Как «Сибирьгазсервис» сократил трудозатраты на 30% и ускорил закрытие месяца в несколько раз

Теплоснабжающая организация работает с тысячами абонентов, ошибка в показаниях прибора учёта - это уже не просто неточность в таблице. Она влияет на начисления, задолженность, документы, отчётность и обращения потребителей. Если при этом данные распределены между разными программами, отделы ведут собственные таблицы, а часть операций выполняется вручную, закрытие месяца превращается в длинную цепочку сверок и исправлений.

Именно с такой задачей в компанию "Санто Групп" обратилось АО "Сибирьгазсервис"

В результате проекта предприятие объединило расчёты, договоры, приборы учёта, оплаты, задолженность и бухгалтерский контур в единой системе.

Масштаб проекта:

1. около 10 000 лицевых счетов физических лиц;
2. более 150 договоров с юридическими лицами;
3. 20 автоматизированных рабочих мест;
4. расчёты по отоплению и горячему водоснабжению;
5. интеграция с системой «Город»;
6. личный кабинет абонента;
7. единая аналитика по начислениям, оплатам и задолженности.

Клиент

АО «Сибирьгазсервис» — новосибирское предприятие с более чем 50-летней историей. Компания производит тепловую энергию, эксплуатирует котельные и тепловые сети, транспортирует природный газ и обслуживает потребителей в Новосибирской области.

Работа такого предприятия связана не только с технической эксплуатацией объектов. Каждый месяц необходимо собрать и проверить показания, рассчитать потребление, сформировать начисления, передать данные платёжным агентам, отразить операции в бухгалтерском учёте и проконтролировать задолженность.

Чем больше абонентов, договоров, объектов и приборов учёта, тем дороже обходится любое расхождение в данных.

Что происходило до проекта

Учёт был распределён между несколькими информационными системами. Бухгалтерия, начисления, расчёты с абонентами и сведения о приборах учёта существовали в разных контурах.

Часть информации сотрудники переносили и сопоставляли вручную.

Из-за этого возникали типичные для ресурсоснабжающих организаций проблемы:

1. Одни и те же данные приходилось вводить несколько раз.
2. Информация в разных системах могла расходиться.
3. Перед закрытием месяца требовались дополнительные сверки.
4. Ошибки обнаруживались уже после выполнения расчётов.
5. Подготовка отчётности занимала больше времени.
6. Руководству было сложно получить целостную картину по начислениям, оплатам и потреблению.

Отдельной задачей был контроль ОДПУ и ИПУ: состояния приборов, сроков поверки и корректности переданных показаний.

Предприятию требовалась не ещё одна программа для отдельного отдела, а единая система, в которой данные проходят полный путь - от договора и прибора учёта до начисления, оплаты и задолженности.

Задача: собрать теплоснабжение в едином цифровом контуре

В проекте необходимо было связать несколько крупных блоков:

1. договоры с юридическими и физическими лицами;
2. расчёты тепловой энергии и горячего водоснабжения;
3. равномерную оплату и годовую корректировку;
4. показания общедомовых и индивидуальных приборов учёта;
5. начисления, оплаты и задолженность;
6. бухгалтерский и налоговый учёт;
7. обмен с системой «Город»;
8. отчётность для контролирующих организаций и платёжных агентов;
9. личный кабинет абонента;
10. аналитику для специалистов и руководства.

Ключевое требование состояло в том, чтобы система не просто выполняла массовый расчёт, а позволяла заранее проверять исходные данные и находить отклонения до формирования начислений.

Какое решение выбрали

Основой нового контура стали:

1. 1С:Управление теплосетью 2 - для отраслевого учёта, договоров, приборов учёта, расчётов и работы с задолженностью;
2. 1С:Бухгалтерия 3.0 - для бухгалтерского и налогового учёта.

Проект реализовывался совместно с командой «Санто Групп» в два основных этапа.

Этап 1. Расчёты с юридическими лицами

На первом этапе автоматизировали работу с договорами и расчётами по юридическим лицам.

Команда перенесла данные из предыдущих систем и проверила их корректность. Это принципиальный момент: переносить старые справочники и остатки без предварительной выверки означало бы перенести в новую систему накопленные ошибки.

