Сокращение затрат с помощью облачной кассы: как это работает?

Что такое облачная касса и как она работает

Облачная касса - это не физическое устройство, а цифровой сервис, серверы которого размещены в дата-центрах провайдеров. По своей сути, это удаленный цифровой фискальный накопитель. Его главное преимущество — способность обрабатывать на едином сервере платежи со всей каналов.

Например, ресторан грузинской кухни “Лобио” содержит в штате 5 курьеров, которые ежедневно разносят заказы по адресам. Каждый курьер при себе имеет устройство по приему платежей (или же смартфон, который работает для приема оплаты по технологии Soft POS). При этом касс у курьеров с собой нет. Но ведь фискализировать оплату надо в течение 5 минут, согласно 54-ФЗ. Для этого, курьеры ресторана “Лобио” подключены к серверу единой облачной кассы. При приеме платежа данные автоматом отправляются на фискализацию в облачный сервер, откуда передаются в ОФД и ФНС. Чеки клиентам приходят электронным путем.

Ниже на картинке вы можете ознакомиться подробнее со схемой фискализации.

Больше о технологии облачной кассы можно прочитать в блоге LIFE PAY в этом материале: Онлайн-касса и облачная касса - в чем разница?

Как облачная касса помогает экономить?

1. В первую очередь решение заменяет собой дорогостоящее оборудование. Содержать кассовые устройства затратно — их нужно купить (само оборудование + фискальный накопитель), ремонтировать в случае полосок, следить за состоянием ПО на терминалах. При эксплуатации облачного сервиса расходы по обслуживанию берет на себя провайдер и/или арендодатель ЦОД.
2. Самый главный плюс: облачная касса заменяет собой сразу несколько кассовых устройств. Только сравните расходы на кассы для 5 курьеров: покупка 5 смарт-терминалов для доставки, каждый стоимостью 40 000 рублей, или покупка облачной кассы, стоимость которой складывается из покупки цифрового фискального накопителя (примерно 25 000 руб) и годовой подписки (11 000 рублей - средняя цена по рынку). На лицо экономия средств в 4 раза как минимум.
3. Также стоит учитывать затраты на чековую ленту. При использовании облачной кассы их можно вычеркнуть, т.к. сервер работает с электронными чеками. Они высылаются покупателям по SMS и email.
4. Сама модель подписки на решение облачной фискализации выглядит более надежной и стабильной. Вам просто нужно каждый месяц выплачивать определенную сумму провайдеру, а не корректировать бухгалтерские расходы на покупку/продажу/списание единичного кассового устройства.
5. А что насчет экономии времени? Обычно при закупке кассового оборудования расходуется время на логистику устройств, их настройку. Также на самом старте розничного бизнеса нужно выделить время на создание ЭЦП, заключение договора с ОФД и регистрацию устройств в ФНС.

Во-первых, подключение облачной кассы происходит дистанционно и быстро, т.к. операции настроек происходят в цифровом пространстве.

Во-вторых, некоторые сервисы (например, LIFE PAY) предлагают собственные услуги по подключению касс. В перечень входит оформление ЭЦП, коммуникация и оформление визы ОФД и ФНС. Сам собственник бизнеса лишь контролирует процесс со стороны.

Для подключения облачной кассы можно обратиться в LIFE PAY. Вас проконсультируют, дадут рекомендации, помогут настроить личный кабинет и подключат ваши системы к онлайн фискализации. Если вы только запускаете бизнес - вам настроят использование онлайн-касс.

Кому по 45-ФЗ можно использовать облачную фискализацию

Облачная фискализация отлично подходит для бизнеса, который использует онлайн-торговлю или доставку. В этих случаях это самый удобный вариант фискализации покупок.

В частности, облачная фискализация must have для следующих отраслей:

1. Кафе, рестораны и кофейни со своей службой доставки
2. Торговля на выезде (палатки, трейлеры и т.д.)
3. Интернет-магазины товаров с доставкой
4. Транспортные и логистические службы
5. Вендинговые автоматы
6. Разъездные услуги (врач на дому, ремонт, массаж и т.д.).

Возникает логичный вопрос: а можно ли использовать облачные кассы для розничных точек (магазины, кафе, рестораны, салоны и т.д.), которые не подразумевают доставку и выездные услуги?

Ответ: согласно 54-ФЗ, фискализация платежей в розничных торговых объектах должна производиться в стенах этих объектов. Иными словами, облачный сервис, размещенный в ЦОД, не подходит под требования фискализации на стационарных местах торговли по закону. Что делать?

LIFE PAY разработал решение, работающее по принципу облачных технологий, для розничных точек торговли - омни-кассу. Суть следующая: один фискальный накопитель, единый для всех терминалов по приему платежей, устанавливается в стенах торговой точки. Он, как и обыкновенная облачная касса, собирает платежи со всех каналов, обрабатывает и и отправляет данные в налоговую. При использовании омни-кассы не надо тратиться на кассу для каждого сотрудника и можно экономить на затратах. При этом вы соблюдаете 54-ФЗ - ведь омни-касса находится в стенах вашего заведения.

Еще больше полезной информации по сокращению издержек на содержание доставки читайте в нашем эксклюзивном чек-листе, который высылается по запросу.