Выбираем из двух зол: автоматизация HR через единый портал или через отдельные продукты

2023-08-29 11:11:52 Время чтения 14 мин 222

Привет, я Максим Павлов из KTS. Мы разрабатываем продукты в HRTech, EduTech и делаем кастомные IT-сервисы для бизнеса.  

Одно единое окно для всех HR-процессов и отдельные продукты под каждый процесс — неэффективные подходы к автоматизации HR. Рассказываю, в чём их проблема, и как вы в компании можете между ними балансировать.

У HR-a два пути

Компании подходят к автоматизации HR-процессов двумя путями.

  1. Подход №1. Отдельный сервис для каждого HR-направления

 У  компаний, которые быстро вырастают до нескольких тысяч человек, боль от отсутствия автоматизации HR-процессов ощущается резко сильнее. В итоге возникает соблазн идти по стандартной схеме, а именно: закрывать автоматизацию каждой HR-функции отдельными продуктами.

Например, компания покупает отдельный продукт для документооборота, отдельную платформу для внутренних коммуникаций, тем самым собирает некий «зоопарк» из систем.

Уже существующий «зоопарк» можно немного облагородить с помощью подключения этих отдельных продуктов к единой авторизации.  

  1. Подход №2. Единый портал для всех HR-процессов                                                                                 

В этом случае компания решает создать единый портал — место, где автоматизируются все HR-процессы. В одном портале можно сразу «поженить», например, и подбор персонала, и обучение, и расчёт компенсаций и бонусов.

Если компания использует использует любой из перечисленных подходов в «чистом виде», то итог будет не радужный. Если автоматизировать абсолютно все HR-функции через единое окно, то его разработка будет очень дорогой. Если создать «зоопарк» из систем, даже из кастомизированных, — пользователям будет сложно переключаться между ними.

Бизнесу желательно балансировать между этими подходами, чтобы оптимизировать работу и целесообразно использовать ресурсы. Рассказываю дальше подробнее про плюсы и минусы каждого пути, и про то, какие компромиссы при выборе подхода возможны.

Подход №1. «Зоопарк» из HR-систем

Каждый HR-отдел имеет представление о том, какой сервис им нужен — при этом подходе каждое подразделение закрывает потребность в автоматизации кучей разных систем.

С точки зрения управления проектами по автоматизации этот подход удобен — для каждого продукта есть отдельный заказчик, его требования можно реализовать независимо от других подразделений.

Однако есть существенный недостаток— обилие разных систем усложняет работу сотрудников. Им приходится тратить время на уточнения, куда именно им нужно зайти, и как это сделать. В результате появляются объемные и подробные инструкции с множеством деталей — где-то, например, нужно заходить через VPN, где-то через удалённый рабочий стол.

Особое «веселье» начинается, если одновременно запускаются дополнительные продукты, которые автоматизируют крайне узкий функционал. В этих случаях инструкции для сотрудников становятся еще более объемными, появляются кросс-ссылки на дополнительные порталы, пользователям приходится раз за разом разбираться в новых разных сервисах.

Итог: эффект от автоматизации, которая должна была экономить время сотрудников, уменьшается.


В лучшем варианте «зоопарка» из систем есть единая точка авторизации, которая позволяет не вводить пароль каждый раз при условии, что пользователь уже авторизовался в другом сервисе.


Подход №2. Единый портал для всех функций

Единая точка входа выглядит привлекательно — сотрудники получают все необходимые функции в одном окне. Однако при внедрении единого решения может быть сложно согласовать требования к функциям, заказчиками которых являются разные подразделения.

В итоге требования заказчиков начинают конфликтовать. Все отделы хотят сделать так, чтобы пользователи видели их функционал в первую очередь, начинается конкуренция за внимание сотрудников. Договориться о том, что приоритетнее — ознакомление с новостями компании или подписание заявлений на отпуск — требует значительных усилий.

Разработка единого портала стоит довольно дорого, в том числе из-за необходимости соблюдения одного похода к проектированию интерфейса всего сервиса. Как следствие, систему дорого не только создавать, но и развивать: есть ограничения по масштабируемости команды. Компании могут либо мириться с ограничениями, либо выделять дополнительные бюджеты на библиотеку компонентов, выработку единых правил и кросс-согласования.

Решение: часть функций — в едином портале, часть — в отдельных продуктах

Балансирование между двумя подходами делает соотношение полученного эффекта на вложенный рубль наибольшим. Делюсь тремя критериями для принятия решения о том, какие функции нужно вносить в единый портал, а какие — нет:

1. Объем аудитории. Нужно определиться, какой процент сотрудников будет пользоваться этими функциями.

Если функцией будут пользоваться все линейные сотрудники или все руководители, то тогда перенос в единый портал разумен. Однако если речь идёт о подборе, которым занимаются только HR-специалисты — а их мало — то легче решить эту задачу рамках отдельного продукта.

2. Специфичность выполняемых задач. Если функция требуется в разных процессах, например, подписание документов, то имеет смысл внести её в единый портал.

3. Стыковка с другими системами. Здесь речь идёт про количество точек интеграции с другими системами. Например, для системы подбора точки интеграции — это только передача кандидата на оформление и, возможно, получение заявки на подбор из основной системы.

Если у процесса мало точек интеграции, то хватит и отдельного сервиса, а если много — то разумнее реализовать процесс в единой системе.

Какие HR-функции лучше внести в единый портал, а какие оставить вне его

Подбор персонала автоматизируется через системы класса ATS (Applicant Tracking System), которые специализируются на управлении процессом найма.

Подбор персонала эффективнее автоматизировать через отдельный модуль. Процент от сотрудников компании, которые пользуются этим инструментом — небольшой. Специфичность функций достаточно высокая — необходима CRM для соискателей. Стыковка же с другими системами — небольшая: необходимо лишь передавать заявки на подбор, перенаправлять данные подходящего кандидата на оформление приёма.

Обучение и развитие сотрудников проводится в отдельной системе LMS (Learning Management System), куда загружаются курсы как в формате SCORM, так и в других форматах. Там же отслеживается прогресс обучения.

Обучение и развитие выгоднее также оставить в рамках отдельного модуля. Процент сотрудников, которые используют LMS систему, меняется от компании к компании. Если в LMS-платформу занесён онбординг, то процент аудитории стремится к 100%. Однако если постоянное обучение затрагивает только один департамент, то процент падает до 20-40%.

Кроме этого, специфичность функции высока — это обучающие материалы, обработка SCORM-пакетов, проверка знаний. Стыковка с другими системами средняя — сотрудника необходимо пересылать на определённый обучающий материал, собирать данные о результатах обучения, прогресс в обучении может влиять на вознаграждение.

C&B (управление компенсациями и бонусами) осуществляется либо через отдельный продукт — как в нашем недавнем кейсе, либо, в худшем случае, в Excel-таблицах.

Компенсации и бонусы можно оставить в рамках отдельного модуля. Её функции сложно переиспользовать где-то в других процессах, а стыковка с другими системами небольшая — сотрудникам нужно загрузить данные по текущим вознаграждениям, по цепочке согласования и выгрузить данные по пересмотренным вознаграждениям.

Кадровое делопроизводство решается в личном кабинете сотрудника.

Кадровое делопроизводство оптимальнее внести в единую систему. Процент покрытия стремиться к 100, так как всем сотрудникам необходимо подписывать, например, заявления на отпуск, узнавать о своей зарплате в расчётном листе.

Переиспользовать систему можно для внутреннего документооборота: приказы, заявления, согласования. Стыковка с другими системами средняя — есть стыковка с задачами, заявками и подписанием документов.

Внутренние коммуникации включают в себя ознакомление с новостями компании, уведомления, опросы и, в продвинутых случаях, социальную сеть для сотрудников.

Внутриком желательно внести в единую систему. Цель любого внутрикома компании — достичь 100% покрытия сотрудников. Ключевая функция для задач внутренних коммуникаций — CMS (система управления контентом), в которой пишутся статьи и другие информационные материалы. Эту CMS можно переиспользовать при написании инструкций, ведения базы знаний, написания статей на сайт компании. Вывод — переиспользуемость у неё высокая, стыковка же с другими системами минимальна.


Подбор персонала, онбординг, расчёт компенсаций и бонусов, обучение и развитие персонала лучше выводить в независимые продукты. Кадровое делопроизводство и внутренние коммуникации разумнее вносить в единое окно.


Иллюстрация разделения HR-функций на кейсе создания ЛК для 260 тысяч сотрудников «Пятёрочки»

В начале работы над проектом мы разделили функции на те, которые занесли в единый портал, и на те, которые оставили как отдельные продукты. Например, LMS и система подбора персонала остались в рамках независимых сервисов.

HR-функции в едином портале мы распределили по группам, которые стали разделами — например, отпуска, больничные и повышения. Сгруппировали мы эти функции исходя из их похожести в умах пользователя — то есть объединяли мы по смыслу, а не по HR-отделам.

Для того, чтобы вся эта система работала, мы также выделили и платформенные функции — заявки, задачи, виджеты и уведомления. Они участвуют в большом количестве процессов:

  1. Виджеты выводят важную информацию, которую пользователь должен мониторить;
  2. В разделе «задачи» отображаются задачи на сотрудника по всем процессам, где требуется его действие. Например, согласование;
  3. Заявки упрощают получение согласования по рабочему и личному вопросу;
  4. Уведомления используются для оповещений от сервисов личного кабинета.

Вывод

Существует три подхода к работе с HR-сервисами: некоторые компании выбирают использовать отдельные системы для каждого HR-процесса, другие — создают единый портал для всех функций. Эти подходы в рафинированном состоянии либо требуют слишком больших ресурсов, либо неэффективны.

Есть третий путь — балансирование между первыми двумя, когда часть HR-функций вносится в единый портал, а часть остаётся вне его. Однако между всеми системами сохраняется единая авторизация и адаптированные интерфейсы.

***

А своими мыслями о развитии IT-компании мы делимся в Телеграм-канале Программисты делают бизнес.