Локализация персональных данных в 2026: что меняется в хранении корпоративных файлов

Если раньше хранение рабочих файлов в привычных зарубежных облачных сервисах было вопросом удобства, то теперь государство смотрит на них как на часть инфраструктуры обработки данных, которая должна быть прозрачной.

Компаниям теперь необходимо четко знать и быть готовыми доказать: где физически лежит информация, кто и на каких основаниях имеет к ней доступ, передаются ли данные за рубеж. Ответы на эти вопросы должны быть подкреплены документами и техническими логами.

Мы попросили объяснить суть требований Глеба Шустова, юриста компании «Зарцын и партнеры» и специалиста по ПДн, что именно меняется в 2026 году, как это проверяют на практике и где у бизнеса происходят неочевидные нарушения.

Как меняются законы относительно хранения корпоративных данных в 2026?

Ключевые изменения, которые уже действуют или готовятся:

Ужесточение локализации. С 1 июля 2025 года вступили в силу поправки, согласно которым первичные операции при сборе ПДн (запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение) должны происходить в базах данных, расположенных на территории России.

Трансграничная передача. Любая передача ПДн за рубеж теперь требует уведомления Роскомнадзора (РКН). Регулятор может наложить запрет или ограничения по результатам рассмотрения.

Штрафы и ответственность. Выросли штрафы за нарушения и за неподачу/нарушение обязанностей по уведомлениям (изменения в коап с 30 мая 2025)

Тренд на «суверенный контур». Минцифры предложило запретить компаниям из перечня системообразующих с 1 сентября 2027 года использовать иностранные корпоративные облачные сервисы и ПО для хранения и обработки ПДн. Инициатива еще не стала законом, но вектор мышления регулятора очевиден.

Что на практике означают «локализация» и «первичные операции»

Комментирует Глеб Шустов, юрист компании «Зарцын и партнеры». 

Локализация — для того, чтобы проще объяснить этот термин на практике, мы используем понятие "первичная точка сбора". Важно понимать, где изначально фиксируются данные. Представьте работу с файлом: вы можете хранить оригинал на жестком диске в офисе в Москве, а копию — в облаке. Если доступ к облаку закроют, оригинал останется у вас. А если все изначально создали и храните только в зарубежном облаке, то рискуете остаться без данных. Мысль законодателя направлена именно на защиту и сохранение “оригинала” внутри страны.

Что конкретно должно происходить в России и где подстерегают ловушки?

В РФ должна находиться именно первичная точка сбора. Например, вы отправляете сотрудников в командировку. Нельзя сразу внести их паспортные данные в зарубежную систему бронирования. Сначала необходимо создать список на сервере в РФ (ПК, корпоративный сервер или российское облако), затем при необходимости уведомить РКН о трансграничной передаче и только потом передавать данные.

По словам Глеба Шустова, регулятор уже запрещал компаниям хранить данные пользователей, к примеру, на серверах Google в Швейцарии, если для этого не было веских оснований.

Тенденция идет к тому, что все данные должны быть в России, и только в исключительных случаях (например, командировка) передаваться за границу.

Где бизнес чаще всего нарушает локализацию?

Нарушения часто происходят в привычных маркетинговых и операционных инструментах. Эксперт выделяет ключевые рисковые зоны:

Чаще всего нарушение локализации происходит в использовании иностранных метрических программ (например, Google Analytics). Многие компании не задумываются, что использование иностранного хостинга для сайта, на котором есть форма обратной связи — это уже потенциальное нарушение. Даже если вы пользуетесь конструктором, важно, чтобы он был российской юрисдикции: нередко коллеги пользуются Tilda Publishing (международный сервис), когда есть его российский аналог — АО «Тильда».

К менее очевидным каналам утечек и нарушений относятся:

1. Корпоративная почта на доменах вроде @gmail.com, через которую пересылаются документы с ПДн;
2. Обмен файлами через публичные ссылки в зарубежных облаках или мессенджерах;
3. Интеграции на сайте (чаты, виджеты), передающие данные пользователей за рубеж;
4. Сторонние сервисы для рассылок, CRM, не обеспечивающие хранение в РФ.

Внешние атрибуты — IP, хостинг, домен почты — выдают иностранную инфраструктуру. На практике именно строгий контроль доступа и безопасность данных снижают риски и помогают избежать крупных штрафов.

Почему для соблюдения закона нужен порядок в контенте

Пока у компании нет системного хранения контента, четкой классификации файлов и правил управления доступом, она не может открыто ответить на ключевой вопрос регулятора: «Какие персональные данные где лежат и кто имеет к ним доступ?».

Разрозненные облачные диски, общие ссылки в чатах, бесконтрольное копирование файлов — это не только хаос в работе, но и прямой источник юридических рисков.

Как хранить данные с учётом новых требований?

Решить задачу по хранению и управлению файлами компании помогают специализированные инструменты. DAM-система (Digital Asset Management) — это готовое решение для наведения порядка, которое также гарантирует юридическую чистоту работы с цифровыми активами. Современные DAM-системы решают ключевые задачи безопасности и контроля через три основных принципа:

1. Прозрачный контроль доступа. В отличие от обычных облаков, в DAM-системе доступ к файлам управляемый: настраиваются роли и права (кто что видит и скачивает), создаются внешние ссылки с паролями и сроком действия, доступ можно мгновенно отозвать. Все действия логируются (кто открыл, скачал, кому выдал) в системе.

2. Управление согласиями и сроками хранения. К цифровым активам (например, фото сотрудников для сайта) можно привязать согласия модели и установить срок их действия. Система автоматически предупредит об истечении срока или скроет актив, что защищает компанию от исков.

3. Локализация и суверенитет инфраструктуры. Поддержка моделей развёртывания, при которых данные физически остаются в России – будь то собственный сервер компании или дата-центры локальных провайдеров.

Итоги: в 2026 корпоративные данные требуют управления

2026 год делает хранение корпоративных файлов, особенно содержащих ПДн, зоной повышенной ответственности. Регуляторная логика усиливается вокруг трех ключевых вопросов: где физически находятся данные, как контролируется их передача и насколько инфраструктура безопасна.

Использование российской DAM-системы помогает навести порядок в хранении и обмене файлами. Это удобный способ систематизировать рабочие материалы и одновременно выполнить требования закона: данные остаются в России, доступ к ним четко контролируется, а все действия фиксируются в логах.

* Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией.