200 клиентов на менеджера вместо 10. Как платформа КБ изменила экобизнес
Нашему заказчику требовалась система, которую можно самостоятельно адаптировать под жёсткие отраслевые нормативы. Эта история — о том, как экологическая компания не стала ждать путаницы в Эксель-таблицах, а сразу построила процессы на low-code платформе и теперь масштабируется безболезненно.
Спойлер: За время работы на CRM-конструкторе “КБ” компания “ЭкоДок 2000” не просто увеличила число пользователей, а кратно повысила эффективность каждого сотрудника. Сегодня 25 человек в CRM обрабатывают объёмы, которые раньше потребовали бы в разы большего штата.
О клиенте
С 2017 года ООО “ЭкоДок 2000” занимается сопровождением организаций в области экологии, охраны окружающей среды и охраны труда, выполняет лабораторные исследования, разрабатывает природоохранную документацию. Есть собственная аккредитованная испытательная лаборатория, широкий парк измерительного оборудования, аттестованные методики для проведения измерений и расчетов в разных областях охраны труда и охраны окружающей среды. Работают только на лицензированном специализированном ПО.
Штат: 25 сотрудников.
Общее число пользователей системы: 25.
Экологические расчёты — это жёсткое регулирование и колоссальный массив постоянно меняющейся нормативной документации. Поэтому вопрос автоматизации начали решать с первых дней деятельности.
Почему low-code, а не готовая коробка
— CRM искали очень активно, — говорит исполнительный директор компании Георгий Фёдоров. — На тестирование разных демо-версий ушло порядка трёх месяцев! В какой-то момент остановились на AmoCRM, в итоге отказались — недостаточно адаптивна.
Пытались переписать под себя другую систему, нанимали программиста. Но он назвал астрономический ценник, пришлось отказаться.
В экологическом бизнесе много нюансов, они не укладываются в логику типовых CRM. Сложные расчеты, нестандартные сметы, несколько юрлиц и счетов — все это требует гибкости, которой у коробочных решений просто нет. В «ЭкоДоке» это поняли сразу.
Учёт первых сделок вели в Excel — просто чтобы зафиксировать входящий поток и не потерять заявки на старте. Но было очевидно: если продолжать в том же духе, таблицы разрастутся до нечитаемых простыней.
— Попробуй проконтролировать глазами полторы тысячи строк — это нереально, — говорит Георгий.
Искать систему «потом, когда припрёт» означало гарантированно столкнуться с неразберихой в самый неподходящий момент. В «ЭкоДоке» решили не лечить последствия, а сразу строить фундамент под масштабирование.
Готовые CRM-коробки не подходили: в них либо вообще не было нужных интеграций, либо доработки стоили как второй такой же софт.
А вот low-code платформа КБ — подошла:
- понятный интерфейс без излишеств
- возможность самостоятельно менять таблицы, поля и связи и в целом логику работы по мере появления новых услуг или требований законодательства (особенно важно в экологической нише)
- мощный встроенный конструктор (не нужно быть программистом)
- потенциал для развития, включая написание кода на PHP.
“КБ” дала достаточно свободы, чтобы не переплачивать за ненужный функционал. Дальше оставалось только скорректировать всё под реалии экологического бизнеса.
Первым делом в конструкторе “КБ’ настроили стандартные для любой CRM вещи, но с поправкой на нишевую специфику:
- Воронка продаж — с этапами, которые отражают реальный цикл сделки в экопроектировании: от первого контакта до сдачи отчетности.
- Карточка клиента — с возможностью хранить не только контакты, но и историю всех расчетов, смет, договоров и писем.
- Шаблоны документов — договоры, счета, акты, КП. Раньше их вели вручную в Excel, теперь документ формируется автоматически по данным из карточки.
“Ещё один важный момент — самостоятельная адаптация системы под изменения законодательства. Когда вводятся новые требования (например, по формату УПД), Георгий и его команда вносят необходимые настройки в CRM, не привлекая внешних разработчиков и не теряя времени. Бизнес остаётся мобильным даже при резких регуляторных поворотах.
