Как мы готовились к съемке большого ивента: чек-лист для продюсера

Большой ивент легко превращается в хаос, если подготовка заканчивается на списке техники и расписании съемок. На площадке одновременно меняется тайминг, перемещается команда, идут моторы в нескольких точках, а в случае прямого эфира все это еще и нужно собрать в одну непрерывную трансляцию.

Чтобы такая система не рассыпалась на площадке, недостаточно заказать технику и составить расписание. Продюсерам нужно заранее связать сценарий, логистику, маршруты команд, передачу сигнала и порядок принятия решений.

В 2025 году команда Portnoy Production организовывала трансляцию Garage Fest. В проекте сошлись сразу несколько задач: съемка фестиваля, прямой эфир, сценарная работа, несколько съемочных групп, мобильная студия с ведущими и отдельный технический штаб.

Во время Garage Fest трансляционная студия не просто работала на территории фестиваля. В определённый момент трак с контейнером-студией и ведущими внутри выезжал на гоночную трассу, а прямой эфир продолжался прямо во время движения. Параллельно несколько съемочных групп работали в разных зонах, а технический штаб собирал их сигналы в единую трансляцию.

На примере проекта разберем, что стоит предусмотреть продюсеру еще до выезда на площадку и какие решения помогают сохранить эфир, когда первоначальный план начинает меняться.

Определите задачи съемки до начала подготовки

До того как собирать команду и планировать смены, нужно понять, что именно должно получиться на выходе. От этого решения дальше выстраивается весь проект: от количества съемочных групп до технической схемы и логистики на площадке.

На старте стоит зафиксировать:

1. формат съемки: репортаж, прямая трансляция, итоговый ролик или несколько форматов одновременно;
2. ключевые события: что обязательно должно попасть в кадр;
3. съемочные зоны: где будет происходить основное действие и сколько групп понадобится;
4. сценарий: как будет развиваться съемка или прямой эфир;
5. технические требования: камеры, звук, передача сигнала, графика.

Как это было на Garage Fest

В нашем случае задача быстро вышла за рамки обычной фестивальной съемки. Нужно было организовать два полноценных дня прямых эфиров с ведущими, несколькими съемочными группами и заранее подготовленным сценарием.

Поэтому еще до фестиваля мы проектировали не отдельные съемочные процессы, а то, как студия, команды на площадке, сценарий и техническая часть будут слаженно работать вокруг прямой трансляции.

Продумайте логистику площадки и техники

На большом ивенте мало знать, что и где нужно снять. Нужно еще понимать, как команда и техника физически окажутся в нужной точке в нужное время. Особенно если площадка большая, события идут параллельно, а часть оборудования должна перемещаться прямо во время работы.

До начала проекта стоит продумать:

1. съемочные точки: где они находятся и сколько времени занимает путь между ними;
2. маршруты команды: как операторы и технические специалисты будут перемещаться по площадке;
3. доставку и монтаж: когда техника должна приехать и сколько времени понадобится на подготовку;
4. доступ на площадку: куда может заехать транспорт и где есть ограничения;
5. изменения по ходу проекта: что и как можно переместить уже во время мероприятия.

Как это было на Garage Fest

Отдельным внутренним проектом стала логистика мобильной студии. Контейнер нужно было доставить из Москвы в Санкт-Петербург, а на самом фестивале — перемещать между тремя точками площадки.

Причем, поскольку перемещения студии были частью самой трансляции,  ее маршрут пришлось планировать не только с точки зрения логистики, но и как часть сценария эфира. А также планировать передачу сигнала и энергоснабжение контейнера в эти моменты. 

Параллельно в разных частях фестиваля проходили события разных форматов: выставка «Автокультура», гонки на выносливость REC, заезды Российской Дрифт Серии (RDS), активности в отдельных зонах фестиваля и другие события программы. Для съемочных групп заранее продумывали маршруты и точки, между которыми операторы должны были перемещаться в течение дня, чтобы успевать к ключевым моментам программы. Расстояние между точками могло достигать километра и более. Передвижение на самокатах, моноколесах и гироскутерах на территории фестиваля было запрещено, поэтому учитывать время перемещения было очень важно. 

