Что такое ERP-система: классы, особенности, преимущества

Сегодня многие компании используют возможности систем управления финансовой и операционной эффективностью. Однако, как показывает наша практика, многие подобные программы не лишены недостатков.

Главный из них — ограниченная конкретными задачами функциональность. Отдельная система со стандартным набором опций может неплохо справляться с текущими процессами, но становится неэффективной, когда дело касается номенклатурных изменений или расширения бизнеса.

В этой статье мы расскажем о ERP-системах, опишем их особенности и объясним, почему для эффективной адаптации к растущим требованиям, важно иметь собственное ПО (программное обеспечение).

Что такое ERP-система

ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — единая автоматизированная система, призванная обеспечить эффективное взаимодействие подразделений и процессов внутри предприятия, а также оптимальный административный контроль над ними.

Работу ERP-системы можно представить, как повторяющийся цикл последовательных действий, а именно:

  1. Сбор информации;
  2. Ее анализ;
  3. Принятие решений;
  4. Постановка и делегирование задач;
  5. Контроль исполнения;
  6. Получение обратной связи.

Ключевые инструменты систем планирования — автоматизация всех рутинных действий и централизованное управление собранными воедино процессами.

Классические ERP-решения автономны и сконцентрированы на двух зонах ответственности: финансовой и операционной. Они разрабатываются под общие задачи, и хотя учитывают особенности бизнес-ниши, не предполагают активного обмена информацией с внешней средой, аналогичными системами и прикладным софтом.

Их цель — обеспечить максимально комфортную и безопасную связь отделов внутри компании, рост производительности, сокращение доли рутинных операций, сбор и систематизацию данных.

Как правило, смена профиля или масштабирование таких ERP в коммерческой или производственной структуре — непростой период, связанный с необходимостью перенастройки и доработки существующей конфигурации, а это долго, сложно и дорого. В результате оптимизация может затянуться, предприятие рискует потерпеть убытки и проиграть конкурентам.

В свою очередь, современные кастомные ERP-системы, созданные с учетом требований и перспектив конкретной организации не только облегчают внутреннюю коммуникацию и обмен данными, но также предусматривают интеграцию с популярными офисными приложениями, торговыми платформами и CRM-решениями.

В созданной по индивидуальному заказу ERP легче заложить фундамент под предполагаемый объем развертывания, защитить потенциально уязвимые места систем безопасности и конфиденциальности, подготовить программные резервы для устойчивого и бесперебойного сопровождения бизнеса в будущем.

Классификация ERP-систем

Несмотря на внешнюю универсальность, системы автоматизации планирования имеют массу различий, многие из которых являются ключевыми. Поэтому стоит знать о них, если вы планируете разработку ERP на заказ.

Тип лицензии

Как и всякий программный продукт ERP-решения делятся на проприетарные (защищенные патентом) и open-source. Первые, это готовые типовые комплексы с набором стандартных модулей. Даже если какие-то опции ПО вами использоваться не будут, оплатить полную стоимость пакета всё равно придется.

Вторые, бесплатные платформы с открытым исходным кодом. Доступ к ним, как правило, не ограничен. Это позволяет свободно дорабатывать продукт до нужной конфигурации, оплачивая только услуги разработчика.

Назначение

Наиболее применяемый метод классификации. В зависимости от назначения ERP-системы разделяют на следующие категории:

  1. Комплексные — сложные и дорогие программы с обширным инструментарием. Чаще это выбор крупных организаций;
  2. Отраслевые — профильное ПО, ориентированное на конкретную сферу или узкоспециальное производство;
  3. Для малого бизнеса — компактные IT-решения с минимальным набором функций и, соответственно, более низкой ценой.

Небольшие, низкобюджетные ERP-системы не стоит недооценивать. Качественный продукт покрывает потребности заказчика, позволяя избежать лишних расходов.

Особенности архитектуры

Характеристика, от которой зависят сроки внедрения автоматизации и сложность изменения конфигурации системы в будущем. Выделяют два типа ERP-комплексов:

  1. С единой архитектурой — готовые пакеты, связанных между собой приложений;
  2. Модульные — платформы, позволяющие подключать отдельные компоненты на выбор.

Комплексы с единой архитектурой — это сложные, универсальные и дорогие программы, способные решать фактически любые задачи. Тем не менее их мощность может быть избыточной, а многие функции рискуют остаться невостребованными. При этом попытки интеграции новых продуктов или расширение существующей конфигурации могут стать затруднительными.

ERP-системы модульного типа кажутся более оптимальным решением. Во-первых, заказчику не нужно оплачивать функции, которые не будут востребованы, ограничив сборку модулями, необходимыми в текущем периоде. Во-вторых, последовательное подключение компонентов, значительно упрощает и ускоряет ввод в эксплуатацию всего комплекса.

Размещение

Существуют десктопные ERP-программы — они устанавливаются и работают локально, в рамках аппаратного парка компании, а есть веб-приложения, которые используют браузер как среду.

Важно: большинство веб-приложений по умолчанию совместимы с портативными устройствами — планшетами, смартфонами.

