Что такое отказное письмо для Wildberries и как его оформить

Отказное письмо для Wildberries — это официальный документ (как правило, от аккредитованного органа/центра сертификации), подтверждающий, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию по действующим техрегламентам и перечням. Оно требуется на WB, когда система или модерация запрашивает подтверждение безопасности/соответствия, но по вашей категории достаточно именно отказного письма.

Важно понимать отличие: сертификат соответствия и декларация о соответствии подтверждают, что товар прошел оценку соответствия и подпадает под обязательные требования, а отказное письмо — что такие процедуры для данной продукции не нужны при корректно выбранных кодах и описании.

Загрузка и прохождение модерации на Wildberries обычно сводятся к прикреплению файла в нужном месте личного кабинета поставщика и/или в карточке товара (в разделе документов/сертификации — в зависимости от интерфейса и типа товара). Если документ отклоняют, чаще всего причина типовая: неверный код ТН ВЭД/ОКПД2, размытое или слишком общее описание товара, отсутствие реквизитов (печати/подписи/исходящего номера/даты), несоответствие заявленной категории.

Отдельная группа задач — ассортимент: письмо не покрывает все SKU, бренды или комплекты (например, указали «аксессуар», а продаете наборы с разным составом). В таком случае действует простой алгоритм повторной подачи: уточнить коды и формулировки, расширить/переписать перечень товаров в письме, привести наименования к тому, как они указаны в карточках, и загрузить обновленный документ на повторную модерацию.

Сроки, стоимость и срок действия отказного письма зависят от категории, количества позиций и сложности ассортимента: чем больше комплектов и спорных формулировок, тем выше цена и дольше оформление. Письмо обычно выдают на определенный период (часто 1 год или бессрочно — по практике конкретного органа), но обновление/переоформление требуется при изменениях товара: состав, назначение, поставщик/производитель, упаковка, маркировка, а также при расширении ассортимента или смене кодов.

Практически отказное письмо подходит для товаров без обязательной сертификации (например, канцелярия, некоторые аксессуары, декор), но не пройдет для категорий с обязательными требованиями: детские товары, электроника, косметика и ряд других позиций, где нужен сертификат/декларация.

1. Чек-лист перед отправкой на Wildberries: проверьте реквизиты и исходящие данные, корректные коды (ТН ВЭД/ОКПД2), четкие формулировки и назначение товара, полный перечень брендов/комплектов, соответствие категории на WB;
2.  затем загрузите отказное письмо для Wildberries в кабинет/карточку товара, дождитесь решения модерации и при отказе исправьте причину (код/описание/охват ассортимента) и подайте заново. 
3. Также учитывайте, что одно письмо можно использовать на несколько товаров/брендов только если они действительно подпадают под одинаковые коды и описаны в документе; при любом изменении характеристик товара письмо лучше обновить, чтобы избежать повторных отклонений и блокировок карточек.

Когда Wildberries запрашивает отказное письмо: типовые ситуации

Наличие отказного письма помогает быстрее пройти проверку и избежать блокировки продаж из‑за «недостатка» разрешительной документации.

Чаще всего отказное письмо требуется для категорий, которые выглядят «пограничными» с точки зрения регулирования. К ним обычно относят аксессуары и бижутерию, хозяйственные и бытовые товары, отдельные виды посуды и кухонных принадлежностей (в зависимости от материала и назначения), сувенирную продукцию, канцелярию, товары для спорта и отдыха, а также некоторые текстильные изделия и элементы упаковки. Особенно внимательная проверка бывает у товаров, которые потенциально могут контактировать с кожей, пищей или предназначены для детей — даже если фактически они не попадают под обязательное подтверждение соответствия.

Причины запросов от Wildberries чаще всего связаны с модерацией карточки: при первичной публикации или при изменении описания/состава/назначения товара модератор может запросить подтверждение, что сертификат не нужен. Второй типовой сценарий — смена категории или характеристик (например, перенос из «аксессуаров» в «детские товары»), из‑за чего меняются требования к документам. Третья причина — выборочная проверка документов маркетплейсом: WB может запросить отказное письмо при внутреннем аудите, жалобах покупателей или автоматических проверках, если данные в карточке выглядят неоднозначно.

Оформляется отказное письмо через центр сертификации: вы предоставляете информацию о товаре (наименование, фото, состав/материал, область применения, артикул/модель, код ТН ВЭД при наличии), после чего специалисты сопоставляют товар с регламентами и перечнями и выпускают документ. Важно, чтобы отказное письмо было оформлено на корректное юридическое лицо/ИП и точно описывало товар — тогда при загрузке в кабинет Wildberries оно закрывает вопрос по документам и снижает риск повторных запросов при модерации.

