Корпоративный турнир на 200+ человек: как убрали ручной труд и запустили платформу за 29 дней

Проблема: мероприятие держалось на трёх сотрудниках и флипчарте

Крупная московская организация, поддерживающая экспортно ориентированные компании, регулярно проводит деловые и спортивные мероприятия для бизнес-сообщества. Очередной корпоративный турнир по паделу обещал собрать сотни участников и зрителей: несколько параллельных кортов, десятки матчей в один день.

Подготовка к таким событиям годами велась вручную. Заявки собирали через почту и мессенджеры, затем сводили в таблицы. Жеребьёвку проводили на бумаге, результаты переносили в Excel. Расписание матчей по кортам рисовали маркером на флипчарте — любое изменение означало переписывание всей сетки заново. Счёт на табло обновляли голосом или в лучшем случае в чате: зрители узнавали результат через 10–15 минут после окончания игры. В день турнира судьи, оператор, хостес и игроки работали каждый в своём файле, и данные не сходились.

Главная боль: мероприятие на 200+ человек держалось на ручном труде трёх сотрудников. Одна ошибка в расписании — и половина сетки «плыла».

Цель: единая платформа от регистрации до награждения

Заказчик хотел получить цифровую систему, которая закроет весь турнир.

Конкретные требования:

1. убрать ручной сбор заявок и жеребьёвку;
2. сделать онлайн-табло, обновляющееся в реальном времени;
3. автоматически строить расписание группового этапа и плей-офф;
4. дать судьям и оператору одну админку вместо пяти инструментов;
5. уложиться в срок до дня турнира — меньше месяца.

Решение: 29 дней от старта до боевого запуска

Работа началась 17 июля, турнир был назначен на 15 августа. На всё про всё — 29 дней.

Неделя 1 — архитектура и прототип. Собрали требования с организатором и главным судьёй. Определили роли: участник, судья, оператор, хостес, зритель. Спроектировали схему данных: команды, группы, матчи, корты, раунды. Сразу заложили WebSocket-канал для обновления табло — чтобы не перезагружать страницу.

Неделя 2 — регистрация и жеребьёвка. Сделали публичную анкету участника. Настроили формирование команд и автоматическую жеребьёвку по группам. Заказчик хотел, чтобы сильные игроки не попали в одну группу, — добавили механику посева. Это было нестандартно: обычно жеребьёвка случайная, а тут пришлось учитывать рейтинг.

Неделя 3 — групповой этап и расписание. Реализовали круговую систему. Алгоритм сам строил расписание: сколько кортов, сколько раундов, кто с кем и во сколько. Если матч затягивался, оператор мог сдвинуть время, и расписание пересчитывалось на лету.

Неделя 4 — плей-офф, табло и админка. Собрали сетку плей-офф, сводную таблицу уровней с медалями. Сделали админ-панель для ввода результатов. Судья вводит счёт — табло у всех зрителей обновляется за секунду. Плюс автоматическая подстраховка: если WebSocket отвалился, данные подтягиваются через резервный канал.

Что было нестандартного:

1. платформа работала не только на зрителей, но и на внутренние роли — судья, оператор, хостес и игроки в одной системе;
2. расписание матчей перестраивалось в реальном времени: в день турнира два матча затянулись, и оператор перекинул игры на свободный корт без переписывания сетки;
3. нагрузку в сотни одновременных зрителей выдержали за счёт кэширования и лёгкого фронтенда.

Результат: цифры до и после

1. Сбор заявок. Было: почта и мессенджеры, ручная сводка. Стало: онлайн-анкета, данные сразу попадают в систему.
2. Жеребьёвка. Было: бумага и Excel, 2–3 часа. Стало: автоматически, 15 минут с учётом посева.
3. Расписание матчей. Было: флипчарт, вручную. Стало: автоматическое, пересчёт на лету.
4. Обновление табло. Было: 10–15 минут, голосом. Стало: 1 секунда, у всех зрителей.
5. Роли в день турнира. Было: 5 разных файлов. Стало: 1 админка для судей, оператора и хостес.
6. Срок запуска. Было: —. Стало: 29 дней от старта до боевого турнира.

Турнир прошёл. Платформа отработала под реальной нагрузкой. В день соревнований ей одновременно пользовались судьи, оператор, хостес и сами игроки. Команда была на связи и решала запросы прямо во время события.

Турнир прошёл. Платформа отработала под реальной нагрузкой. В день соревнований ей одновременно пользовались судьи, оператор, хостес и сами игроки. Команда была на связи и решала запросы прямо во время события.

Комментарий заказчика

«Это получилась система, которой пользовались и судьи, и оператор, и хостес, и игроки. Мощная штука, и она выдержала. Отдельное спасибо, что были на связи и оперативно решали наши запросы».

Комментарий исполнителя

«Главная сложность была не в коде, а в том, чтобы уложить в 29 дней согласование ролей и сценариев. Мы намеренно заложили WebSocket и резервный канал на первой неделе — это дало запас прочности на день турнира. Механика посева при жеребьёвке тоже потребовала отдельной логики: обычно всё случайно, а здесь нужно было учитывать рейтинг игроков. В день события платформа выдержала сотни одновременных зрителей, а расписание пересчитывалось без остановки матчей. Именно это и было целью: убрать ручной труд и дать организаторам единый инструмент».

Услуги, которые мы применили

1. Агрегатор сайтов и онлайн-платформ — разработка публичного сайта турнира, онлайн-табло, системы регистрации и админ-панели.
2. Разработка CRM и внутренних систем — единая админка для управления участниками, матчами и ролями.
3. IT-аутсорсинг и поддержка — сопровождение в день турнира, резервные каналы связи, оперативное решение запросов.

 Названия компаний и имена не раскрываются по условиям NDA.