Кейс Аспро: как «Хартек» объединил управление проектами и финансами

Производители светопрозрачных конструкций работают в высококонкурентной среде, где каждый процент эффективности влияет на прибыльность. Борьба за клиентов требует не только качественного продукта, но и безупречного сервиса, современных технологий и оптимизированных бизнес-процессов.

Компания «Хартек» столкнулась с типичной для растущего бизнеса проблемой: разрозненное управление процессами в разных системах мешало видеть полную картину и снижало эффективность работы.

О компании «Хартек»

ООО «Хартек» специализируется на полном цикле работ со светопрозрачными конструкциями: от проектирования до монтажа и последующего обслуживания.

«Наша организация начала работу 15 лет назад и производила исключительно автоматические двери и стеклянные перегородки с немецкой фурнитурой. По мере развития бизнеса мы научились проектировать металлоконструкции и реализовывать высокотехнологичные архитектурные проекты. Сейчас изготавливаем сложные конструкции. Разрабатываем сложные узлы и крепления, просчитываем и проводим испытания на их слом и вырыв».

Руководитель компании «Хартек»

Компания выросла от узкоспециализированного производителя до полноценного подрядчика, способного реализовать архитектурные проекты любой сложности.

Проблемы работы в двух системах

Специфика деятельности «Хартек» подразумевает управление множественными многоэтапными проектами одновременно. Каждый заказ включает:

1. Проектирование конструкций
2. Изготовление на производстве
3. Логистику и доставку
4. Монтажные работы
5. Послепродажное обслуживание

Для координации этих процессов руководство использовало две разные системы:

1. CRM-систему для управления проектами
2. Отдельную программу для финансового учета

Такой подход создал серьезные проблемы:

Отсутствие единого информационного пространстваСотрудникам приходилось постоянно переключаться между системами, что снижало производительность и увеличивало вероятность ошибок.

Сложность контроля рентабельностиДанные о затратах и доходах находились в разных системах, что затрудняло оперативный анализ прибыльности направлений.

Неудобная организация задачВсе задачи отображались единым списком без разделения по отделам или типам работ, что создавало путаницу.

Двойные расходы на ПОКомпания оплачивала два сервиса вместо одного комплексного решения.

Решение: переход на единую платформу

Анализ рынка систем управления бизнесом привел руководство к выбору Аспро.Cloud как комплексного решения.

«Я протестировал бесплатный пробный период Аспро.Cloud и остановился на этой системе. Проще, когда все в одном месте: и проекты, и финансы».

Руководитель компании «Хартек»

Ключевыми факторами выбора стали:

1. Объединение управления проектами и финансового учета в одной платформе
2. Возможность создания отдельных рабочих зон для разных отделов
3. Интуитивно понятный интерфейс
4. Готовые интеграции с банками и IP-телефонией

Внедрение: миграция без потерь

Процесс перехода с двух систем на Аспро.Cloud занял минимальное время благодаря продуманному алгоритму миграции.

Перенос финансовых данных

1. Выгрузка данных из предыдущей системы финансового учета в CSV-формат
2. Обработка и корректировка CSV-файла для соответствия структуре Аспро.Cloud
3. Сверка проектов между системами для исключения дублирования
4. Загрузка базовой информации об организации, счетах и начальных остатках
5. Импорт данных и сверка итоговых остатков по счетам
6. Настройка интеграции с банками для автоматической синхронизации операций

Настройка CRM-функций

Миграция клиентской базы и подключение IP-телефонии были выполнены руководителем самостоятельно.

«Перейти с предыдущей системы оказалось легко благодаря удобному и понятному интерфейсу. Все освоили довольно быстро».

Руководитель компании «Хартек»

Результаты внедрения

Управление проектами

Компания настроила отдельные рабочие процессы для каждого отдела с четким разделением этапов: «Сделать» → «В работе» → «Сделано».

Стандартизация через шаблоны проектов ускорила запуск типовых заказов. В шаблонах заданы основные этапы, вехи и стандартные задачи, что минимизирует время на планирование.

«С помощью Аспро.Cloud мы начали реализовывать проекты с минимальным количеством ошибок и четко в сроки».

Руководитель компании «Хартек»

Контроль рентабельности стал доступен в несколько кликов — в карточке каждого проекта отображаются плановые и фактические доходы и расходы.

Финансовая аналитика

Руководитель получил инструменты для оперативного принятия управленческих решений через отчеты по движению денежных средств и о прибылях и убытках.

«Удобно контролировать движение денежных средств, не входя в онлайн-банк. Все остатки по счетам видны на одной странице».

Руководитель компании «Хартек»

Мобильные виджеты обеспечивают доступ к ключевым финансовым показателям в любое время и из любого места.

CRM и автоматизация

Одной из ценных функций стала автоматическая привязка электронных писем к соответствующим задачам и проектам.

«Электронное письмо, например, со счетом от поставщика автоматически привязывается непосредственно к задаче по закупке, проекту и задаче по бухгалтерии на оплату. Так счет не потеряется, и все ответственные будут иметь к нему доступ».

Руководитель компании «Хартек»

Итоги проекта

Переход «Хартек» на единую платформу управления демонстрирует, что миграция с нескольких специализированных систем на комплексное решение может быть быстрой и безболезненной.

«Аспро.Cloud продумана очень хорошо. Мы не столкнулись с теми ошибками и недочетами, которые были в предыдущих системах. Перейти на новую платформу оказалось легко, внедрение оправдало себя на 100%. Теперь мы работаем в одной системе всей командой и видим общую картину бизнеса».

Руководитель компании «Хартек»

Ключевые результаты внедрения:

1. Объединение управления проектами и финансами в единой системе
2. Сокращение времени на выполнение административных задач
3. Повышение точности планирования и контроля сроков проектов
4. Улучшение финансовой дисциплины и аналитики рентабельности
5. Снижение операционных расходов на программное обеспечение

Скачайте полезные материалы для эффективного управления финансами

Получите готовые инструкции, шаблоны и чеклисты для управления финансами компании. Берите проверенные инструменты и внедряйте без сложностей.

Скачать бесплатно