Кому поручить управленческий учет в компании: разбор 3 вариантов
Когда собственник решает управлять компанией на основе цифр, появляется вопрос, кому доверить учёт денег бизнеса — бухгалтеру, финансовому директору или взять задачу на себя. К выбору стоит подойти ответственно, так как от него зависит качество принимаемых решений и развитие бизнеса.
Бухгалтерский и управленческий учёт: в чём разница
Бухучёт ведут для государства — по правилам РСБУ и Налогового кодекса. Он отражает результат работы компании за период — квартал или год. Например, в отчёте о финансовых результатах (ОФР) видно, сколько прибыли компания заработала в прошлом квартале и сколько заплатила налога на прибыль.
- Цель бухучёта — вовремя отчитаться перед налоговой и другими госорганами и подтвердить, что компания платит налоги по закону.
Управленческий финансовый учёт ведётся для владельца бизнеса — правила, сроки и формат отчётности он устанавливает сам. В отличие от бухучёта, он не фиксирует прошлое, а прогнозирует будущее. Например, отчёт о движении денежных средств (ОДДС) покажет, сколько денег есть на счетах и в кассе прямо сейчас и на что бизнес тратит больше всего. Отчёт о прибылях и убытках — сколько денег бизнес зарабатывает на самом деле, и какие проекты наиболее рентабельны.
- Цель управленческого учёта — показать собственнику, что происходит с бизнесом сейчас и помогать принимать взвешенные решения.
Далее рассмотрим, кто может вести управленческий учет в компании.
Вариант 1. Вести самостоятельно
В небольшой компании, у которой 1–2 проекта, и число операций не превышает 30–40 в месяц, заниматься финучетом может собственник. Это позволяет глубже разобраться в том, как бизнес устроен с точки зрения финансов, научиться работать с данными и анализировать отчёты.Когда бизнес начнет масштабироваться — откроются новые точки, появятся новые сотрудники и контрагенты, — учёт неизбежно потребует больше времени и внимания, чем предприниматель сможет ему уделить.Поскольку приоритетные задачи предпринимателя — увеличение прибыли и развитие бизнеса, управленкой он будет заниматься по остаточному принципу: когда надо искать клиентов, собеседовать сотрудников и договариваться с поставщиками, времени на сведение отчётов не остается. Поэтому мы рекомендуем заранее найти помощника и делегировать задачу ему, чтобы заниматься только аналитикой и принятием решений.
Вариант 2. Поручить бухгалтеру
Многие владельцы бизнеса делегируют управленческий учёт штатному сотруднику. Логика такая: он и так ведёт бухучёт — пусть заодно займётся управленкой. Такое решение — не всегда удачная идея, и вот почему.
Главная задача бухгалтера — собирать первичку, вовремя сдавать отчётность в ФНС и следить, чтобы у ведомства не было претензий к бизнесу. Это требует определенного склада ума: сосредоточенности, понимания законодательства и дотошности в цифрах.
Если поручить бухгалтеру отвечать и за бухгалтерию, и за управленку, у него будет меньше сил на основные обязанности, а это может привести к выгоранию и ошибкам, которые обойдутся бизнесу дорого.
Управленческий учёт требует другого подхода. Его цель — показывать «самочувствие» и помогать владельцу оперативно управлять им. Поэтому здесь нужна скорость и гибкость, которой у бухгалтера может не быть — не потому что он плохой специалист, а потому что у его задач своя специфика.
Например, крупный клиент задержал оплату на месяц, бухгалтер отразит этот факт в отчёте по правилам. При этом на вопрос собственника: «Хватит ли нам денег на зарплаты, если клиенты задержат платежи» ответить ему будет сложно — это задача планирования денежных потоков, и ей бухгалтер обычно не занимается.
Если решите поручить управленческий учёт бухгалтеру — продумайте систему мотивации, чтобы это не превратилось в лишнюю обязанность.
Также важно сделать так, чтобы управленческий учет не вредил основным обязанностям. В этом может помочь автоматизация — например, специальные сервисы сами подключаются к банкам, собирают данные из выписок, распределяют их по статьям и направлениям бизнеса и формируют отчёты. Бухгалтеру останется только сверить цифры и передать отчёт собственнику для аналитики.
Вариант 3. Нанять финансиста
Чаще всего это специалист с высшим экономическим образованием, который изучает всю внутрянку бизнеса и выясняет у собственника цель учёта — какие решения он хочет принимать и какие данные ему для этого нужны. Исходя из этого строит финансовую модель, прогнозирует сценарии развития бизнеса, планирует бюджет и следит за его исполнением.
Его задача — не просто выдать отчёт, а дать предпринимателю качественную аналитику для принятия решений.
