиента и каких результатов добиваетесь.
  3. Заполненная карточка агентства на площадке. Многие заказчики целенаправленно смотрят профили агентств и приглашают их в тендер напрямую. Давайте больше информации: специализацию, основные услуги, расценки, кейсы, данные сотрудников.
  4. Подготовка персонального предложения. Часто заказчики жалуются, что агентства отправляют шаблонные отклики. Не надо так: изучите бизнес клиента, проведите первоначальный маркетинговый анализ, составьте предметное коммерческое предложение и предложите несколько рабочих идей.

Опыт digital-агентств: спрашиваем у коллег

Отношения с тендерами у агентств складываются разные. Одни постоянно участвуют в конкурсах, вторые отдают предпочтение «госам» и избегают коммерческих тендеров, третьи подключаются к борьбе за контракты от случая к случаю.

Мы спросили у агентств, как в их компании устроена работа с тендерами и какие сложности им встречаются во время конкурсов.

Илья Горбаров, СЕО digital-агентства «Атвинта»

Илья Горбаров
СЕО digital-агентства «Атвинта»
«Атвинта» участвует в тендерах примерно раз в месяц. В основном это конкурсы государственных организаций или крупных компаний.   

Какой подход к тендерам действует в «Атвинте»?

Самостоятельно тендеры не мониторим и не ищем — в последнее время предпочитаем заходить в те конкурсы, куда нас пригласили принять участие напрямую. Для нас это самый приемлемый вариант.

Какие проекты агентства реализованы в рамках тендера?

Цифровая платформа финансовой грамотности населения Кузбасса, где мы реализовали базу знаний и обучающую игру для начинающих и опытных инвесторов, сайт о путешествиях в Кузбассе, дизайн сервиса для диалога горожан и властей «Кузбасс Онлайн» и другие проекты.

Что в тендерах самое трудозатратное?

Сбор документации. Здесь все зависит от условий, например, есть большие конкурсы, где нужно прикрепить множество кейсов и договоров. Ориентировочно на подготовку к одному тендеру уходит около десяти человеко-часов.

С какими сложностями сталкиваетесь во время конкурсов?

Самый сложный этап — ждать результатов и узнавать победителя. Когда тендеры проходят честно и открыто, в этом приятно участвовать. Но всегда есть вероятность, что придёт кто-то с «улицы», уронит цену ниже себестоимости, а потом откажется заключать договор. Или результат будет не такой, как ожидал заказчик, особенно, если ТЗ сформулировано поверхностно.

В таком случае все результаты предварительной работы пропадают, или тендер отменяется и приходится ждать. Наш рекорд — полгода и три тендера. Каждый раз находился участник, который выигрывал и не заключал договор.

Какие достоинства и недостатки тендеров можете отметить?

Из минусов — чаще всего исполнителя выбирают по цене. Нередко приходят компании, которые сбивают цену в ноль, и конкурс отменяют. Из плюсов — это отличный способ заключить контракт с интересующими нас клиентами. В целом участие в тендерах оцениваю положительно.

Кому из коллег стоит участвовать в тендерах?

Агентствам, у которых есть ресурсы на бумажную работу и подготовку документов. Если действовать по нашей модели с приглашениями, то использовать можно всем. Команде, которая хочет мониторить конкурсы и самостоятельно заходить в них, нужно быть готовой к поиску тендерного специалиста или созданию целого отдела для этих задач.

Александр Симонов, коммерческий директор Notamedia

Александр Симонов
Коммерческий директор Notamedia
Агентство ежемесячно участвует в тендерах, при этом 90% проектов из портфолио Notamedia— тендерные. Александр Симонов, коммерческий директор Notamedia  

Какой подход к поиску тендеров действует в Notamedia?

Агрегаторы тендеров (zakupki.gov и аналогичные) мониторим постоянно. Также участвуем во внутренних тендерах коммерческих компаний — обычно получаем 3-5 приглашений ежемесячно.

Почему участвуете в тендерах?

Привлекает, что во внутренних тендерах есть возможность выстроить коммуникации с заказчиком. Во-вторых, такие конкурсы предполагают равносильный пул участников, и конкуренция по цене компенсируется глубиной проработки коммерческого предложения и ценностью решений, которые предлагают агентства.

Какой объем ресурсов Notamedia тратит на участие в тендерах?

Стараемся держаться в вилке 5-7% от суммы потенциального контракта.

Что сложного встречается в процессе?

Самое сложное — уйти от формального общения с «секретарем», которому поручили провести тендер, и дойти до лица, действительно принимающего решение.