Этот этап закрыл базовые потребности. Но настоящая проверка на гибкость была впереди.
Банковский модуль для нескольких юрлиц
У заказчика есть особенность, с которой типовые CRM не справляются: несколько юрлиц и расчетных счетов в одном банке («Точка»), причем все — в едином аккаунте. Стандартный модуль банковских выписок в “КБ” на тот момент позволял комфортно работать только с одной организацией. Этого было мало.
— Довольно редкий случай, когда клиент ведет сразу несколько организаций в одном банке и в одном аккаунте, — разъясняет конфигуратор “КБ” Тимур Тазетдинов. — Когда заказчик обратился с запросом на работу по двум организациям, я начал с анализа возможностей API банка “Точка”. Фокус в том, что при поступлениях банк не указывает получателя в выписках, а при исходящих платежах — плательщика. Логично: если ты в кабинете “ЭкоДока”, то понятно, кому пришли деньги. Но когда выписки собираются в стороннюю систему, определить, какая именно компания-владелец совершила операцию, было невозможно».
Задача со звёздочкой — выяснить, к какой из организаций относится конкретный платеж. И разбирать её приходилось вручную, рискуя ошибиться.
Команда “КБ” переработала модуль, добавив возможность идентификации компании-владельца по идентификатору аккаунта из банка. Теперь система сама «понимает», от кого пришел платеж и на какой счет. Собственно доработка заняла около месяца в рамках депозитного формата работы (клиент не торопил, и это было комфортно обеим сторонам). Дальше шла настройка уже внутри КБ.
Георгий уточняет: «Модуль банка создали программисты “КБ”, потом докручивал его под себя. Я был первопроходцем: изначально модуль работал только на один расчётный счёт, а мы сделали поддержку нескольких организаций».
Важный момент: решение не стало «личным костылем» для одного клиента.
— После переработки любой заказчик может использовать эти данные для идентификации организаций, — подчёркивает Тимур. — Там несложные вычисления на конструкторе без кода, документация в открытом доступе — справится практически любой пользователь.
То есть следующий клиент с похожим запросом получит этот функционал практически «из коробки». Это и есть отличие low-code платформы от жёстких коробочных CRM: доработки не остаются в столе у разрабов, а расширяют возможности системы для всех.
Что исчезло вместе с ручным разбором выписок
Самый высокий риск раньше сидел в моменте, когда менеджер или бухгалтер вручную сопоставлял банковскую выписку с конкретным заказом и организацией. Опечатка в номере счета, путаница между юрлицами, потеря назначения платежа — всё это приводило к переделкам документов и лишней переписке с банком.
Теперь модуль передает данные из выписки напрямую в “КБ”. Клиент сам настраивает, какие поля забирать, а дальше система позволяет выгружать информацию в любом удобном формате: Word, PDF, Excel, XML для ЭДО. Как говорит Тимур:
— Наш инструментарий автоматизации позволяет максимально интегрировать Клиентскую базу в свой бизнес, а не наоборот. В этом главное отличие от аналогов.
Система просто делает свое дело: подтягивает выписки, распознаёт юрлица, подставляет реквизиты в шаблоны. Менеджеры занимаются продажами, а не перебиванием цифр; руководство же смотрит в отчеты, а не в потолок в ожидании, пока кто-то вручную сведет табличку.
Многократное ускорение и спокойствие в операционке
Возможен ли рост без перестройки всего и вся? Ещё восемь лет назад, когда в компании запускали КБ, никто не ставил KPI вроде «увеличить количество клиентов на менеджера в 20 раз». Это случилось само, когда люди перестали заниматься не своей работой.
Раньше один сотрудник мог вести от силы десяток клиентов. Не потому что ленивый, а потому что на каждого клиента приходилось по часу ручного труда: создать счет, проверить реквизиты, сверить оплату, найти потерявшееся письмо, перепечатать акт. Но когда всё это делает система, он спокойно ведет 200 клиентов — и у него еще остается время “на подумать”, а не просто перекладывать бумажки. Рост в 20 раз по пропускной способности — неплохо для софта, который даже не требует отдельного сервера.