Масштаб площадки усложнял и техническую часть: нужно было обеспечить стабильную работу оборудования и передачу сигнала между удаленными друг от друга зонами. 

Схему передачи сигнала меняли в зависимости от положения мобильной студии. На стационарных точках контейнер подключали к техническому штабу по оптическому кабелю, а во время движения видео и звук передавались по SRT через рюкзак TVU с несколькими SIM-картами. Дополнительно использовался отдельный мобильный интернет для плейбэка и технической связи, а оперативную координацию на площадке обеспечивали по рациям.

Распределите роли внутри команды

На большом проекте недостаточно просто собрать сильную команду. Важно заранее договориться, кто за что отвечает, с кем взаимодействует и к кому обращается, если планы неожиданно меняются.

До выхода на площадку стоит определить:

1. ответственных за каждое направление;
2. состав и задачи съемочных групп;
3. кто координирует работу на площадке;
4. как взаимодействуют техническая, съемочная и продюсерская команды;
5. кто принимает оперативные решения во время съемки.

Как это было на Garage Fest

Активности фестиваля происходили одновременно более, чем в 5 локациях, и мы работали во всех этих направлениях. Съемочные группы следили за событиями на площадке, ведущие работали в мобильной студии, а основная техническая команда находилась в большом шатре, где ритмично билось «сердце» трансляции. 

У каждого направления был свой руководитель и четкая зона ответственности: технический директор трансляции, оператор-постановщик, главный инженер по связи, технический директор студии, руководитель логистики и другие. 

Задачей продюсерской команды было постоянно синхронизировать эти «цеха»: на этапе подготовки руководители регулярно собирались вместе, а на площадке общие синхроны проходили несколько раз в день. При этом структура управления оставалась гибкой: с началом эфира ответственность перестраивалась, а любые срочные изменения проходили только через продюсеров, чтобы не создавать хаос внутри работающих команд.

Пока одна группа перемещалась к следующей активности, студия готовилась к новому блоку, а технический штаб собирал все источники в единый эфир. Поэтому четкое распределение ответственности здесь было не формальностью, а необходимым условием работы трансляции.

Подготовьте сценарий работы, а не только съемочный план

Съемочный план отвечает на вопрос «что снимать», а сценарий — «как все это будет работать вместе». На большом ивенте важно заранее связать события на площадке, работу операторов, ведущих и технической команды.

В сценарии стоит определить:

1. последовательность ключевых событий;
2. выходы ведущих и гостей; 
3. переходы между съемочными точками;
4. действия команды между блоками;
5. резервные варианты при изменении программы.

Как это было на Garage Fest

Мы заранее разработали сценарий всей трансляции. Он связывал работу ведущих в мобильной студии с тем, что в этот момент происходило на трассе и в других зонах фестиваля.

По сценарию работали не только ведущие. Съемочные группы понимали, к какому моменту и в какой точке им нужно быть, а технический штаб: какой сигнал должен следующим появиться в эфире.

При этом сценарий не был жесткой схемой, от которой нельзя отступить. Скорее, он задавал общий маршрут трансляции и позволял всей команде понимать, что происходит сейчас и к чему нужно подготовиться дальше.

Например, ведущие заканчивают блок в мобильной студии, и фура начинает движение по трассе. Режиссер переключается на камеру с канатной дороги, а к этому моменту полевая группа уже занимает нужную точку. Следующие 40 секунд движение фуры показываем с разных ракурсов — с канатной дороги и коптера. За это время студия доезжает до следующей точки, и ведущие снова возвращаются в эфир.

Так один небольшой переход в трансляции на самом деле требует синхронной работы сразу нескольких команд, и именно сценарий помогает заранее связать их действия между собой.

Заранее подготовьтесь к изменениям

Даже самый подробный план большого ивента почти наверняка придется корректировать уже на площадке. Может сдвинуться программа, измениться погода, появиться технические ограничения или новая задача от организаторов. Поэтому хороший план должен не только описывать идеальный сценарий, но и оставлять пространство для изменений.