Что нравится в тендерах, а что - нет?

Нравится, что это все же работающий инструмент продаж. Особенно внутренние конкурсы, куда нас приглашают. Из недостатков отмечу слишком бюрократизированный формат — в истории с digital-продуктами должно быть место творчеству и креативу.

На ваш взгляд, каким агентствам подходит участие в тендерах?

Командам с хорошим соотношением портфеля проектов к текущей стоимости разработки. Точно не нужно идти агентствам, в которых авантюризм не подкрепляется опытом в разработке. Шанс выиграть повышается, а шанс сделать продукт снижается.

Олег Громов, CEO Extyl

Олег Громов
CEO Extyl
Агентство постоянно участвует в тендерах, для этих целей в компании создан отдел. В рамках конкурсов команда Extyl сотрудничала с крупнейшими институтами и компаниями страны: ДОМ.рф, Газпромнефть, НПФ Открытие, Роснефть.  

Как оцениваете опыт участия в тендерах?

Про нас известно, что мы любим и умеем в тендеры. Опыт великолепный, хорошо дополняет отдел продаж.

Насколько ресурсозатратно для вас участвовать в тендерах?

В целом оказывается не дороже, чем PR и маркетинг. Я бы сказал, что на том же уровне.

Что в тендерах самое сложное?

Определение победителя. Очень часто итоги не подводят или не говорят, кто выиграл и почему. Это мешает прорабатывать кейсы проигрышей, чтобы в будущем побеждать чаще.

Что вам нравится в тендерах, а что — нет?

Нравится, что по 223 и 44-ФЗ всегда выберут победителя, и контракт будет заключен. Иногда вызывают сомнения коммерческие тендеры, где все непрозрачно как в плане участников, так и результатов.

На ваш взгляд, каким агентствам тендеры не нужны?

Не стоит использовать мелким агентствам. Часто очень долгий промежуток между выполнением работ и оплатой — рискуете кассовыми разрывами. Плюс нередко даются сжатые сроки, что предполагает большую команду и возможность быстрой замены специалистов в случае форс-мажора.

Никита Заславский, руководитель отдела разработки дизайн-студии «Магвай»

Никита Заславский
Руководитель отдела разработки дизайн-студии «Магвай»
  Студия участвует в тендерах на постоянной основе — для«Магвай» это перспективный канал привлечения новых клиентов и проектов.  

Как вы оцениваете опыт участия в тендерах?

Зачастую это напоминает рулетку, но есть свои плюсы. Это своеобразный челлендж, возможность проявить себя, и в случае победы получить дополнительные очки к прокачке тебя как менеджера.

Тендеры помогают не отрываться от реалий digital-рынка и дают возможность осознать, соответствует ли предложение студии спросу.

Какие проекты вам удавалось получить в рамках тендеров?

Ходит мнение, что в тендерах либо все известно заранее, либо заявляются проекты невысокого уровня. Но нам посчастливилось получить несколько интересных и известных клиентов. Среди них я бы выделил ТКБ-банк, Softex с задачей выхода на рынок USA, Сбербанк, ВШГУ РАНХиГС.

Насколько ресурсозатратно для вас участвовать в тендерах?

У нас есть четкая система скоринга, в рамках которой мы сразу выделяем наиболее интересные для нас проекты и те, которые просто «можно попробовать».

Участие в тендерах, которым мы выставили высший приоритет, выходит довольно ресурсозатратным. Мы проводим предпроектное исследование, аналитику, разрабатываем дизайн-концепцию, а иногда и отрисовываем несколько страниц в рамках конкурса. Если проект приоритетом ниже, то у нас есть четко отработанный алгоритм, который занимает всего около 20 минут.

Что для вас самое сложное при участии в тендерах?

Самое трудное — этап знакомства и первого впечатления. Наиболее очевидные сложности — большое количество участников, демпинг со стороны конкурентов. А еще неясное понимание, на что обратить внимание заказчика и какой фактор является главным для него при выборе подрядчика. Зачастую люди просто экономят, и на этом все.

Важно правильно «прочитать» представителя компании-заказчика, выделиться среди конкурентов, наладить теплое общение. Мы как креативный продакшн предпочитаем использовать приемы сторителлинга — все люди любят истории, и мы видим, что это работает как в дизайне, так и в общении с людьми.

Александр Апраксин, основатель digital-агентства MWI

Александр Апраксин
Основатель digital-агентства MWI
MWIежедневно проверяет подходящие тендеры, а участвует в среднем в двух конкурсах в день. При этом бывают дни без целевых тендеров, а бывают — с пятью и более.  

