Отказное письмо для маркетплейсов: что это и нужно ли оно товару

Продавцы часто думают, что отказное письмо — это сертификат попроще. Это не так. Письмо ничего не разрешает. Оно только фиксирует, что конкретный товар не попадает под обязательную сертификацию и декларирование. Ниже разберём, когда оно нужно и куда его нести на Ozon и Wildberries.

Коротко

1. Отказное письмо не заменяет сертификат или декларацию. Если на товар они обязательны, письмо не подойдёт.
2. Письмо пишут про один конкретный товар. На другие модели его переносить нельзя.
3. Сначала узнайте статус товара, потом выбирайте документ. Если сделать наоборот, площадка вернёт карточку.
4. Ozon принимает письмо как документ качества. На Wildberries его в карточку не грузят.

Что такое отказное письмо

Это информационное письмо. В нём сказано: товар проверили и увидели, что обязательной сертификации или декларации для него нет. Документ называют по-разному: отказное письмо, информационное письмо, письмо об отсутствии обязательной сертификации. Смысл один.

Слово «отказное» сбивает с толку. Это не отказ в сертификации и не плохие результаты испытаний. Просто обязательной проверки для этого товара нет.

Единой формы письма в законе нет. В реестре Росаккредитации (ФГИС) его не регистрируют, как сертификат или декларацию. Поэтому всё держится на описании товара: наименование, изготовитель, модель или артикул, назначение, материал или состав, где товар применяют. Чем точнее описание, тем проще сверить письмо с карточкой и упаковкой.

Нужно ли письмо вашему товару

Правила «каждому товару нужно письмо» нет. Оно пригодится, только если сошлись два условия: обязательной сертификации у товара нет, а площадка или покупатель просят это подтвердить.

Если товар попадает под технический регламент или обязательный перечень, нужен сертификат или декларация. Отказное письмо тут не поможет, даже если кабинет показывает его среди вариантов загрузки.

Увидели в кабинете требование загрузить документ? Действуйте по порядку:

1. Опишите товар: название, назначение, материал, конструкция, модель.
2. Сверьте характеристики с техническими регламентами и перечнями.
3. Откройте правила площадки и посмотрите, какой документ и в каком формате она принимает.
4. Если обязательных требований нет, подойдёт отказное письмо. Если есть, оформляйте сертификат или декларацию.

Ozon: куда загружать письмо

Это не особый документ «для Ozon», а обычное информационное письмо по вашему товару. На Ozon его добавляют в раздел «Сертификаты качества». Подробнее: как получить отказное письмо на товар для Озон.

Площадка смотрит не только на файл, но и на то, совпадает ли он с карточкой. Название, артикул, модель и назначение должны сходиться в трёх местах: в письме, в карточке и на упаковке. Если в письме указана бытовая вещь, а в карточке оборудование или детский товар, Ozon может запросить дополнительные документы.

Одно письмо нельзя без проверки ставить на разные товары. Даже у похожих по названию изделий статус может отличаться.

Wildberries: письмо в карточку не грузят

На Wildberries всё иначе. Отказное письмо в карточку не прикладывают. Его оставляют у себя и показывают, если площадка спросит. Если разрешительные документы не нужны, в карточке ставят галочку «Документы, подтверждающие безопасность, не требуются».

Номер отказного письма нельзя вписывать в поле номера сертификата или декларации. Это неверно.

Правила маркетплейсов меняются. Перед загрузкой откройте актуальные требования в кабинете продавца. Если файл приняли раньше, это не значит, что примут и новый.

Как оформляют письмо в «Реестре Гарант»

Мы начинаем не с документа, а с товара. Сначала выясняем, что это за продукция и нужна ли ей обязательная оценка. Только потом готовим отказное письмо по сертификации. Так письмо не получает товар, которому нужен сертификат.

1. Вы присылаете описание товара, фото, маркировку и документы изготовителя.
2. Мы уточняем назначение, материал, конструкцию и область применения.
3. Сверяем товар с техническими регламентами и перечнями.
4. Сравниваем описание с карточкой на Ozon, Wildberries или другой площадке.
5. Если обязательной оценки нет, готовим письмо с описанием товара.

Иногда описание слишком общее. Тогда мы задаём уточняющие вопросы. Например, про запчасть нужно знать, к какой технике она подходит, а про изделие из ткани — для чего его используют.