Дешевле в счёте, дороже для бизнеса: как применять ИИ в закупках

Егор Евдокимов, основатель ABC Industrial

Закупщик приносит три предложения. В первом сумма ниже на 80 тысяч рублей. На первый взгляд выбор очевиден: берём его, фиксируем экономию, передаём счёт на оплату.

Но прежде я бы задал один вопрос: мы сравнили стоимость одинакового результата?

Один поставщик включил доставку, другой указал самовывоз. У одного материал подготовлен под нужные размеры, у другого потребуется дополнительная обработка. В одном предложении есть обязательный комплект элементов, в другом его предстоит докупить.

В таблице закупок эти предложения могут выглядеть как три цены на одну позицию. Для производства это три разных набора работ и расходов.

В модульном строительстве, которым занимается ABC Industrial, закупку полезно оценивать через следующий этап: что именно получит цех и сможет ли сразу использовать это в работе. Здесь я вижу содержательную задачу для искусственного интеллекта.

Что считать экономией

Низкая цена сама по себе не проблема. Поставщик действительно может предложить лучшие условия благодаря своему оборудованию, загрузке или наличию материала.

Проблема возникает, когда экономию объявляют до того, как предложения привели к сопоставимому виду.

Допустим, компании нужен комплект материалов для конкретного заказа. Сравнивать нужно одинаковое количество, характеристики, степень готовности и место получения. Отдельно стоит проверить условия оплаты и момент, от которого поставщик отсчитывает срок.

«Десять дней после оплаты» и «десять дней после согласования чертежей» могут привести к разным датам поступления. Даже если в сводной таблице в обоих случаях написано «10 дней».

Поэтому первая задача закупок - определить, что именно компания покупает за указанную сумму.

Как преимущество в 80 тысяч превращается в переплату

Возьмём условный пример. Все суммы приведены на одинаковой налоговой базе, характеристики и количество материалов сопоставимы.

Поставщик А предлагает комплект за 920 тысяч рублей. Поставщик Б - за миллион.

Разница составляет 80 тысяч в пользу первого предложения. Но после уточнения состава выясняется:

1. доставка у поставщика А оплачивается отдельно и стоит 45 тысяч рублей;
2. необходимая обработка обойдётся ещё в 35 тысяч;
3. обязательные элементы комплекта, отсутствующие в предложении, стоят 25 тысяч.

У поставщика Б эти позиции включены в цену.

Стоимость варианта А после приведения к одинаковому составу получается 1 миллион 25 тысяч рублей. Вариант Б остаётся на уровне миллиона.

Первоначальное преимущество в 80 тысяч превращается в дополнительные расходы на 25 тысяч.

Здесь нет сложной финансовой модели. Достаточно проверить, какие работы и позиции входят в предложение. Но именно эта проверка требует времени: открыть вложения, сопоставить формулировки, уточнить исключения, получить ответы.

И здесь ИИ может быть полезен.

Что поручить ИИ до выбора поставщика

Я бы начинал с подготовки сравнительной таблицы по конкретной закупке.

На входе нужны утверждённая потребность компании, предложения поставщиков и относящиеся к ним уточнения. Без исходного требования система сможет сравнить документы между собой, но не определит, хватает ли их для выполнения заказа.

Для каждого предложения ИИ может подготовить разбор:

1. какие позиции и работы включены;
2. что явно исключено;
3. какие характеристики отличаются от запроса;
4. как сформулированы срок и условия его отсчёта;
5. какие сведения отсутствуют и требуют уточнения.

У каждого существенного вывода должен быть источник: пункт предложения, строка спецификации или ответ поставщика.

Особенно важно различать два состояния: «не входит в цену» и «в документе не указано».

Если доставка не упомянута, нельзя автоматически прибавить её стоимость или решить, что она бесплатна. Правильный результат анализа - вопрос поставщику. До получения ответа итоговая стоимость остаётся неполной.

Такой помощник полезен тем, что готовит предметный разговор. Вместо общего «пришлите окончательную цену» закупщик задаёт конкретные вопросы о составе поставки.

Техническую замену нельзя принять только по похожему названию

В предложениях могут встречаться материалы с похожими обозначениями и разными характеристиками. Или поставщик предлагает аналог, который дешевле и быстрее доступен.

ИИ можно поручить выделить отличия и показать их специалисту. Решение о допустимости замены принимает инженер, отвечающий за требования проекта.

Иначе возникает опасная ситуация: система аккуратно заполнила таблицу, объединила похожие позиции и скрыла различие, которое влияет на результат.

Для закупки важно сохранить исходные формулировки. Если сопоставимость не подтверждена, у позиции должен оставаться понятный статус: требуется техническая проверка.

Сравнение цен имеет смысл после того, как компания убедилась, что оба варианта ей подходят.

Сроки и риски стоит показывать отдельно от подтверждённых расходов

Доставка за 45 тысяч, подтверждённая перевозчиком, - конкретная сумма. Возможная задержка поставщика - пока сценарий.

Я бы не смешивал их в одной колонке без пояснений. Иначе получится точный на вид расчёт, основанный на предположениях.

Удобнее разделить результат на три части:

1. Подтверждённые затраты.
2. Неизвестные условия, по которым нужен ответ.
3. Сценарии, способные изменить стоимость или срок.

Например: материал должен поступить до определённой производственной операции. В предложении срок указан от согласования чертежа, а чертёж ещё не согласован. Это повод проверить график. Но автоматически записывать компании несколько дней простоя и считать их стоимость рано.

ИИ может подсветить зависимость. Производство и закупки должны определить, есть ли реальная угроза и какие действия нужны.

Как проверить пользу на небольшой задаче

Для первого пилота я бы выбрал одну повторяющуюся категорию закупок, по которой требования понятны и есть несколько сопоставимых предложений.

Сначала команда вручную готовит эталонный разбор: состав, исключения, расхождения и вопросы. Затем ту же задачу выполняет ИИ. Результаты сравниваются.

Меня интересовали бы четыре показателя:

1. сколько существенных расхождений система обнаружила и сколько пропустила;
2. сколько замечаний оказалось ошибочными;
3. сколько времени заняла подготовка вместе с проверкой человеком;
4. удалось ли до оплаты уточнить расходы, которые иначе обнаружились бы позже.

Важно считать весь процесс. Если таблица появилась за минуту, но сотрудник час исправлял перепутанные единицы измерения, это ещё не экономия времени.

Денежный результат тоже требует аккуратности. Найденная дополнительная статья расходов не всегда означает сэкономленную сумму: возможно, закупщик и без ИИ заметил бы её при обычной проверке.

Поэтому на старте полезнее доказать, что сравнение стало быстрее и полнее. После этого можно оценивать влияние на конкретные решения.

Закупщику нужен показатель, который видит весь бизнес

Если оценивать сотрудника только по снижению цены в счёте, он может выполнить свой показатель, а дополнительные затраты возникнут в цехе или логистике.

Компания заплатит за доставку, обработку и недостающие элементы из других бюджетов. В отчёте закупок при этом останется экономия.

Поэтому я бы смотрел на стоимость получения нужного результата и объяснимость выбора. Были ли предложения сопоставимы? Какие дополнительные расходы учтены? Почему выбран именно этот вариант?

Иногда разумно купить дороже. Иногда самое дешёвое предложение действительно лучшее. В обоих случаях решение должно опираться на проверенные условия.

Для меня практическая ценность ИИ в закупках начинается с возможности быстро увидеть, что стоит за каждой ценой. Тогда обсуждение с поставщиком становится точнее, а объявленная экономия с большей вероятностью сохраняется после поступления материалов в производство.