Вот лишь один из многочисленных кейсов «ЭкоДока», и он очень показательный. Крупному заводу срочно потребовалось проведение лабораторных исследований атмосферного воздуха. До КБ инженер минимум три дня:
- собирал данные,
- заносил их в Excel,
- проверял формулы,
- сравнивал результаты и следил, не "поехала" ли строка.
В КБ нужные шаблоны и методики уже были под рукой — всё сделали за сутки. Клиент оплатил счёт, система сама распознала платёж и подсветила статус заказа зелёным. Менеджер даже не открывал банковскую выписку.
Что изменилось в ощущениях
Вот что говорит Георгий (и это покруче любых ROI):
— Мы выросли, а порядка стало больше. Раньше я заходил в офис и слышал, как народ возмущается из-за зависших таблиц или потерянных файлов. Сейчас тихо и спокойно.
Неудивительно:
- Счета и акты формируются автоматом. Опечататься в реквизитах система не даст.
- Отчеты строятся в один клик. Руководитель больше не ждет пятницы, чтобы получить сводку от бухгалтера, которая все равно устареет к понедельнику. Воронка видна в реальном времени.
- Данные не исчезают. Бэкап делается автоматически раз в сутки. «Если что, просто заливаешь копию и едешь дальше», — комментирует наш клиент. Это та самая «скучная» надежность, которая на самом деле стоит дороже любой навороченной фичи».
Несмотря на масштабирование, операционка осталась под контролем. Менеджеры не выгорают от рутины, бухгалтерия не перегружена сверками, а директор может позволить себе думать о развитии, а не о том, почему опять потерялся счет.
Платформа “КБ” стала здесь накопителем экспертизы, она не только про воронки и счета. Идеальное место, чтобы хранить всё, что знает компания о своём деле. Не в головах сотрудников, не в разрозненных папках, а в единой системе, где информация не теряется, даже если кто-то уходит в отпуск или навсегда.
«Новый сотрудник открывает базу и через пару дней уже в контексте, а не задаёт одни и те же вопросы», — комментирует клиент.
Бонус для технарей: самописный PHP-отчёт для лаборатории
«Мы сами написали на PHP классный функциональный отчёт для нашей лаборатории с цветовой индикацией статусов и сроков, — говорит Георгий. — Сотрудники его открывают и сразу видят, где поджимают сроки — цветами выделяется». Этот отчёт автоматически рассылается нужным адресатам и стал незаменимым инструментом контроля.
Роль персонального менеджера и тарифа PRO
По мере роста компании функционала базового тарифа стало не хватать. «ЭкоДок 2000» перешёл на линейку PRO, которая открыла доступ к работе с кодом, сложным фильтрам и мультитабличным отчётам. Вместе с тарифом клиент приобрёл бессрочный пакет обновлений и техподдержки, включающий персональное сопровождение.
Юлия Старкова, менеджер «Клиентской базы»:
— Клиент очень многое делает сам, я лишь подсказываю в ходе настройки или уточнения логики. Вместе дорабатывали отчёт для формирования акта сверки, переделывали модуль с банком — расширяли поля с допданными в таблице.
Что дальше: намёк на ИИ
Пока база знаний живёт в КБ в виде структурированных глав и инструкций, Георгий планирует передать всю эту экспертизу ИИ-ассистенту. Чтобы он не просто искал по ключевым словам, а отвечал на вопросы сотрудников человеческим языком, подсказывал методику под конкретный случай, предлагал готовый расчёт.
В КБ такие эксперименты вполне возможны — платформа открыта для интеграций. Так что скоро в этом кейсе может появиться апдейт: «Теперь в компании есть свой GPT-консультант».
Заключение
Компания сразу выбрала гибкий фундамент и теперь масштабируется без боли. 200 клиентов на менеджера, бесшовная интеграция с банком, автоматизация документов и собственная база знаний — всё это на одной low-code платформе.
Кейс получился не про героическое спасение, а про спокойный рост — без интриг, фанфар и драм. И это, пожалуй, лучшая характеристика успешной работы CRM.
Хотите так же? Вам сюда.