Как писать, как Уоррен Баффет, или не как он

2017-09-06 12:19:26 888

Компания Flexbby создает программные решения в области автоматизации, которые повышают эффективность бизнес процессов в организациях, в том числе помогают упростить, сделать более прозрачными коммуникации между сотрудниками, а также между компанией и внешним миром. Но автоматизация не может решить все вопросы качества коммуникаций. Поэтому мы публикуем также материалы, которые затрагивают темы вне нашей компетенции, но способствуют нашему общему делу.

Предлагаем перевод статьи, опубликованной в 2017 году в журнале Forbes. Автор – управляющий партнер компании, предоставляющей услуги консалтинга в области коммуникативных навыков. Учимся на примере выдающегося бизнесмена Уоррена Баффета, как быть эффективными, когда обращаемся к аудитории письменно.

BE FLEXBBY!

Как писать, как Уоррен Баффет, или не как он.

Автор Jay Sullivan, Managing Partner, Exec-Comm LLC

Письмо Уоррена Баффетта 2016 года акционерам было опубликовано на прошлой неделе. Это самая долгожданная бизнес публикация года и, наверное, более читаемая, чем объявления SEC (Комиссии по ценным бумагам и биржам). Оно легко и приятно читается. Помимо того, что оно рассказывает об изменениях в компании Berkshire Hathaway, оно читается как учебник бизнес-школы. Баффет играет роль в области бизнеса и финансов, как Карл Саган - в области астрономии, и Альберт Эйнштейн – в области всего сущего; он доносит сложные идеи понятным языком.

Изложить сложный материал простым языком не значит “выхолостить” свой материал. Любой идиот может сделать что-то простое сложным для восприятия. Только умный, скурпулезный автор способен доступно изложить что-то сложное. Баффет справляется с этой задачей. Какие уроки мы можем извлечь, знакомясь с письмом Баффета?

1. Сделать письмо личным. Ваши слова должны звучать как исходящие от одного человека и направленные к другому человеку. Создайте впечатление разговора. Ваше письмо будет иметь большее влияние, если вы меньше сфокусируетесь на себе и содержании вашего контента, и больше на том, что аудитория пытается узнать из вашего контента. Вы сможете достичь этой цели, если вы будете писать в разговорном стиле, где меньше барьеров между вами и аудиторией.

Во-первых, используйте личные местоимения. В начале своего письма 2016 года Баффет обозначил, кто стоит во главе компании Berkshire – он и Чарли Мангер. После этого становится понятным, что подразумевается под словом “мы”. Его письмо написано от первого лица, имея в виду себя и свою команду, как “я” и “мы”. Что еще более важно, он напрямую обращается к читателю. Он использует слова “вы”, “ваш” или “ваши” более чем 100 раз.

Во-вторых, используйте риторические вопросы. Могут ли риторические вопросы помочь? Однозначно. В презентации и в вашем письме риторические вопросы создают имитацию диалога. Ваша аудитория слышит, как вы отвечаете на вопрос. И это совершенно неважно и обычно никто на это не обращает внимания, что вы сами задали вопрос. Вся аудитория слышит, что ваше внимание обращено к ней, нежели сам разговор. Шесть раз в своем письме Баффет использует риторические вопросы, чтобы создать подобный разговор с читателем.

2. Писать так, как вы говорите. Поскольку у всех нас разный стиль, ваша разговорная речь в письменном изложении будет звучать иначе, чем у Баффета. Он общительный, представитель среднего Запада, восьмидесятилетний, невероятно успешный бизнес-лидер. А вы - это вы. Не пытайтесь быть им; это не будет работать. Способ расположить к себе аудиторию, письменный стиль Баффета соответствует его конкретной личности. Если вы когда-либо видели его во время интервью, вам знаком позитивный настрой, обаятельный голос и интеллектуальные шутки простодушного Баффета. И вы можете практически “слышать” его голос, читая его слова.

В письме Баффет признается, что он допустил ошибки относительно некоторых ключевых решений по компании, в частности, выпуска акций компании. Он даже говорит, что он “лучше подготовится к колоноскопии, чем выпустит акции Berkshire”. Не многие главы компаний могли бы осмелиться на такого рода заявления в письме акционерам; это сильный ход. Большинство людей не выглядели бы естественно в попытке быть столь же откровенными, как он в своих высказываниях. Если вы используете более формальный подход в коммуникациях, если вы не настолько живо или образно умеете выражать свои мысли, не пытайтесь это делать в письменной речи. Вам будет трудно писать, а вашему читателю – читать. Как только вы закончите писать, прочтите каждое предложение вслух. Можете ли вы представить, что говорите это кому-то? Если нет, то что бы вы сказали? Запишите это.

3. Сохраняйте простоту. В Microsoft Word есть функция оценки ‘читабельности’ документов. Читайте в конце статьи, как активировать эту функцию. После того, как вы запустите проверку орфографии в вашем документе, вы можете просмотреть основную статистику о вашем тексте. Это может открыть вам глаза. Удобочитаемость письма Баффета от 2016 года программа Word определяет на 9-10 уровне понимания. Это означает, что типичный десятиклассник может понять смысл любого абзаца письма Баффета с первого раза. Это написано для аудитории инвесторов с бизнес образованием, но при этом чтобы понять написанное, от вас не требуется использования знаний, полученных на программе МВА. Он изложил сложные идеи так, что их можно понять без труда.

Опять же, основываясь на статистику читаемости, в письме Баффета в среднем 4.9 символов в слове. Это означает, что резюме деятельности компании Berkshire за 2016 год ни что иное, как набор коротких слов из четырех букв. Он не усложняет вещи. Кроме того, если в предложении больше 17 слов, читатель будет прилагать усилия, чтобы усвоить смысл написанного. Средняя длина предложения Баффета – 13,5 слов.

Активируйте функцию статистики читаемости в Word. Стремитесь к соответствию текста более низкому классу (порогу) для понимания. Если вы пишете на уровне понимания третьего или четвертого класса, вы не будете восприниматься как школьник третьего или четвертого класса. Вы будете восприниматься, как уверенно излагающий свои мысли человек, способный сделать вещи простыми и доступными для понимания других. Если показатель читаемости превысит 10, попробуйте разбить длинные предложения на два, или использовать более короткие слова, где это уместно. Но не переусердствуйте. Просто подумайте о том, как сделать текст проще для понимания вашей аудиторией.

Для Активации Статистики читаемости:

На Mac:

1. Нажмите на “Word/Слово” в верхней части экрана.

2. Нажмите Кнопку “Preferences/Настройки”.

3. Нажмите кнопку “Spelling and Grammar/ Правописание”.

4. Поставьте галочку напротив “Show Readability Statistics /Показать статистику читаемости”.

5. Проверьте орфографию текста.

На PC:

1. File/Файл.

2. Options/Параметры.

3. Proofing/Правописание.

4. Уст Поставьте галочку напротив “Показывать статистику читаемости”.