Заранее стоит предусмотреть:

1. резерв по времени между ключевыми событиями;
2. альтернативные съемочные точки;
3. запасные технические решения;
4. порядок действий при изменении тайминга;
5. быструю коммуникацию между всеми командами.

Как это было на Garage Fest

Одновременно происходило очень много событий, съемочные группы перемещались между локациями, а мобильная студия меняла свое положение прямо во время трансляции. Поэтому первоначальный план неизбежно корректировался по ходу фестиваля.

Здесь особенно пригодились заранее распределенные роли и общий сценарий эфира. Если одна часть программы двигалась, команда могла перестроить следующий блок, перенаправить операторов или изменить последовательность включений без остановки самой трансляции.

Один из самых показательных случаев произошел после первого дня фестиваля. Один из ведущих сказал, что на следующий день ему нужна поминутная сетка эфира со всеми репликами, иначе он не готов продолжать работу. Ирония была в том, что именно такой подробный сценарий мы предлагали еще на этапе подготовки, но тогда от него решили отказаться: предполагалось, что ведущему достаточно задать направление, а дальше он сможет импровизировать.

В итоге после завершения первого съемочного дня команда села за сценарий и за ночь собрала подробную сетку на следующий день: с таймингами, переходами и репликами ведущих. Уже утром эфир продолжился по новой схеме.

Этот случай хорошо показывает, зачем на большом проекте нужна готовность быстро менять даже те решения, которые казались окончательными на этапе подготовки.

Комментарий руководителя проекта

Для нас самым важным в подготовке было два ключевых момента: найти тех самых людей, собрав их в команду, и создать непррывную трансляцию и синхронизацию видения всего проекта для каждого участника. Чем больше проект, тем важнее становится каждый из этих узлов и тем больше внимания он требует. Азарт и риск таких проектов в том, что сколько бы ты ни готовился, никогда не получится воссоздать условия, которые всех ждут после фразы "мы в эфире". Так что самую пиковую точку, когда мы выходили в трансляцию из фуры в движении по трассе во время гонки среди многотысячной толпы, все проходили затаив дыхание даже после всех возможных прогонов и репетиций. Теперь наша команда разблокировала новый навык - перепроверять не только сигналы, но и расстояния вплоть до десятых метра и даже время, за которое человек может дойти или добежать от одной точки до другой. Думаю, что самым опасным заблуждением для продюсера может быть мысль о том, что если проект похож на то, что ты делал раньше, то он пройдет похожим образом. Хорошо, что мы любим удивляться и стараемся смотреть на всё с любопытством.

Александра, руководитель проекта

Чек-лист продюсера перед съемкой большого ивента

Перед выездом на площадку стоит убедиться, что:

1. зафиксирован список обязательных результатов съемки ( количество часов эфира, количество роликов на перебивки, графические элементы, отчетные ролики);
2. рассчитано реальное время перемещения между точками;
3. проверены въезды, аккредитации и ограничения для транспорта;
4. назначен ответственный за каждую съемочную зону;
5. построена сетка коммуникации внутри команды (кто к кому идет в случае чего);
6. составлен план переходов между студией, перебивками, графикой и полевыми локациями;
7. проверена передача сигнала из всех рабочих зон;
8. подготовлен резервный канал связи;
9. предусмотрен контент на случай задержки ключевого события (!!!);
10. команда знает порядок действий при изменении тайминга;
11. техника и контент прошли полноценный прогон.

Итоги

Garage Fest показал, что подготовка большого ивента — это прежде всего работа с десятками процессов, которые на площадке должны сложиться в одну систему. Логистика, сценарий, техническая часть и работа разных команд напрямую влияют друг на друга.

Чем больше решений принято и проверено заранее, тем меньше времени во время самого события уходит на решение организационных вопросов. А у команды остается больше возможностей сосредоточиться на съемке и качестве итогового контента.