Нормативная база: на что опирается отказное письмо

Основой для подготовки отказного письма служат Технические регламенты ЕАЭС (ТР ЕАЭС/ТР ТС), а также национальные стандарты (ГОСТ) и утверждённые перечни продукции, подлежащей обязательной сертификации или декларированию. Именно эти документы позволяют корректно указать, требуется ли для конкретной категории товара обязательное подтверждение соответствия либо продукция может реализовываться без сертификата/декларации.

Чтобы определить, подпадает ли товар под обязательное подтверждение соответствия, важно идентифицировать продукцию: назначение, состав/материалы, способ применения, возрастную категорию (если применимо), а затем сопоставить характеристики с требованиями регламентов и перечней. Как правило, решение принимают по коду ТН ВЭД/ОКПД2 и описанию товара, поэтому для Wildberries критично, чтобы наименование и характеристики в карточке товара совпадали с тем, что указано в документах.

При подготовке отказного письма обычно проверяют:

1. код ТН ВЭД/ОКПД2 и корректность классификации товара;
2. наличие применимого Технического регламента ЕАЭС (или отсутствие оснований для его применения);
3. попадание товара в перечни продукции, подлежащей обязательной сертификации/декларированию;
4. соответствие описания товара (состав, назначение, маркировка) выбранной нормативной логике.

Кому и где оформляют отказное письмо

Уполномоченные органы и организации: кто имеет право выдавать отказные письма. Корректно составленное отказное письмо выдают аккредитованные органы по сертификации (в рамках своей области аккредитации) или специализированные центры сертификации, которые работают через такие органы и готовят обоснование на основании кодов ТН ВЭД/ОКПД2 и описания продукции. В ряде случаев документ оформляют и на бланке Торгово‑промышленной палаты (ТПП), но важно понимать, что маркетплейсы и контрагенты по‑разному относятся к форме и источнику выдачи: ключевое значение имеет юридическая состоятельность документа и корректная ссылка на нормативную базу.

Что выбрать: орган по сертификации, центр сертификации, ТПП — особенности и риски. Самый надежный вариант для Wildberries — обращаться напрямую в орган по сертификации: выше вероятность, что отказное письмо примут без вопросов, а обоснование будет оформлено строго по требованиям. Центр сертификации удобен скоростью и сервисом «под ключ», но риск — попасть к посреднику без реальных полномочий или получить шаблонный документ с ошибочными кодами, из‑за чего WB может запросить переделку. ТПП иногда выбирают из‑за узнаваемости, однако возможны отказы со стороны маркетплейса, если документ не содержит достаточного нормативного обоснования или не соответствует внутренним требованиям площадки.

Чтобы оформить отказное письмо для Wildberries, подготовьте точное описание товара (назначение, состав, материалы, модель/артикул), коды ТН ВЭД и/или ОКПД2, фото, инструкцию/этикетку и сведения о производителе/импортере. Далее специалист проверит, попадает ли продукция под обязательные техрегламенты, и сформирует отказное письмо с указанием нормативных актов, перечней и оснований освобождения. Перед подачей на маркетплейс проверьте, чтобы в документе совпадали наименования и коды товара с карточкой WB — это главный фактор, влияющий на принятие.

Виды отказных писем, которые могут подойти для Wildberries

Оформляют отказное письмо, как правило, через аккредитованный орган/испытательную лабораторию или профильную организацию, предоставляя описание товара, состав, назначение и коды ТН ВЭД/ОКПД2 (если применимо).

Отказное письмо по сертификации/декларированию используется, когда продукция не подпадает под требования технических регламентов ЕАЭС и не включена в перечни товаров, подлежащих обязательному подтверждению соответствия. Его суть — зафиксировать юридически значимый вывод: сертификат или декларация на данную позицию не нужны. Для Wildberries это особенно актуально при запуске новых SKU, спорных категориях, товарах «не из перечней», а также при расширении ассортимента, когда маркетплейс запрашивает подтверждающий документ.

Отказное письмо по пожарной безопасности и другие специфические варианты нужны в случаях, когда возникает вопрос о необходимости пожарного сертификата/декларации (например, для отдельных отделочных материалов, изделий для интерьера, кабельной продукции и т. п.). Также встречаются узкоспециализированные отказные письма (в зависимости от категории товара и требований площадки), когда необходимо подтвердить отсутствие обязанности получать конкретный вид разрешения. Чтобы выбрать верный тип документа и оформить его без лишних затрат, обычно ориентируются на назначение товара и формулировки запросов Wildberries.

Требования Wildberries к отказному письму: что важно учесть

Формат и реквизиты: в отказном письме должны быть обязательные реквизиты организации, которая его выдает. Обычно Wildberries ожидает, что документ будет на фирменном бланке (при наличии), с печатью (если используется в документообороте), подписью уполномоченного лица, исходящим номером и датой выдачи. Также стоит указать срок действия отказного письма: бессрочно (если допустимо для конкретного случая) либо конкретный период — это снижает риск отклонения документа при модерации.