Далее были настроены алгоритмы расчёта тепловой энергии и горячего водоснабжения, включая формулы, которые ранее не применялись на предприятии.

Для сотрудников создали аналитические рабочие места. Они позволяют проверить данные до запуска расчёта и увидеть возможные отклонения не после закрытия периода, а ещё на этапе подготовки.

Кроме того, были разработаны:

1. отчёты по состоянию ОДПУ и ИПУ;
2. контроль сроков поверки приборов;
3. автоматическое формирование комплектов документов по договорам;
4. аналитика по начислениям, потреблению и задолженности.

Этап 2. Расчёты с физическими лицами

Следующим этапом стало подключение физических лиц, включая абонентов, работающих по прямым договорам.

Для обмена данными настроили интеграцию с системой «Город». Через неё передаются сведения о начислениях, оплатах и показаниях индивидуальных приборов учёта.

Вместо ручного переноса сотрудники получили автоматизированный обмен между системами.

Также был создан личный кабинет абонента. Через него потребители могут:

1. передавать показания;
2. проверять начисления;
3. просматривать информацию по лицевому счёту;
4. оплачивать услуги онлайн.

Для специалистов предприятия настроили аналитику по договорам, домам, источникам производства, начислениям и задолженности.

Не просто расчётная программа

Одна из распространённых ошибок при автоматизации РСО - рассматривать отраслевое решение как программу только для расчётного отдела.

На практике данные теплоснабжающей организации связаны между собой значительно глубже.

Показание относится к конкретному прибору учёта. Прибор связан с объектом, договором и потребителем. Результат расчёта формирует начисление. Начисление должно попасть в бухгалтерский контур, платёжную систему, отчётность и аналитику по задолженности.

Поэтому в новой системе одновременно работают несколько направлений предприятия:

1. расчётная и абонентская службы;
2. бухгалтерия;
3. специалисты по приборам учёта;
4. сотрудники, отвечающие за договоры;
5. подразделения, работающие с дебиторской задолженностью;
6. руководство.

Смысл проекта заключался не в том, чтобы ускорить одну операцию, а в том, чтобы связать всю цепочку данных и убрать разрывы между подразделениями.

Что изменилось после запуска

В единой системе ведётся учёт более 150 договоров с юридическими лицами и около 10 000 лицевых счетов физических лиц.

По итогам проекта:

1. трудозатраты сотрудников снизились на 30%;
2. закрытие месяца стало выполняться в несколько раз быстрее;
3. автоматизировано 20 рабочих мест;
4. уменьшилось количество ручных операций и повторного ввода данных;
5. появились инструменты предварительного контроля расчётов;
6. повысилась прозрачность начислений, оплат и задолженности;
7. руководство получило оперативную аналитику;
8. потребители получили возможность передавать показания и оплачивать счета онлайн.

После завершения внедрения «Сибирьгазсервис» продолжил работу с «Санто Групп» в рамках абонентского сопровождения. Команда обновляет систему, консультирует пользователей и развивает функциональность с учётом изменений законодательства и новых требований предприятия.

Что этот проект показывает другим РСО

Проблема ресурсоснабжающей организации редко заключается только в медленной программе.

Чаще причина находится в самой организации данных:

1. договоры ведутся отдельно от приборов учёта;
2. показания передаются между системами вручную;
3. начисления и бухгалтерский учёт существуют в разных контурах;
4. каждый отдел собирает собственную отчётность;
5. ошибки обнаруживаются после расчёта, когда период уже нужно закрывать.

В такой ситуации автоматизация отдельной операции даёт ограниченный эффект. Чтобы сократить трудозатраты и повысить точность расчётов, необходимо выстроить единую цепочку: договор → объект → прибор учёта → показание → расчёт → начисление → оплата → задолженность → отчётность.

Именно такая модель была реализована в АО «Сибирьгазсервис».

Полное описание проекта, состав выполненных работ и результаты опубликованы в кейсе АО «Сибирьгазсервис» на сайте «Санто Групп».

«Санто Групп» занимается комплексной автоматизацией ресурсоснабжающих организаций и крупных предприятий на платформе 1С: внедряет отраслевые решения, проектирует интеграции, переносит данные и развивает системы после запуска.

Подробнее о компании: santogroup.ru.