Руководство по формированию поставки с КИЗами

Чек‑лист и руководство: формирование поставки с КИЗами

Важно: все операции должны быть завершены в срок — не более 3 рабочих дней с момента приёмки маркированного товара, но не позднее дня передачи этих товаров третьим лицам.

Подготовка товаров и кодов маркировки (КИЗ)

1. Убедитесь, что на каждом товаре нанесён корректный КИЗ (Data Matrix код): он должен быть читаемым, без повреждений и соответствовать категории товара.
2. Проверьте статус кодов в системе «Честный Знак»: они должны иметь статус «В обороте» и принадлежать поставщику.
3. Если используется агрегация (для крупных партий):создайте документ «Агрегация» в личном кабинете «Честного Знака»;добавьте коды маркировки одной номенклатуры;получите агрегированный код;разместите агрегированный код на транспортной упаковке.
4. создайте документ «Агрегация» в личном кабинете «Честного Знака»;
5. добавьте коды маркировки одной номенклатуры;
6. получите агрегированный код;
7. разместите агрегированный код на транспортной упаковке.

Формирование УПД

1. Создайте УПД в системе ЭДО (электронного документооборота).
2. Укажите коды маркировки каждой единицы товара (поэкземплярный учёт) или агрегированный код — если использовалась агрегация.
3. Заполните все обязательные реквизиты:GTIN товара;количество;ИНН отправителя и получателя;дата документа;код товарной группы.
4. GTIN товара;
5. количество;
6. ИНН отправителя и получателя;
7. дата документа;
8. код товарной группы.
9. Подпишите документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) продавца.

Отгрузка товара и отправка УПД покупателю

1. Отгрузите товар.
2. Направьте УПД покупателю через оператора ЭДО.
3. Если у поставщика и покупателя разные операторы ЭДО, предварительно настройте роуминг между ними.

Приёмка товара и сверка данных покупателем

1. Сверьте коды на упаковках с кодами в УПД (используйте 2D‑сканер или терминал сбора данных — ТСД).
2. Если данные совпадают, подпишите УПД своей УКЭП.
3. При расхождениях:подпишите УПД;проинформируйте поставщика о выявленных несоответствиях;оформите акт расхождений;дождитесь от поставщика исправительного или корректировочного документа.
4. подпишите УПД;
5. проинформируйте поставщика о выявленных несоответствиях;
6. оформите акт расхождений;
7. дождитесь от поставщика исправительного или корректировочного документа.

Передача данных в «Честный Знак»

1. После подписания УПД обеими сторонами оператор ЭДО передаст документ в систему «Честный Знак».
2. Дождитесь проверки системы: она проверит каждый код (статус, принадлежность владельцу, корректность структуры).
3. Убедитесь, что коды закреплены за новым владельцем (покупателем) — если они корректны.

Совпадение наименований в УПД и карточке товара

Наименование продукции в УПД и в карточке товара в системе «Честный Знак» должно совпадать. Расхождения могут привести к:

1. ошибкам в учёте (система маркировки должна однозначно идентифицировать товар);
2. блокировке операций или штрафам (система сверяет информацию из УПД с данными в карточках товаров);
3. проблемам при налоговых проверках или спорах с контрагентами (УПД — юридически значимый документ).

Если наименования не совпадают:

1. проверьте карточку товара в Национальном каталоге и при необходимости скорректируйте данные (обновите наименование, GTIN, другие атрибуты);
2. убедитесь, что в учётной системе (например, 1С) используется актуальное наименование, которое будет передаваться в УПД;
3. согласуйте изменения с поставщиком, если расхождение возникло по его вине.

Рекомендация: перед формированием УПД проведите сверку данных:

1. в учётной системе;
2. в карточке товара в «Честном Знаке»;
3. на физической упаковке товара.

Это поможет избежать ошибок и задержек в процессе документооборота.

Источник https://leadertest.ru/