Чтобы сократить очередь согласований, я предлагаю записать, кто принимает решение, в каких пределах и когда обращается к руководителю. Это и есть таблица полномочий. Она нужна для конкретных действий: исправить текст, выбрать макет, перераспределить бюджет, изменить условия для клиента.
Возьмём учебный пример. У собственника ждут согласования новая цена, перенос бюджета между кампаниями, цвет кнопки и опечатка. Последствия ошибки разные. Но каждый вопрос занимает место в одной очереди, а связанные с ним задачи ждут ответа.
Соберите согласования за прошедшие пять рабочих дней. Для каждого запишите предмет, время ожидания, причину обращения к руководителю и возможное последствие ошибки. Отметьте задачи, которые стояли в ожидании этого решения.
Разделите решения по обратимости и влиянию на бизнес. Исправление опечатки в согласованном тексте можно проверить по исходнику. Новое обещание срока доставки требует подтверждения операционной команды. Изменение цены затрагивает экономику и действующие коммерческие договорённости.
При выборе ответственного проверьте, есть ли у него нужные факты, компетенция и возможность проверить результат. Одной должности мало. Например, поручение оформить карточку продукта само по себе не даёт маркетологу оснований подтверждать наличие товара.
Ниже — учебный вариант для небольшой команды. В каждой строке четыре поля: тип решения, кто решает, граница самостоятельности и условие возврата к руководителю.
Исправление текста. Решает редактор, пока смысл и условия не меняются. Если меняется обещание клиенту, вопрос возвращается к руководителю.
Выбор варианта макета. Решает ответственный за коммуникации в рамках согласованного предложения. Если нужна новая концепция, вопрос возвращается к руководителю.
Распределение утверждённого бюджета. Решает руководитель маркетинга в пределах заранее установленного лимита. Если меняется общий объём или риск, вопрос возвращается к руководителю.
Цена и условия оплаты. Решает владелец коммерческих условий по действующему порядку компании. Если требуется исключение, вопрос возвращается к руководителю.
Эта таблица описывает рабочий маршрут. Юридические полномочия и внутренние документы компании нужно учитывать отдельно. Лимиты расходов установите по возможностям своего бизнеса: числовых порогов для всех компаний здесь нет.
Для обратимых изменений можно назначить выборочную проверку. Например, раз в неделю смотреть несколько публикаций: совпадают ли факты и условия с согласованным предложением. Для расходов нужен журнал с суммой, причиной решения и результатом.
Заранее определите, что руководитель проверяет и что делает при отклонении. Если каждую запись снова отправляют на утверждение, очередь сохранится. При выборочной проверке разбирайте ошибки и уточняйте границы самостоятельности.
На первые две недели можно установить переходный режим: исполнитель принимает решения, руководитель разбирает небольшую выборку. Две недели — пример, срок выбирайте под частоту задач. Если спорные случаи связаны с одним типом данных, проверьте источник этих данных и правило их использования.
Запишите условия остановки: нет подтверждённой цены, расход выходит за лимит, условия противоречат друг другу, найдена ошибка с серьёзными последствиями для клиента. Укажите, кто разбирает каждый случай и какие данные нужно ему передать.
Если в маркетинге участвуют сотрудники и несколько подрядчиков, связать план, роли и решения может внешний руководитель маркетинга агентства Эйч. Вместе с собственником нужно определить границы этой роли и порядок пересмотра решений. Право менять уже согласованные условия тоже должно быть описано.
Например, через месяц сравните время ожидания решений и число переделок из-за неверных условий с исходными значениями. Мой критерий проверки: команда быстрее решает вопросы в пределах своих полномочий, а число ошибок не растёт. Если ожидание сократилось ценой переделок, уточните правила для тех решений, где возникли ошибки.
Игорь Туманский, агентство Эйч.