Тип доступа

В зависимости от условий размещения и количества доверенных пользователей выделяют следующие виды ERP-систем:

  1. Приватные — полностью закрытые структуры, расположенные на максимально защищенных серверах;
  2. Публичные — обычные облачные сервисы, доступные посвященным пользователям;
  3. Гибридные — симбиоз указанных выше решений, их отличает высокая способность к адаптации и быстрому расширению.

Важно: чем более защищена система, тем дороже ее содержать. В этом отношении наиболее надежный, но и дорогой вариант — изолированные приватные ERP. Публичные программы менее надежны, но и стоить будут при этом на порядок дешевле.

Преимущества использования ERP-систем

Решения для комплексной оптимизации ресурсов — отличный элемент современного бизнеса. Их внедрение способно вывести оперативный контроль и автоматизацию процессов на новый, более совершенный уровень.

Универсальность

Применение ERP возможно на производствах разного профиля и масштаба. Программное обеспечение для автоматизации показывает положительную динамику изменений бизнес-процессов как в промышленном секторе, так и в коммерции, сфере услуг — финансы, торговля.

Гибкость

Современные ERP-системы совместимы с аналогами и популярным прикладным софтом. Они подключаются к текущим процессам компании и при необходимости меняют масштаб, подстраиваясь под новые условия.

Важно: небольшие, разработанные на заказ системы более адаптивны, чем универсальные мегакомплексы.

Единая среда

Внедренная на предприятии ERP объединяет контент на всех уровнях в общую информационную среду с четким регламентом и стандартными протоколами. Такой подход способен значительно сокращать издержки, оптимизировать взаимодействие подразделений, упростить процесс постановки задач и контроль над их исполнением.

Безопасность

Распределенные права доступа, автоматическое резервное копирование, возможность использовать актуальные решения для защиты баз данных и файлового трафика в режиме реального времени — это лишь краткий перечень возможностей ERP-комплекса.

Прогнозирование и учет

Автоматические системы оптимизации процессов отличаются от прикладных специализированных решений масштабом проникновения в образующие процессы. Они объединяют все отделы, интегрируются во все каналы коммуникаций, контролируют все транзакции. Упорядоченные ERP-программой ресурсы проще учитывать.

Недостатки ERP-систем

У программ для планирования ресурсов два заметных недостатка: необходимый период адаптации к ним и цена комплекса. Поэтому планируя внедрение, этот шаг стоит рассматривать, как вложение на перспективу масштабирования компании.

Из менее значительных минусов ERP, которые тем не менее могут стать проблемой, можно выделить:

  1. Сложность в освоении персоналом, возможно понадобится дополнительное обучение;
  2. Требовательность к аппаратному обеспечению — компьютерам, серверам для бэкапа, сетевому оборудованию;
  3. Необходимость в дополнительной защите корпоративной информации, переведенной из бумаги в цифровой мир;

Важно: большей части указанных проблем можно избежать, попутно сократив издержки, если перед установкой системы провести анализ работы компании. Аудит позволит целенаправленно скорректировать неэффективные процессы.

Процедура внедрения ERP-системы

Существует три базовых подхода к внедрению ERP-решений:

  1. Пошаговый — автоматизация проходит поэтапно, в строгих рамках выбранных направлений. Очередной модуль подключается только после отладки и запуска предыдущего. Метод снижает вероятность глобальной неудачи по внедрению, но вместе с тем может занять достаточное количество времени
  2. Комплексный — программное обеспечение устанавливается сразу. В этом случае может возрасти риск проблем с адаптацией ПО. Чаще применяют к небольшим предприятиям с простой организационной структурой.
  3. Комбинированный — система ERP устанавливается на всех направлениях одновременно, но в несколько этапов. Подход считается наиболее эффективным, так как позволяет проводить оптимизацию максимально быстро, не теряя при этом качество.

Схема внедрения

Независимо от выбранной методики, установка ERP-систем подразумевает соблюдение определенного порядка действий.

Подготовка

Перед покупкой системы необходимо провести предпроектное исследование бизнес-процессов компании, на предмет выяснения целесообразности автоматизации. На этом этапе ставят задачи, фиксируют ожидания от реорганизации структуры, оценивают бюджет.

Составление плана

Если при подготовке не выявлены критические проблемы, а текущие процессы достаточно стабильны, можно приступать к формированию детального технического плана автоматизации планирования, который проектируется при взаимодействии команды специалистов и заказчика.

Дизайн и программирование

Разрабатывается удобный и комфортный дизайн. Затем разработчики проектируют систему на выбранном фреймворке.

Тестирование и установка

В этот период происходит установка ПО, перенос и сверка данных. По отдельности и совокупно тестируется работоспособность модулей системы.

Обучение персонала

Сотрудники знакомятся с программой, при необходимости организовывается ознакомительный курс. Создаются инструкции, определяющие порядок действий в штатных ситуациях и при сбоях.

Запуск

Система вводится в эксплуатацию, проходит финальная настройка параметров безопасности и учета.

Вывод

Масштабные системы автоматизации управления процессами отличный метод для масштабирования компании в современной конкурентной среде. Сегодня ERP-системы, возможно, наиболее эффективный и комфортный способ оптимизации работы предприятия.