Московская школа боевых искусств убрала ручной учёт платежей в 1С

2026-10-15 10:35:30 Время чтения 8 мин 22

Сеть школ боевых искусств в Москве росла, а учёт держался на администраторах и таблицах: бухгалтерия заносила каждый платёж в 1С руками, родители платили за абонемент вручную, данные об учениках лежали в разных файлах по филиалам. Мы сделали сайт с онлайн-оплатой и автосписанием через ЮKassa и настроили интеграцию с 1С:Бухгалтерией, где платежи с сайта сами создают документы с разбивкой по филиалам.

Как было: каждый платёж руками, каждый ученик в своём файле

До нас школа жила в ручном режиме, и это честно работало, пока учеников было немного.

Заявки собирали администраторы: по телефону, в мессенджерах, на бумаге. Бухгалтерия заносила каждый платёж в 1С отдельно, каждый месяц. Данные об учениках лежали в разрозненных таблицах: у одного филиала свой файл, у другого свой. Родители платили за абонемент вручную, кто-то забывал, кто-то опаздывал, и администраторы обзванивали и напоминали. Сведения о диспансеризации и страховке учеников хранились где угодно, только не в одном месте, сроки пропускали.

Главная боль: школа росла, а учёт держался на людях. Чем больше учеников, тем больше ручной работы.

Что хотели получить

Заказчик хотел собрать всё в единую систему. Сделать современный сайт с направлениями, залами, тарифами и записью на занятие. Подключить онлайн-оплату абонементов с автоматическим ежемесячным продлением, чтобы родители не платили вручную. Автоматизировать бухгалтерию: каждый платёж должен сам попадать в 1С с корректными документами и разбивкой по филиалам. И дать родителям личный кабинет, а администраторам единую панель управления.

Как мы это делали

Разбили проект на пять блоков.

Сайт школы

Собрали сайт в фирменном стиле: страницы направлений, карточки залов, раздел тарифов и оплаты, формы записи на пробное занятие и заказа обратного звонка. Адаптировали под телефоны и планшеты, оформили страницы документов и аккуратную страницу ошибки 404.

Онлайн-оплата и абонементы

Подключили приём платежей через ЮKassa. Настроили рекуррентные списания: родитель оплачивает абонемент один раз, дальше система сама продлевает его каждый месяц по расписанию. Отдельно проработали ситуацию, когда на карте не хватает средств: повторные попытки списания и уведомления. Об успешной оплате и о проблемах на почту приходят письма.

Интеграция с 1С:Бухгалтерия

Самая технически ёмкая часть. Настроили автоматический обмен данными между сайтом и облачной 1С Fresh. Теперь каждый платёж с сайта сам создаёт в 1С нужные документы: поступление оплаты и реализацию услуг, с правильной разбивкой по филиалам и корректным закрытием авансов. Возвраты тоже отражаются в учёте. Бухгалтерия перестала заносить платежи руками.

Личный кабинет родителя и карточки учеников

Сделали кабинет, где родитель ведёт своих детей. По каждому ученику хранится полная карточка: ФИО, дата рождения, спортивная степень (ГУП и дан), вес, рост, ФИО тренера, дата окончания диспансеризации и дата окончания страховки. Всё можно внести сразу при добавлении ученика. Это единая база, из которой видно и уровень подготовки, и сроки, за которыми нужно следить.

Панель администратора

Разработали собственную админку: управление направлениями, залами, тренерами, учениками, заявками и оплатами. Всё в одном интерфейсе, без сторонних сервисов.