Какие проекты вам удавалось получить в рамках тендеров?

В основном разработка интернет-магазинов, реже — корпоративные сайты/лендинги. Из известных компаний, с кем удалось поработать — Major.

Есть ли у вас регламент работы на тендерной площадке?

Мы научились выявлять «живые» и целевые тендеры. Написали регламент для сотрудников отдела продаж. Вот как примерно выглядит схема работы:

  1. Пишем приветственное сообщение о нашей компании, опыте работе, преимуществах, кейсах и просим подтвердить, что тендер актуальный.
  2. Если клиент подтверждает — договариваемся на созвон для брифинга. Если нет ответа — отправляем напоминание через 1-2 дня.
  3. Все «живые» клиенты, которые не просто пришли собрать коллекцию коммерческих предложений и не создали подставные тендеры, всегда готовы созвониться в удобные для них день и время и пообщаться по проекту. Если не получаем никакой обратной связи на наши сообщения в течение двух дней — тендер считаем нецелевым.
  4. После того как проведен брифинг, готовим коммерческое предложение.
  5. Презентуем его. Работаем с возражениями. Выясняем критерии выбора, когда готовы принять решение.
  6. Напоминаем, консультируем, помогаем принять решение.

С какими сложностями вы сталкиваетесь во время участия?

Первый этап самый сложный — это презентация и выход на ЛПР. Не все хотят общаться и рассказывать о проекте, отвечать на вопросы, давать критерии выбора и т. д. В таких случаях напоминаем о себе, пытаемся заинтересовать опытом работы, кейсами. Помогаем заполнять бриф вместе в формате онлайн.

Подводим итоги

Тендеры — инструмент, который позволяет digital-агентству:

  1. найти новых заказчиков
  2. сделать проект для компании с «большим» именем и усилить портфолио
  3. понять потребности потенциальных клиентов и отследить тренды рынка.

Также конкурсы могут стать альтернативой маркетингу и PR или стать дополнительным каналом поиска клиентов.

Все наши респонденты так или иначе используют тендеры в своей практике, при этом подход во всех компаниях разный. Например, «Атвинта» идет в конкурсы преимущественно по приглашению, а Notamedia мониторит агрегаторы тендеров регулярно.

В Extyl тендеры являются полноценным дополнением к отделу продаж, при этом затраты на участие в конкурсах и расходы на PR и маркетинг в компании находятся примерно на одном уровне.

Агентства, которые постоянно участвуют в тендерах, создают внутренние правила работы на площадках. Так, для отбора приоритетных конкурсов команда дизайн-студии «Магвай» разработала собственную систему скоринга. Регламент поэтапной работы с тендерами утвержден и в Mwi.

Среди крупных тендерных заказчиков представители агентств назвали Major, Сбербанк, ВШГУ РАНХиГС, ДОМ.рф, Роснефть, Министерство туризма и молодежной политики Кузбасса.

Тендеры действительно являются проводником между digital-студиями и лидерами рынка или ключевыми институтами страны.

Практика респондентов показывает — тендеры могут занять значительную долю в структуре выручки агентства или стать дополнительным инструментом, с помощью которого агентство точечно заключает интересующие его контракты.

Из минусов тендерной системы в сфере digital спикеры отмечают:

  1. демпинг
  2. высокую конкуренцию
  3. непрозрачность некоторых коммерческих конкурсов
  4. недоступность лица, принимающего решение.

Тендеры — это не для всех?

Интересующиеся тендерами должны быть готовы к бумажной работе — большое количество времени здесь уходит на подготовку документации. Лучше всего, когда компания выделяет под эти цели отдельные ресурсы в виде специалиста или отдела.

Нужно иметь в виду, что при всех преимуществах формат тендера подойдет не каждому агентству. Коллеги предупреждают — отсроченная оплата может стать критичной для небольших агентств и привести к кассовым разрывам. Также в команде исполнителя должно быть достаточно сотрудников, чтобы в случае непредвиденных ситуаций быстро заменить специалиста.

Если же агентство принимает участие в конкурсах, то шанс на его победу, по наблюдениям Workspace, повышает:

  1. соответствующая задаче заказчика специализация агентства;
  2. наличие успешных кейсов;
  3. подробно заполненная карточка агентства на площадке;
  4. персональное предложение, разработанное под специфику заказчика, а не шаблонный отклик.

Будем рады, если в комментариях вы поделитесь своим опытом участия в тендерах.

Спасибо, что дочитали до конца!

С уважением Digital агентство Атвинта