Особенности создания систем электронного документооборота

Что такое СЭД?

Система электронного документооборота — это автоматизированное решение для управления информацией компании на всех этапах и уровнях: от создания и редактирования до пересылки и архивации. В перечень ключевых функций СЭД входит маршрутизация документов, их поиск, конвертация, классификация и разграничение прав доступа.

К очевидным достоинствам этих систем, также относятся неограниченная масштабируемость и гибкость при интеграции с локальной ит-инфраструктурой объекта.

Цель внедрения СЭД — организация эффективной среды, в которой документооборот предприятия имеет единый протокол делопроизводства и общую базу данных.

Применение специализированных систем существенно упрощает и оптимизирует процессы обработки информации независимо от формы носителя.

Практика показывает, переход на электронную систему обращения документов открывает новые перспективы доходности в экономическом секторе и повышает эффективность внутреннего и межведомственного взаимодействия общественных и муниципальных организаций.

Функциональные возможности СЭД

Любая современная система электронного документооборота может выполнять задачи, которые выходят далеко за рамки потребностей традиционного делопроизводства. Ниже перечень того, что рядовая СЭД обеспечивает по умолчанию.

Сбор информации

Сочетая автоматизацию сбора данных с цифровых источников и технологию потокового/массового сканирования (создание электронного образа бумажного документа) СЭД кратно увеличивает скорость обработки и классификации информации независимо от объема.

Архивация

Централизованное хранение цифрового контента позволяет свести воедино ключевые процессы, связанные с финансами, управлением и учетом. Классификация файлов при помощи административных и структурных метаданных а также, семантический анализ (опционально), сокращают время поиска информации и ускоряют делопроизводство.

Совместная работа с документами

Стандартизация задач, документов и уведомлений значительно упрощает практику взаимодействия как внутри компании, так и с внешними ресурсами. Обмен файлами в сети СЭД занимает секунды, а удобный контроль статуса контента — доставлен, редактируется, подписан, сводит к минимуму задержки в исполнении задач.

Иерархия доступа

Системы электронного делопроизводства позволяют устанавливать различный уровень прав доступа к файлам и документам. Детально регулируя границы контакта персонала с конфиденциальными данными, от запрета на просмотр и копирование до разрешения на редактирование, СЭД служит надежным барьером от утечки информации.

Резервное копирование

Любые изменения в структуре оборота и хранения документов фиксируются программой, которая сохраняет копии всех версий файлов до и после преобразования. Регулярное резервное копирование гарантирует восстановление полного объема данных при сбое, случайном удалении или вирусной атаке.

Безопасность и защита

Отказоустойчивость СЭД обеспечивается упомянутой выше централизованной формой хранения данных. При отказе любой прикладной системы, информация остается доступной в электронном архиве, что позволяет не прерывать бизнес-процессы до возвращения инфраструктуры в штатный режим.

Любая внедренная система электронного документооборота неизменно повышает исполнительскую дисциплину, помогает развитию корпоративной культуры и наделяет предприятие конкурентными преимуществами.

Немного об ЭДО

СЭД — это мультипрограммная, универсальная платформа, упрощающая делопроизводство. Она передает, преобразовывает, классифицирует и хранит файлы, предоставляя к ним доступ доверенному персоналу компании или клиентам.

Электронный документооборот (ЭДО) — важнейшая составная часть СЭД, базис, обеспечивающий внутренний обмен цифровым контентом, при помощи протоколов шифрования, по защищенным каналам связи. Решение обычно используется на ответственных направлениях, связанных с пересылкой важных, юридически значимых документов.

Опасения, которые бизнес еще недавно испытывал по поводу несовершенства защиты каналов обмена информацией и затрат на внедрение электронного документооборота, не нашли подтверждения. Все большее число независимых участников рынка и государственных структур, ответственных за разные секторы в экономике и управлении, переходят на ЭДО.

Типы СЭД

Системы электронного документооборота — сложные структуры с различной спецификой и возможностями. Поэтому, перед тем как принимать решение о внедрении, следует заранее определиться с требованиями компании и разобраться в типологии СЭД.

Электронный архив

Системы этого типа решают только две задачи — хранение и оптимизация поиска документов. Для больших массивов данных — это крайне полезное решение, которое позволяет исключить потерю важной информации и обеспечивает мгновенный доступ к любому файлу в хранилище. Функцию ЭДО, такие платформы, по умолчанию поддерживают редко.

Workflow-системы

Приложения, созданные с целью координации потока документов согласно регламенту, установленному компанией. При помощи workflow-СЭД легко автоматизировать шаблонные действия: прием и регистрацию заявок клиентов, делегирование их свободным сотрудникам и т. д.

