Как провести правовой аудит дизайн-студии и защитить интеллектуальную собственность | Кейс

Кейс

Хочу с вами поделиться кейсом 2024 года.Исходные данные:

1. Форма: ИП.
2. Команда: 3 сотрудника в штате + периодически привлекаемые удаленные специалисты (дизайнеры, IT-специалисты, специалисты по рекламе).
3. Опыт: Работает около года.
4. Деятельность: Дизайн интерьеров — создание интерьеров для домов, офисов, ресторанов и других помещений.

Запрос: « Все ли верно с юридической точки зрения и защищены ли интересы студии».

1.Я провела комплексный аудит:

1. Интеллектуальной собственности (ИС): Наличие, хранение, передача прав и др.
2. Договоров: с клиентами, штатными сотрудниками и с привлекаемыми удаленными специалистами.
3. Внутренних документов: наличие приказов и заданий на создание интеллектуальной собственности, внутренних документов, регулирующих бизнес-процессы, наличие и содержание должностных инструкций, правил внутреннего трудового распорядка. и др.
4. Соблюдения закона о перс.данных: Наличие необходимых документов и соблюдение норм по защите, хранению и обработке персональных данных.

2. Какие риски выявлены:

Основные риски касались создания и использования интеллектуальной собственности и взаимоотношений внутри компании.

1. Права на дизайн-проекты. В трудовых договорах с штатными дизайнерами не было четко прописано, что исключительные права на все проекты, созданные в рабочее время, принадлежат студии. Формально дизайнер, уволившись, мог бы запретить использовать свои наработки. Это главный риск.
2. Проблема с удаленщиками. С внешними дизайнерами и IT-специалистами работали по гражданско-правовым договорам, в которых вообще не было речи о переходе прав на созданные ими объекты (например, элементы визуализации или доработки сайта). Без этого все, что они делали, оставалось их личной собственностью. Не было никакой ответственности удаленщиков, в том числе в случае, если они использовали результаты чужой интеллектуальной собственности, нарушили сроки или выполнили работы некачественно
3. Не было внутренней системы документооборота по поручению заданий и фиксации результатов. Студия не оформляла акты приема-передачи проектов от дизайнеров, не вела реестр созданных работ, не было приказов/поручений работы конкретным сотрудникам. В случае спора было бы сложно доказать, кто, что и когда создал.
4. Отсутствовало положение о коммерческой тайне, соглашения о конфиденциальности с сотрудниками, удаленщиками, контрагентами. Эскизы, чертежи и концепции будущих проектов могли беспрепятственно «уходить» к конкурентам вместе с уволившимися сотрудниками или подрядчиками, и запретить это было практически невозможно.
5. Не выплачивалось авторское вознаграждение сотрудникам. Хотя по закону это обязательное условие для служебных произведений, отдельные выплаты авторам не предусматривались.

3. Что было сделано:

1. Привела в порядок договоры. Переработала трудовые договоры, добавив в них понятные условия о служебных произведениях и переходе прав,об авторском вознаграждении. Для удаленных специалистов разработала корректные договоры авторского заказа, где четко прописан переход прав на все результаты работы к студии, ответственность за исполнение обязательств. С клиентами четко прописали - какие права переходят к ним, а какие остаются за студией.
2. Внедрили с собственником документооборот. Я разработала положение о создании интеллектуальной собственности, форму задания, простые формы актов приема-передачи проектов. Теперь факт создания работы и ее содержание фиксируются документально.
3. Разработала должностные инструкции, где детально расписали обязанности дизайнеров по созданию проектов, и Положение о коммерческой тайне с перечнем, что к ней относится, чтобы защитить внутренние наработки.
4. Разработала, а собственник заключил соглашения о конфиденциальности..

Итог: Теперь сотрудничаем со студией точечно. Собственник теперь уверен, что его интересы защищены. На тот момент он отказался приводить в порядок блок по персональным данным, но уже понял, что надо. Разрабатываю теперь пакет документов.