Система управления промоакциями: удобный запуск акций в ритейле для маркетологов, поставщиков и категорийщиков

Привет! На связи Creonit — digital production.  

Делимся кейсом, как создание и внедрение сервиса для управления промоакциями уменьшило нагрузку на отдел маркетинга и сократило энтропию при запуске акций для поставщиков, категорийщиков и маркетологов. Расскажем, какие процессы оптимизировали, сделали более прозрачными и автоматизировали.

Про этот кейс рассказывал генеральный директор Creonit Антон Макаров на ECOM Expo 2022 в Москве, сегодня мы делимся им с вами.

Клиент

«Novex» — первая в Сибири и четвертая в России сеть дрогери формата. Занимаются оптовой и розничной торговлей косметикой, парфюмерией, бытовой химией и хозяйственными товарами. Сеть есть в 7 регионах России, у них около 300 офлайн-магазинов и интернет-магазин.

Почитать о начале нашей работы с Novex, оптимизации их бизнес-процессов и перезапуске сайта с CMS на фреймворк (что повысило конверсию заказов в 3 раза), можно тут.

Проблемы

Novex общается с сотней поставщиков для совместного проведения акций в течение года по множеству разных каналов. Категорийщики и поставщики отправляют друг другу через email тысячи файлов за год, которые отдел маркетинга потом обрабатывает и формализует в акции вручную.

У файлов нет единого хранилища с историей и статистикой: загрузка в системы учета проходит в полуручном режиме. Это много часов работы, которые уходят на: скачать файл, открыть, копировать, вставить, отсортировать, поправить, сохранить, отправить, снова скачать и так по кругу.

У Novex есть свой отлаженный и работающий процесс, на который завязаны важнейшие бизнес-процессы, но он не ложился ровно на имеющиеся готовые решения. Поэтому нужно было спроектировать и разработать кастомный сервис, который учтет все бизнес-процессы Novex, будет масштабируем и в дальнейшем мы сможем развивать его под потребности и задачи клиента.

Как формируются акции между поставщиками и категорийщиками

Процесс создания акций двусторонний: Novex могут сами ввести акции (например, сезонные к 8 марта), а поставщики могут предложить акции от себя.

Основную часть акций ведут поставщики, которые планируют продажи на кварталы и даже годы вперед. У поставщиков есть определенные квоты продаж: например, нужно продать 10000 единиц определенного товара за квартал. Поэтому они заранее сообщают, сколько товара хотят продать, чтобы их производственные мощности оправдались.

Затем поставщик и менеджер договариваются об акциях. Поставщик говорит, сколько процентов он готов компенсировать от стоимости при закупке, чтобы Novex продали товар со скидкой в определенные даты. Менеджеры могут дополнить акцию с товарами поставщика другим похожим ассортиментом. Подстраиваются даты и компенсации, чтобы товар лучше продавался в нужное время.

Так происходит, если, например, в этой категории есть заявки от других поставщиков или менеджеры хотят добавить какие-то товары, чтобы разгрузить склад и убрать позиции, которых там больше не будет. Либо если нужно сформировать акцию на определенную группу товаров, которые хорошо продаются в этот сезон.

Категорийные менеджеры правят или дополняют акцию поставщика и могут сдвинуть даты акции или сделать где-то скидку больше за счет компенсации самого Novex. То есть 20%, например, компенсирует поставщик, 10% Novex и итого скидка для конечного клиента 30%.

Для всего этого нужно много данных: видеть сам товар, его коды, цены у поставщиков и цены в рознице, какие были скидки и даты скидок, размер компенсации и скидки, и ещё множество данных в большой таблице.

Роль маркетолога в процессе создания акций

Когда менеджеры и поставщики обо всем договорились и согласовали между собой таблицы с акциями, они передают их на согласование ведущему маркетологу.

Он ее согласовывает и отправляет данные в IT-отдел. А они уже загружают их в системы учёта товаров, чтобы данные о товарах приходили в филиалы (чтобы вовремя печатать ценники и продавать товары по акции) в нужном виде и чтобы в других системах все были в курсе, что в определенный период на товар действует акция (скидка, 2+1, 1+1 товар).

В чем сложность?

Общение между всеми звеньями идет в файлах Excel, которые все присылают друг другу на почту. Поставщик может прислать файл, а через 5 минут ещё один, уже скорректированный. В итоге почта маркетолога может содержать сотни сообщений с файлами, которые он собирает и скачивает, а затем руками заносит в общий документ. Все фильтрует, собирает, обрабатывает и проверяет, чтобы не было дублей. Очень много ручного анализа, чтобы разобраться в таком большом файле.

Также есть нюанс, что на акции и фиксированные скидки будет один файл, а если надо добавить новую акцию 2+1, то поставщик будет заполнять новый файл и присылать его маркетологу.

Представляете, что будет с загрузкой в отделе маркетинга, если будут повторяться масштабные пересчеты цен, как случилось в феврале-марте 2022?

Система управления промоакциями

Мы приступили к проектированию и разработке системы. Основной задачей было сделать так, чтобы маркетологи, поставщики и категорийщики работали в одной базе данных, чтобы вся информация массово обрабатывалась и хранилось в одном месте.