В рамках таких систем уже возможен оборот документов между сотрудниками и подразделениями, назначение статуса и сроков обработки данных.

Классические (базовые) СЭД

Говоря о внедрении классической системы электронного документооборота, чаще всего, имеют в виду полный перевод в нее делопроизводства компании как внутренний, так и внешний.

Внедрение СЭД классического типа, особенно варианта «из коробки», иногда связано с определенными трудностями — новые принципы работы могут быть некомфортны для персонала. К тому же организации придется перестраивать привычные процессы и связи под новые требования.

Тем не менее выбор базовых СЭД, особенно для крупных организаций, почти всегда оправдан.

Low-code СЭД

Визуальная простота интерфейсов, доступная логика и максимально естественная функциональность делает СЭД-решения на базе Low-code обоснованным выбором для небольших компаний и производств с потребностью в частых видоизменениях регламента процессов.

Чем больше возможностей предлагает система оборота документов, тем она дороже и требовательней к административным и ит-ресурсам компании. В свою очередь, версии с модульной сборкой или ограниченным набором функций, могут стать выходом там, где нет потребности в глобальной реорганизации делопроизводства, но есть запрос на порядок в документах.

Преимущества СЭД

Классическая система электронного документооборота с набором ключевых функций прочно зарекомендовала себя как результативный инструмент, удобный для предприятий и организаций любого рода деятельности и масштаба.

Актуальная реалиям 2022 года СЭД имеет массу достоинств:

  1. Создает прозрачность потока документов и процессов внутри компании — все манипуляции с файлами легко отслеживать и контролировать;
  2. Укрепляет исполнительность и дисциплину персонала — мониторинг открытых систем удобен для наблюдения результатов и реакций;
  3. Снижает потери времени, исключая из бизнес-процессов рутину — нет необходимости в длительном поиске и согласовании документов;
  4. Обеспечивает защиту информационной базы от утечек, строго регламентируя права доступа и контролируя безопасность данных;
  5. Работает в русле принципов, заявленных в международных стандартах качества ISO и государственных нормативных реестрах;
  6. Повышает производительность, за счет высвобождения ресурсов, затрачиваемых на ручную обработку документов;
  7. Сохраняет полную историю изменений файловой базы и структуры делопроизводства компании;
  8. Создает условия для объединения любого числа пользователей с контролем потоков между подразделениями.

Определенных стандартов и законных актов для СЭД, как для электронной бизнес-системы, в правовом поле РФ практически не существует. Разработчики, а затем пользователи таких систем, чаще всего ориентируются на рекомендации и нормы бумажного делопроизводства.

Недостатки СЭД

Выраженных изъянов у СЭД, как технического решения, нет. Большая часть негативных реакций от практики внедрения электронного оборота, связана скорее с естественным нежеланием выйти из зоны комфорта и периодом адаптации к нововведениям.

  1. Стоимость СЭД пропорциональна количеству сотрудников компании, с доступом к системе. Для масштабных организаций, нуждающихся в развернутой базовой версии ПО, такое приобретение обойдется недешево.
  2. Настройка и обслуживание СЭД требуют квалифицированных кадров, которым также нужно платить. Исключение — сервисы на основе Low-code, для администрирования которых не нужны навыки программирования.
  3. Адаптация персонала к новым правилам делопроизводства может занять некоторое время, в течение которого КПД бизнес-процессов предприятия будет невысоким.
  4. Наличие СЭД у компании не гарантирует ее параллельного использования партнерами и поставщиками. Бумажный документооборот отдельных контрагентов может свести к минимуму преимущества электронной системы.

Следует понимать, что само по себе внедрение СЭД вряд ли станет заметным стимулом развития компании, если в основе регламента останутся прежние принципы и отношение к обработке информации. Перестройка сознания людей, участвующих в процессе, может занять неожиданно больше времени, чем предполагалось. Здесь многое зависит от настроений руководства и кадров, ответственных за ввод продукта в эксплуатацию.

Вывод

Массовый перевод делопроизводств на системы электронного документооборота неизбежен с учетом новых реалий. Несовершенные процессы обмена информацией, подразумевающие использование «физического» носителя — бумаги, будут тормозить развитие компании, заставляя расходовать ресурсы на необязательную рутину и вести к стагнации.

Очевидно, что заменить устаревший формат не всегда просто — для этого нужен комплексный подход к автоматизации делопроизводства, который может занять время и потребовать немало средств, но результат превзойдет ожидания.

Профессионально внедренная СЭД, в союзе с грамотно подобранными прикладными модулями и сервисами, гарантированно увеличит скорость и качество обработки информации на всех уровнях компании и поможет зримо отстроиться от конкурентов, манкирующих возможностями современных технологий.