Зачем компании интранет-портал?

2022-04-22 09:00:24 217

Что такое интранет

Интрасеть, интранет (Intranet) — локальная сеть, развёрнутая внутри организации. По сути, это обычный интернет с привычными ресурсами — форумом, доской объявлений, информационными страницами, но, реализованный так, что доступ к данным имеют исключительно внутренние пользователи — персонал компании.

Между интранет-сервисом и обычной локальной сетью есть только одно отличие — возможность входа в закрытую от посторонних зону через браузер.

В зависимости от задач частная сеть может выполнять функцию файлового хранилища, корпоративного портала, системы управления контентом (ECM) или социальной сети для общения удаленных сотрудников.

Основная идея интранет-решений — создание единой, защищенной системы для эффективного выполнения рабочих задач и удобной коммуникации ограниченного круга пользователей.

Наполнение виртуального пространства интранет-сети может быть любым. Как правило, это набор инструментов, обеспечивающих лучшие условия для реализации корпоративных планов. Среди прочего:

  1. Внутренние документы (устав, структура, инструкции);
  2. данные о сотрудниках (контакты, должности, достижения);
  3. оперативная информация (распоряжения, приказы, объявления);
  4. общая база данных (шаблоны документов, справочные материалы, архив);
  5. средства коммуникации (опросы, форумы, анкеты);
  6. планировщики и программы документооборота.

Зачем нужен интранет

Есть мнение, что разработка внутреннего корпоративного портала требуется лишь большим организациям со сложной структурой. Безусловно, именно крупные компании получают максимум пользы от внедрения частных сетей, однако это не исключает потребности в них и не таких больших предприятий. Вот перечень приоритетных задач, решаемых интранет-сервисами.

Создание единого информационного поля

Пользователи корпоративной сети получают мгновенный доступ ко всем необходимым документам: в удобное время, из любого места и с разных устройств. Такая опция будет особенно важна для компаний с разветвленной сетью филиалов и большим количеством удаленных сотрудников.

Помимо этого, интранет полностью берет на себя возможности email-рассылок: размещенные здесь инструкции, приказы и новости быстро и точно достигнут целевой аудитории.

Обучение сотрудников, FAQ

У компании появляется собственная «база знаний», к которой обращаются новички в поисках решений стандартных и не очень задач или за расшифровкой значений «фирменной» терминологии.

Полноценное собрание наиболее востребованных материалов — протоколов, шаблонов, приказов и т. д., закрывает вопрос обучения, исключая участие наставника, а значит сокращает затраты.

Развитие корпоративной культуры

К примеру, карта целей или иерархическое древо сотрудников компании помогут каждому работнику ясно видеть динамику развития фирмы и степень своего участия в корпоративных достижениях.

Сообщения о важных датах членов коллектива, онлайн-чаты с обсуждениями деловых и личных вопросов, все это доказано работает в деле превращения собрания одиночек в дружную команду.

Оптимизация документооборота

Корпоративный интранет-портал способен упростить коммуникацию и обмен служебной информацией между сотрудниками, предлагая мгновенный доступ к контактным данным и обеспечивая несколько каналов связи прямо внутри системы.

Подключение к интрасети функций документооборота позволяет в режиме реального времени наблюдать соответствие рабочих процессов намеченному расписанию. Для организаций с большим количеством удаленных сотрудников — это большой плюс.

Лучший контроль персонала

Мониторинг бизнес-процессов важен для руководства компании разного размера. Подсистемы интранет позволяют делать это непрерывно: проверить, чем занят отдел или нужный сотрудник, сколько времени заняло решение производственной задачи, узнать, кто опаздывает на работу, а кто задерживается сверхурочно.

Безопасность

Два аргумента в пользу интранет-портала, как средства защиты корпоративной информации: первый — закрытая от посторонних локальная сеть в принципе безопаснее глобальной, хотя бы на уровне ограничения доступа к служебной информации.

Второй: в камерной обстановке, не только поверхностные решения защиты — фаервол, антивирус, фильтры и белые списки работают в несколько раз эффективнее. В ограниченном пространстве, где все на виду, намного проще выявить как потенциально небезопасные места, так и повышенный интерес к ним.

Минусы интранет-порталов

По большому счету, основная часть замеченных недостатков закрытых корпоративных сетей касается психологического климата в коллективе:

  1. Официальность — здесь не приветствуются праздные разговоры, всё подчинено рабочим процессам;
  2. нечеткая обратная связь — руководитель не всегда вовремя и в полной мере может видеть реакцию подчиненных на свои решения;
  3. давление и контроль — персонал может воспринимать интранет, как вездесущего «большого брата», который следит за всеми и напрягает задачами.

Внедрение виртуальной среды в каждой современной организации — вопрос времени, так как подобные инструменты показывают высокую эффективность, помогая развивать предприятие. Тем не менее не стоит забывать, что какой бы полезной ни была грядущая инновация, за всеми процессами в компании стоят живые люди.

Особенности разработки

Общая схема разработки и внедрения интранет-портала выглядит так:

  1. Постановка целей, создание плана работ. На этом этапе определяется целесообразность внедрения интранет-сети, ведется сбор и анализ мнений ключевых сотрудников о предстоящей оптимизации.
  2. Проектирование архитектуры интранет-портала. Собранные на предыдущем шаге данные систематизируются. Ведется визуализация и предварительное тестирование вариантов структуры и контента.
  3. Оптимизация текущих процессов. Период подготовки к внедрению интранет-сети — лучшее время для аудита и устранения слабых мест в существующей бизнес-структуре.
  4. Разработка UX/UI интерфейса портала. Внедрение одобренных ранее вариантов дизайна страниц, элементов и подсистем. Практическое тестирование эргономики проекта, исправление ошибок.
  5. Наполнение интранет-сети информацией. В систему загружаются данные и документы, ведется настройка системы безопасности, закрепляется иерархия прав доступа.
  6. Обучающие мероприятия для персонала. Одновременно с запуском корпоративного портала, сотрудникам рассылается инструктаж о правилах использования сети.

На всех этапах разработки и внедрения корпоративного портала важна обратная связь с заказчиком и сотрудниками. От реакции на претензии и пожелания персонала относительно возможностей интрасети может зависеть конечный результат и оправданность вложений в инновационную систему.

Вывод

По аналогии с обычными сайтами «коробочные» решения проигрывают разработке под условия конкретной компании: так удается учесть все необходимые для реальной оптимизации детали процессов на стороне заказчика.

Безусловно, работа по индивидуальному заказу выходит дороже, чем покупка готовой конфигурации. Однако с учетом настройки и доработок «магазинной» версии, очень часто получается, что общая смета превышает затраты на внедрение кастомной программы, разработанной специально приглашенным подрядчиком.