Мы реализовали самую нужную функциональность, которая сильно уменьшит количество операций, совершаемых руками: автоматический сбор и отгрузку файлов с таблицами в системы учёта.

1. SAP (глобальная система учёта товаров);
2. S-Market (автоматизированная система управления товародвижением);
3. Set Retail (кассы филиалов, где печатаются ценники и чеки).

SAP отдает в нашу систему данные о товарах и дерево категорий. Когда поставщик создаёт акцию, то Novex нужно знать, что у них есть нужные ему товары, а категорийщики и маркетолог должны видеть цену этих товаров при закупке, продаже и размер скидки на них. Чтобы это узнавать, мы забрали данные о товарах из SAP на сторону нашего сервиса.

Сейчас все пользователи заходят в одну систему с разными уровнями доступа и разными ролями. При необходимости могут добавлять свою.

Работа с промоакциями

С акциями стало работать куда проще: появилась общая система для создания, редактирования, согласования и продления акций.

Можно добавлять акции, корректировать по ним массовые и точечные данные, импортировать акции через файл в систему. Согласовывать акции можно в специальном окне, где владелец процесса принимает или отклоняет запрос кнопками «принять» или «отклонить».

Теперь, например, при ошибке или смене курса по акциям от поставщика, не нужно подключать несколько людей и присылать новые файлы категорийщику и маркетологу. Нужно просто внести изменения в общий список в личном кабинете, это увидят участники процесса и получат оповещение на почту об изменениях, примут во внимание и одобрят (или не одобрят).

Отчеты по промоакциям

Отчёт о начале, завершении, изменении акции приходят соответствующими сотрудникам на email, сокращая время на мониторинг изменений. Если произойдет изменение в акциях — сотрудник узнает об этом первым. Например, если поставщик внесет изменение в размер скидки на зубные щетки, то менеджеру и маркетологу Novex придёт оповещение на почту об этом.

Импорт акций

Импорт новых акций. Если нужно внести 200 новых акций, то поставщики и менеджеры могут импортировать свои файлы с акциями сразу в систему.

Импорт обновленных акций. В марте 2022 года был массовый пересчёт цен из-за падения рубля. Система подготовлена для таких ситуаций: если нужно масштабно изменить все цены, то их меняют в Excel, импортируют эти документы на сайт, а информация из документов умно распределяется куда нужно по графам системы (цена — в цены, проценты скидок — в процент скидок и т.д.).

Конфликты. Если при загрузке акций какие-то из них дублируются (уже есть в системе), то это подсвечивается в специальном окне «конфликты». Там можно отсмотреть и решить все конфликты с помощью соответствующих кнопок.

Если нужно вносить штучные изменения (откорректировать размер скидки нескольких товаров), то это сразу можно сделать в нашей системе.

Все реальные данные о товарах и наименования на скрине изменены.

Запуск акций

Система позволяет запускать акции на всю филиальную сеть или только на выбранные филиалы. Например, можно запустить акцию 2+1 в филиалах по всей Новосибирской области, либо лишь в трех филиалах Novex в Новосибирске. Это помогает контролировать запуск акций и решение проблем, если они возникают. Все акции собираются в одной системе автоматически и централизованно, все действия логируются в одном месте.

Интеграция с системами учёта

Система автоматически отправляет в системы учета только нужные и актуальные данные. Например, отправляет информацию только о новых акциях за выбранный промежуток времени. Это помогает избежать дублирования информации и лишней работы с системами учёта.

Интегрировались с:

1. SAP (глобальная система учёта товаров);
2. S-Market (автоматизированная система управления товародвижением);
3. Set Retail (кассы филиалов, где печатаются ценники и чеки).

Логирование и прозрачное согласование

В системе видно, кто (поставщик, менеджер, маркетолог) и когда корректирует данные, поэтому легко отследить любые изменения в акциях. Есть журнал изменений, в котором указано, какой пользователь и когда внес корректировки. Если корректировки вносил пользователь с низким уровнем доступа, то его корректировки должен принять администратор кнопками «принять» и «отклонить», прежде чем они отобразятся у других пользователей.

Итого

С акциями стало работать куда проще: появилась общая система для создания, редактирования, согласования и продления акций для всех участников цепочки. Сейчас мы продолжаем отлаживать систему управления акциями, отслеживая сложности при работе и собирая обратную связь от сотрудников Novex. Уже сейчас можно заметить, как уменьшилась нагрузка на отдел маркетинга и сократилась энтропия при запуске акций. Раньше все этапы проводили люди вручную, тратили много времени на проверку файлов и все было не прозрачно, потому что происходило в переписках на почте. А сейчас в системе логируются все изменения, участники получают оповещения о них, загруженные акции самостоятельно распределяются в сервисе и отправляют нужные данные в системы учёта.

Если вам интересно детальнее ознакомиться с кейсом про разработку сервиса для управления промоакциями, это можно сделать тут.

  Больше кейсов и решений можно найти в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь!