38 рабочих дней вместо 20: как мы ускоряли подготовку почтовой системы

Массовую рассылку нельзя запустить сразу после завершения разработки. Новому почтовому серверу требуется время, чтобы сформировать репутацию у почтовых сервисов. Если этот этап начинается перед самым дедлайном, бизнесу приходится компенсировать потерянное время дополнительной инфраструктурой.

Алексей Постригайло, старший партнер ИТ-интегратора "Энсайн", разбирает ситуацию из проектной практики, в которой месяц согласований увеличил расчетную стоимость подготовки системы с 620 000 до 930 000 рублей.

Почему готовая система еще не готова к рассылке

В проекте была разработана CRM-система с собственным модулем массовых рассылок. База включала 70 000 адресов. Целевая производительность составляла 70 000 писем в час.

К моменту завершения разработки сама система работала. Однако сразу отправить весь объем было нельзя.

Почтовые сервисы оценивают репутацию адреса отправителя, домена и сервера. Если новый сервер без истории начинает отправлять десятки тысяч сообщений, рассылка выглядит подозрительно. Часть писем может попасть в спам. В более тяжелом случае отправитель столкнется с временной или постоянной блокировкой.

Поэтому перед массовым запуском сервер нужно подготовить. Объем отправки увеличивается постепенно. Команда контролирует доставку, возвраты писем и реакцию принимающих серверов.

До начала такой подготовки также настраиваются SPF, DKIM и DMARC. Эти записи подтверждают, что письма действительно отправлены от имени заявленного домена. Без них рассчитывать на стабильную доставку массовой рассылки сложно.

Как согласования сократили срок подготовки

Подготовку инфраструктуры желательно начинать заранее. В рассматриваемом проекте окончательные согласования завершились за месяц до установленного срока запуска.

На этот момент у нас оставалось 20 рабочих дней.

Исходные условия выглядели так:

1. 70 000 получателей;
2. минимум 3 письма каждому;
3. общий объем 210 000 писем;
4. интервал 3-4 дня между повторными письмами;
5. увеличение суточного объема не более чем на 10-15%.

Расчет показал, что для последовательной подготовки 1 сервера потребуется 38 рабочих дней. Сократить этот период простым увеличением скорости было нельзя. Слишком резкий рост нагрузки мог ухудшить репутацию отправителя и сорвать доставку.

Дополнительную сложность создавало отсутствие времени на тестовые рассылки. Подготовку пришлось проводить на рабочих письмах, связанных со сбором согласий на обработку персональных данных. Ошибка сразу затронула бы реальных получателей.

Почему потребовались 2 сервера

При доступных 20 рабочих днях последовательный сценарий уже не работал. Поэтому процесс разделили на 2 параллельных потока.

Команда развернула 2 независимых почтовых сервера. Базу получателей разделили пополам. Каждый сервер постепенно увеличивал собственный объем отправки.

Такое решение позволило:

1. сократить календарный срок подготовки;
2. распределить нагрузку;
3. снизить вероятность массовой блокировки;
4. сохранить требуемые интервалы между письмами.

Для инфраструктурной команды объем работы вырос. Нужно было настроить, проверить и сопровождать 2 одинаковых сервера. Отдельно контролировались часовые и суточные лимиты, возвраты писем и ответы принимающих систем.

Оба процесса шли синхронно. После завершения подготовки система достигла целевой скорости 70 000 писем в час.

В дальнейшем потребность во втором сервере исчезла. Один из серверов уже имел достаточную репутацию и мог принять весь рабочий объем. Вторую машину вывели из схемы.

Техническое решение выполнило задачу, но потребовало дополнительных расходов, которых можно было избежать при более раннем старте.

Сколько стоил потерянный месяц

Чтобы сравнить сценарии, используем расчетную модель на основе средних рыночных ставок. Это не фактическая смета проекта, а пример для оценки порядка затрат.

Исходные значения:

1. работа инженера по инфраструктуре - 5 000 рублей в час;
2. работа системного администратора - 3 000 рублей в час;
3. настройка 1 сервера - 50 часов;
4. сопровождение - 40 часов в месяц;
5. аренда сервера - 35 000 рублей в месяц;
6. серверное окружение - 60 000 рублей на машину.

Плановый сценарий

При наличии 2 месяцев используется 1 сервер.

Аренда за 2 месяца - 70 000 рублей.

Серверное окружение - 60 000 рублей.

Настройка - 250 000 рублей.

Сопровождение в течение 2 месяцев - 240 000 рублей.

Общая расчетная стоимость - 620 000 рублей.

Срочный сценарий

При наличии 1 месяца используются 2 сервера.

Аренда 2 серверов - 70 000 рублей.

Серверное окружение - 120 000 рублей.

Настройка - 500 000 рублей.

Сопровождение - 240 000 рублей.

Общая расчетная стоимость - 930 000 рублей.

Разница составила 310 000 рублей. Стоимость подготовки выросла в 1,5 раза.

Дополнительные расходы появились из-за необходимости выполнять часть работ параллельно. Сам объем рассылки и требования к системе при этом не изменились.

Что учитывать в похожих проектах

Подготовку инфраструктуры рассылок следует выделять в самостоятельный этап проекта. Ее срок зависит от планируемого объема, состояния базы и текущей репутации отправителя.

Финальный текст письма для начала работ обычно не требуется. На первом этапе можно согласовать допустимый тип служебной или информационной рассылки и начать с небольших объемов.

Также полезно заранее зафиксировать контрольную дату. После нее задержка согласований должна рассматриваться как изменение условий проекта. Команда может сохранить исходный дедлайн, но для этого потребуется пересчитать архитектуру, ресурсы и стоимость.

Главный вывод проекта простой: время является частью технического решения. Если его становится меньше, системе требуются дополнительные ресурсы. Эти ресурсы оплачивает бизнес.

Здесь я обычно пишу про проекты, кейсы и ИТ-практику. А если хочется увидеть меня не только в рабочих текстах - приходите в мой тг https://t.me/alekseypostrigaylo. Там - сын, поездки, работа за кадром, личные наблюдения и попытка жить так, чтобы было что вспомнить.