Нанять специалиста можно в штат или на аутсорс
Штатного финансиста стоит нанимать бизнесам, у которых много операций, проектов и направлений, и собственнику постоянно нужна аналитика для принятия решений. В этом случае важно, чтобы специалист был постоянно на связи и глубоко понимал специфику конкретной компании.
Зарплата финансового директора высокая: по данным klerk.ru, она составляет от 170 до 450 тыс. ₽/мес в зависимости от региона.
Аутсорсинг дешевле, так как оплата идет по факту выполненных работ: стоимость услуг финансового директора на аутсорсе можно найти в диапазоне примерно от 45 тыс. ₽/мес.
Плюс варианта — бизнес получает эксперта высокого уровня без роста затрат на содержание в штате. Минус — аутсорсер обычно ведёт несколько клиентов одновременно, а значит, и не будет все время на связи. Это может быть проблемой, если нужно срочно ответить на вопрос собственника. Кроме того, степень погружения в бизнес не будет такой, как у специалиста в штате. Качество работы будет зависеть от ТЗ и данных, которые финансист получит от бизнеса.
Финдиректор на частичную занятость подойдет компаниям с небольшим или средним объёмом операций, где процессы уже построены и не нужно постоянно быть на связи с собственником и решать сложные бизнес-задачи.
Где вести учёт: таблицы и специализированный сервис
Два наиболее распространенных варианта — таблицы и специализированные сервисы.
Таблицы
На старте удобно использовать Excel или Google Таблицы. Если вы умеете настраивать формулы, строить сводные таблицы и графики, вести управленку будет несложно — в интернете есть готовые шаблоны финансовых отчётов и инструментов, которые можно адаптировать под специфику любого бизнеса: от пекарни до ИТ-компании.
Главная проблема такого подхода — ручной ввод. Каждый день нужно смотреть банковскую выписку, заносить данные в таблицу и формировать отчёты. Из этого вытекают две сложности.
Первая — трата времени. Чтобы учет отражал реальную финансовую ситуацию, его нужно вести ежедневно. Даже если у компании одна-две операции в день, каждую нужно найти в банковской выписке, перенести в таблицу и разнести по нужным статьям. В неделю на этом может уходить около 2 часов, которые владелец бизнеса мог бы потратить на более важные задачи.
По мере роста бизнеса, транзакций, контрагентов и направлений станет больше, и чтобы поддерживать актуальность учета, придется тратить еще больше времени.
Вторая — риск ошибок. В работе с таблицами часто возникают ошибки: поставили лишний ноль или случайно сломали формулу — и данные уже недостоверные. Хорошо, если предприниматель увидел и исправил ошибку. Если не заметить расхождение, есть риск принять управленческое решение на основе цифр, которые уже не отражают реальность — например, не увидеть вовремя приближающийся кассовый разрыв.
Специализированный сервис
Это программа, которая автоматически собирает данные о деньгах бизнеса, превращает их в отчёты и освобождает от работы в таблицах.Возможности зависят от конкретного решения, но большинство умеют:
- подтягивать операции напрямую из банка через интеграцию, без ручного переноса данных,
- показывать чистую прибыль, кассовые остатки и рентабельность в реальном времени,
- предупреждать о приближающемся кассовом разрыве заранее, а не постфактум,
- строить готовые отчёты — ОДДС, P&L, баланс — без необходимости настраивать формулы самому,
- помогать с бюджетированием и план-факт анализом.
Главное преимущество системы — он показывает не только факт, но позволяет построить прогноз на будущее. Например, если загрузить данные за 6–12 месяцев, можно сразу увидеть полную картину: сколько бизнес заработал за прошлый период, какова рентабельность каждого направления, на что уходят деньги.
После этого сервис позволяет заглянуть и в будущее — например, платёжный календарь покажет, хватит ли денег на зарплаты команде и аренду офиса, если клиент задержит оплату, а план-факт анализ бюджета — где ожидания разошлись с реальностью и по каким причинам.
Шпаргалка: кто может вести учет финансов в компании
Все варианты собрали в таблицу, чтобы было наглядно видно, кому какой вариант подходит и какие у него плюсы и минусы.
Софт не заменяет человека — решения принимает владелец бизнеса, бухгалтер или финансист. Но программа избавляет от рутины и освобождает время для более важных задач: бухгалтеру — для отчётности, финансовому директору — для аналитики и построения гипотез, а предпринимателю — развивать бизнес, а не подбивать цифры в Excel.
На программах Русской Школы Управления по бюджетированию и финансовому учёту руководители, собственники и финансовые специалисты учатся формировать управленческую отчётность, контролировать денежные потоки, прогнозировать кассовые разрывы и принимать решения на основе финансовых показателей.