Экстренный перевод на «удаленку» застал врасплох все категории бизнеса, не исключением стал рынок рекламы. Агентский бизнес связан с большим объемом командного взаимодействия, и стандартные офисные процессы не так легко адаптируются к реалиям удаленной работы. Операционный директор 
SA MEDIA GROUP Владислав Давиденко рассказал, как компания встретила изменения на рынке и в медиапотреблении во время пандемии.
Комплекс первоочередных мер
Многократно возросла нагрузка на команды рекламных агентств. Рынок столкнулся сразу с двумя вызовами — настроить работу в удаленном формате без ущерба для клиентского сервиса и сделать это в условиях многократно возросшей нагрузки при снижении рекламных бюджетов своих клиентов.
Мы не планировали столь резкого перехода в режим удаленной работы этой весной и не имели готового плана по переводу. На начальном этапе мы действовали в рамках первого приоритета — за неделю убедиться, что у каждого сотрудника есть техническая возможность подключения к корпоративным ресурсам в удаленном формате.
Вторым этапом был разработан комплексный подход, который закрывал следующие задачи:
- удобство доступа к информации, качество взаимодействия и безопасность;
- контроль над уровнем загрузки каждого сотрудника и подразделений в удаленном формате;
- информированность сотрудников;
- высокий уровень вовлеченности сотрудников и социальная ответственность группы перед командой.
Первый пункт был закрыт за счет системы удаленного доступа к корпоративным серверам, которая ранее существовала, но была маштабирована для всех сотрудников. Корпоративная платформа Gsuite обеспечила коммуникацию в удаленном формате: видеовстречи, перевод отчетности в электронные таблицы, настройка дашбордов. Ускорилось начатое до пандемии внедрение корпоративного мессенджера Slack, который позволил объединить операционную коммуникацию всех сотрудников, контролировать частоту и качество взаимодействия на уровне статистики.
Контроль над сотрудниками
Уровень загрузки в очном формате контролировать намного проще, чем удаленном. Карточки при входе в офис больше никто не прикладывает, количество и факт выполнения задач контролировать сложно, как и присутствие сотрудника на удаленном рабочем месте. Мы смогли выстроить многоуровневую систему, которая позволяла оценить загрузку и качество работы сотрудников и отделов на основе нескольких параметров:
- статистика работы в Gsuite (количество писем, время работы в таблицах и отчетах);
- экранное время и профиль используемых сотрудником ресурсов за счет софта Yaware;
- статистика из Slack, start-stop рабочего дня каждого сотрудника;
- ежедневный план/факт или факт по задачам каждого сотрудника в зависимости от отдела.
Задачи первого и второго приоритета формировались и контролировались в системе Wrike, которая позволяет оценить прогресс по приоритетным в условиях кризиса блокам. Эти данные нам удалось свести в дашборд-отчеты, которые позволили оценить продолжительность работы, ее качество, качество планирования по каждому сотруднику и отделу, которым система сама выставляет оценку. По результатам отчетного периода можно оперативно понять, где есть проблемы, вникнуть в причины и исправить их.
Необходимого уровня информированности в условиях отсутствия офисной коммуникации смогли достигнуть за счет создания веток по направлениям в каналах Slack. Были созданы общие каналы для информирования всей команды по общим вопросам.
Ни шанса на выгорание
HR- и PR-отделы совместными силами подготовили программу для дистанционного обучения сотрудников, развлекательные материалы, готовили подборки книг и фильмов к просмотру. В терминологии группы появился такой термин, как «видеокофебрейк», когда вся команда собиралась и в непринужденной манере обсуждала насущные события в компании. Тренеры корпоративного клуба единоборств Fighting sport arts проводили два раза в неделю видеотренировки по кроссфиту, а корпоративные видеоконференции с квизами позволили создать атмосферу присутствия в офисе, хоть и не в полной мере.
Была организована доставка санитайзеров, перчаток и масок всем сотрудникам группы, по необходимости доставлялись другие товары первой и не первой необходимости. Важно было донести, что люди и компания хоть и на расстоянии, но одно целое, где каждый поддерживает друг друга.
Адаптация офисного пространства
Не с первого раза, наверное, даже не со второго, но в разрезе трех недель нам удалось выстроить рабочую инфраструктуру, которая позволила работать иногда даже более эффективно, чем раньше, прозрачно оценивать загруженность команды, качество и сроки выполняемых задач.
Этот опыт показал, что часть отделов не нуждается в постоянном присутствии в офисе, а зависимости от него больше нет. В середине карантина, собственник группы Андрей Сущик, поставил задачу проработать архитектуру и экономику так называемого online офиса, который позволил бы решить следующие задачи:
- подключать новых сотрудников и команды к удаленной работе быстро и гибко;
- обеспечить безопасное присутствие в офисе тем коллегам, которые нуждаются в нем на постоянной или периодической основе;
- продумать архитектуру и экономику постоянной удаленной работы для половины сотрудников SA Media Group.
Первый вопрос был решен в рамках второго этапа перехода на «удаленку», мы лишь регламентировали выдачу доступов к ресурсам и инструментам новым сотрудникам и процесс контроля.
Подход к безопасности основан на рекомендациях российских инстанций и международном опыте коллег. Офис был оборудован санитайзерами, сенсорными урнами, проводилась и проводится еженедельная обработка офиса. На входе в офис у сотрудников замеряется температура, был введен режим обязательного ношения масок, которые также выдавались при входе. Сейчас мы заканчиваем проработку офисного пространства с учетом социальной дистанции, а наш отдел разработки тестирует систему бронирования общих рабочих мест, когда сотрудники в соответствии с графиком и утвержденной логикой могут забронировать себе рабочее место и выйти на работу в офис. Часть рабочих мест остаются закрепленными для тех, кому присутствие в офисе и очное взаимодействие важнее других.
Планы на будущее
Такой формат уже работает в тестовом режиме, мы заканчиваем проработку расписания вывода сотрудников, учитывая профиль и задачи каждого подразделения. В планах — сохранять и модернизировать формат частичной удаленной работы до конца года.
Конечная цель онлайн-офиса — гибкость и адаптивность команды к аналогичным пандемии ситуациям, безопасность сотрудников и возможность подключать новые команды, где бы они ни находились. Многие западные и российские компании пошли по этому пути еще до пандемии, потому что такой подход часто экономически целесообразнее и даёт больше гибкости командам и бизнесу при решении их задач.
На пути реализации онлайн-офиса невозможно избежать ошибок и переделываний с нуля, потому что не существует универсальной инструкции. Это процесс, затрагивающий основные рабочие процессы, такие как коммуникации, техническую оснащенность, трудовой распорядок, бизнес-процессы. Рад, что нам выпало реализовывать такой проект, это дало много новых идей и компетенций.
Сейчас многие компании проходят такой же путь. Я буду рад поделиться опытом с коллегами, потому что верю во взаимовыручку и силу коллективного разума.
