HR-конференция как интеллектуальное шоу: как ЭКОПСИ Консалтинг превратили отраслевое событие в продюсерский проект
Большинство деловых конференций выглядят довольно предсказуемо. Сцена. Панельные дискуссии. Презентации. Кофе-брейки. ЭКОПСИ Консалтинг попробовали сломать этот сценарий. Именно с такой задачей они обратились в одно из наших агентств - Level Group, и началась подготовка HR-конференции «НЕ ТАК».
Идея была простой и одновременно смелой: предположим, что многие привычные HR-истины на самом деле работают... не так? Так появился формат интеллектуального шоу, где эксперты не читают лекции, а спорят, проверяют гипотезы и разбирают реальные управленческие ситуации прямо на сцене.
Конференция проходила в Цифровом деловом пространстве (ЦДП) - современной площадке в центре Москвы, созданной Правительством Москвы как технологический хаб для деловых событий и предпринимательского сообщества. На площадке было представлено несколько залов разного формата: лекторий со стеклянными стенами, бывший кинозал, перестроенный в мультимедийном футуристическом формате. Такое разнообразие пространств идеально подходило для формата, где важны динамика и вовлеченность аудитории.
На конференции собрались более 400 HR-специалистов и экспертов, чтобы обсудить темы, которые сегодня меняют профессию. Темы были сформулированы в духе концепции «НЕ ТАК» — провокационно, но по существу.
Чтобы такой формат действительно заработал, одной программы было недостаточно. Нужно было продюсировать саму логику события.
«Мы хотели сделать конференцию, которая не повторяет привычный формат отраслевых мероприятий. Нам было важно создать пространство для честного разговора о профессии — с экспериментами, дискуссиями и проверкой популярных HR-мифов. Для этого потребовалась не просто организация события, а продюсерский подход, когда команда думает об опыте участников так же внимательно, как о программе», — отмечают в ЭКОПСИ Консалтинг.
К подготовке проекта наше агентство подключилось не как классический операционный подрядчик. Роль была другой — стратегический ивент-консалтинг и продюсирование проекта. Это означало участие не только в организации, но и в ключевых решениях, связанных с клиентским путем внутри мероприятия: архитектура события, логика пространства. Всё это нужно было реализовать при высокой контентной нагрузке.
«Сегодня деловые события всё чаще становятся полноценными коммуникационными продуктами. В таких проектах агентство участвует не только в реализации, но и в архитектуре события — от модели взаимодействия до конечного опыта участников. Наша задача — помочь клиенту собрать событие так, чтобы оно работало на смысл, на аудиторию и на долгосрочный эффект», — комментируют наши коллеги в Level Agency.
Девять месяцев подготовки
Подготовка конференции заняла почти девять месяцев — с апреля по декабрь. Первым шагом стала стратегия взаимодействия между командой клиента и агентством. Нужно было честно ответить на несколько вопросов: что команда клиента делает сама, где участие агентства действительно создает ценность, как распределить бюджет так, чтобы усилить ключевые элементы события. Такой подход позволил сфокусировать ресурсы на зонах максимального влияния.
Отдельной задачей стала работа с площадкой. Команда разработала пространственную модель события, продумав каждую деталь клиентского пути:
- зонирование площадки: несколько форматных зон под разные задачи — от пленарных сессий до камерных дискуссий
- логика перемещения участников: маршруты и навигация выстраивались так, чтобы переходы между зонами создавали ощущение динамики, а не паузы
- расположение сцены
- зоны общения
Сегодня в ивент-продюсировании пространство — это часть сценария. Если участники легко перемещаются, быстро находят нужные зоны и ощущают динамику события, они дольше остаются вовлечёнными.
Когда бюджет становится инструментом продюсирования
Отдельным направлением работы стала оптимизация бюджета. Вместо классической схемы «смета - расходы» бюджет рассматривался как управляемый инструмент проекта. Команда агентства предлагала альтернативные решения, оптимизировала технические элементы, убирала избыточные расходы.
В некоторых случаях клиенту было выгоднее выполнять задачи самостоятельно. В других — подключение агентства помогало снизить риски и избежать дорогостоящих ошибок.
Режиссура деловых конференций
Чтобы усилить эффект программы, в проект был привлечен режиссер-консультант. Его задача была не переписать выступления спикеров, а посмотреть на программу как на спектакль: где падает внимание аудитории, где не хватает динамики, как выстроить ритм выступлений.
Особое внимание уделили открытию конференции - его сделали максимально «не таким»: режиссер помог выстроить нестандартный старт, который сразу задал тон всему событию. Это позволило превратить последовательность выступлений в цельный опыт участников.
Центр управления на площадке
В день мероприятия агентство совместно с организаторами от ЭКОПСИ стало единым центром управления проектом. Команда координировала подрядчиков, волонтеров, партнеров, технические службы.
Контролировались сценарий, тайминги и качество реализации. Благодаря этому команда ЭКОПСИ могла сосредоточиться на главном — контенте и работе с участниками.