Требования к описанию товара: ключевая причина отказов — слишком общее описание продукции. В письме нужно точно указать наименование товара, модель (при наличии), артикул(ы), состав/материал, а также назначение (для чего используется изделие). Чем точнее характеристики совпадают с данными в карточке Wildberries, тем выше вероятность, что документ примут без запросов на уточнение. Если товаров несколько, их лучше перечислить списком, чтобы исключить двусмысленность и ускорить согласование.

Какие данные должны быть в тексте отказного письма

Чтобы маркетплейс принял документ без замечаний, в тексте важно указать обязательные реквизиты и корректно описать продукцию, включая все вариации ассортимента. Грамотно составленное отказное письмо ускоряет модерацию карточек и снижает риск блокировок по документам.

К обязательным элементам формулировок относятся сведения о заявителе (поставщик/ИП/ООО), адрес и ИНН/ОГРН, данные производителя (если отличаются), дата и номер письма, а также чёткое указание на отсутствие необходимости в подтверждении соответствия. В тексте желательно ссылаться на действующие нормативные документы и регламенты, по которым делается вывод: технические регламенты ЕАЭС (ТР ТС/ТР ЕАЭС) и нормы законодательства ЕАЭС/РФ в части обязательного подтверждения соответствия. Формулировка должна быть однозначной: товар «не подлежит обязательной сертификации и/или декларированию» — в зависимости от категории продукции и применимых требований.

Отдельное внимание уделяют тому, как перечислять ассортимент и вариативность товара (цвет, размер, комплектация). Для Wildberries важно, чтобы отказное письмо покрывало весь заявленный ассортимент: если в карточке есть разные размеры или цвета, их нужно отразить в тексте так, чтобы не возникало «разрыва» между документом и фактическими SKU. Если ассортимент широкий, допустимо указывать диапазоны и перечни модификаций, но без двусмысленности и с привязкой к названию товара.

1. В тексте отказного письма указывают: точное наименование товара (как в карточке Wildberries), код ТН ВЭД (при наличии/необходимости), описание назначения, перечень моделей/артикулов, варианты исполнения (цвета, размеры, комплектация), период/срок действия письма (если применяется), а также ссылки на применимые ТР ТС/ТР ЕАЭС и основания, по которым продукция не подлежит обязательному подтверждению соответствия.

Документы и сведения для оформления отказного письма

Чтобы оформить отказное письмо быстро и без доработок, важно заранее подготовить корректный комплект данных: маркетплейс проверяет соответствие информации в карточке товара и сопроводительных документах, а орган, выдающий письмо, опирается на характеристики продукции и ее классификацию.

Пакет от продавца/производителя обычно включает базовые реквизиты и сведения о товаре. Понадобятся ИНН и ОГРН компании (или данные производителя, если вы выступаете как поставщик), а также карточка товара с точным наименованием, назначением и ключевыми характеристиками. Дополнительно готовят фото продукции и упаковки, а также информацию о маркировке: что указано на этикетке, какие обозначения используются и как оформлены данные о производителе — это помогает идентифицировать товар и избежать разночтений.

Дополнительные материалы требуются, когда по описанию товара сложно однозначно определить, нужна ли обязательная оценка соответствия. В таком случае полезны ТУ (при наличии), подробный состав/материалы, инструкция по применению и макет этикетки (или фактическая этикетка). Отдельное внимание стоит уделить кодам ТН ВЭД и/или ОКПД2: корректная классификация напрямую влияет на вывод о необходимости сертификата, поэтому лучше указывать коды, которые действительно соответствуют вашему товару и его функционалу.

Пошаговая инструкция: как оформить отказное письмо для Wildberries

Первый этап — определение кода ТН ВЭД/ОКПД и проверка требований по сертификации. От корректно выбранного кода зависит, какие регламенты и перечни будут применяться к вашей продукции, а значит — требуется ли сертификат/декларация или можно оформить отказное письмо. На этом шаге важно сопоставить наименование, состав, назначение, материалы и область применения товара с классификаторами и актуальными нормативными перечнями.

Далее следует подача заявки, согласование формулировок и получение готового письма. Как правило, готовое отказное письмо оформляется на бланке уполномоченной организации и содержит корректные ссылки на нормативные документы, описание товара и основания, почему обязательное подтверждение соответствия не требуется. Чтобы ускорить процесс и избежать возвратов на доработку, заранее подготовьте данные по товару и проверьте, чтобы формулировки совпадали с информацией в карточке на Wildberries.

1. Подготовьте описание товара (назначение, состав/материал, бренд, артикул), фото/маркировку и предполагаемый код ТН ВЭД/ОКПД → отправьте заявку → согласуйте формулировки под требования Wildberries → получите отказное письмо и загрузите его в личный кабинет маркетплейса.