Кейс Qtim: платформа для проведения экзаменов по русскому языку для иностранных граждан

Я – Антон Фокин, CEO Qtim. Это кейс про систему проведения экзаменов по русскому языку для иностранных граждан — проект на стыке образования и госрегулирования.

К нам обратился Университет Льва Толстого с задачей перевести процесс экзаменов в цифровой формат, не нарушив существующие регламенты и очный сценарий сдачи. Нужно было не просто «сделать платформу», а аккуратно встроиться в уже сложившийся процесс. Параллельно важно было закрыть требования, которые в таких проектах обычно остаются за кадром: видеофиксацию, протоколы, отчётность, выгрузки в федеральные реестры и работу в закрытом контуре.

Контекст и задача

Экзамены по русскому языку для иностранных граждан — обязательная часть получения патента на работу, разрешения на временное проживание (РВП) и вида на жительство (ВНЖ). Форматы экзаменов отличаются:— для патента — только письменная часть;— для РВП и ВНЖ — письменная и устная части.

До старта проекта запись шла по телефону, а данные кандидата сотрудники вносили вручную при личном визите. Заявление участник подписывал на бумаге. Затем документы сканировали и прикрепляли к заявке. При этом требования к фиксации экзамена, хранению данных и итоговым документам оставались строгими, а это не могло не влиять на нагрузку сотрудников.

Задача формулировалась так:

— цифровизировать процесс экзаменов;

— обеспечить контроль и запись устной и письменной частей;

— выстроить прозрачную систему заявок и статусов;

— автоматизировать отчёты и подготовку документов;

— развернуть решение в закрытом контуре заказчика.

Архитектура проекта

Разделили систему на две логические части.

Первая — веб-админка.В ней работают администраторы и супер-администраторы. Они создают экзамены, назначают специалистов и ведут заявки. Права различаются: супер-администратор имеет расширенный доступ к данным — в том числе к видеозаписям экзаменов, администратор работает с результатами и документами без доступа к записям. Создать экзамен в системе — значит завести конкретный сеанс: выбрать тип (патент, РВП или ВНЖ), дату и время, указать группу и лимит участников, назначить площадку (корпус и аудиторию) и специалиста по тестированию, который будет принимать аттестацию.

Вторая часть системы — отдельное приложение для проведения экзаменов.Именно в нём проходит устная и письменная часть. Перед началом система проверяет камеру и микрофон, включает запись видео и экрана, фиксирует идентификацию кандидата — и только после этого стартует зачет.

Такое разделение позволило:— изолировать критичный функционал экзамена от административной части;— обеспечить стабильную работу при высокой нагрузке;— развернуть систему в инфраструктуре заказчика.

Технически проект выглядит так:— backend: NestJS, база данных PostgreSQL;— файлы и видео: S3-совместимое хранилище;— frontend: TypeScript, Vue 3, Quasar;— десктоп-приложение: Electron, который собирает веб-приложение в десктопный билд.

Как проходит экзамен

Процесс начинается с оформления заявки.Соискатель звонит в центр при университете и просит зарегистрировать на ближайшую дату сдачи нужного экзамена (патент / РВП / ВНЖ). Сотрудник создаёт/записывает кандидата и фиксирует минимум информации, которые кандидат сообщает устно: ФИО, гражданство, пол. После этого при личном визите заявку уже дозаполняют: паспортные данные, миграционная карта, адрес регистрации, контакты, сканы документов и подтверждение оплаты.

Устную часть кандидат сдает вместе со специалистом по тестированию. Экзамен записывается целиком: видео, звук, экран. После завершения специалист оценивает ответы — с опорой на запись.

Письменная часть проходит отдельно. Кандидат получает код доступа, проходит обязательные проверки оборудования, представляется и показывает паспорт в камеру — это фиксируется в записи, после чего сдает тест. База заданий сформирована на основе открытого банка ФИПИ.

После завершения экзамена результаты автоматически передаются на проверку специалисту по тестированию. Заявка остается в системе и проходит несколько статусов — от «требует заполнения» до «экзамен пройден» или «неявка».

Даже если суммарный балл выше минимального, экзамен может считаться не сданным. У каждой аттестации есть пороговые значения по отдельным разделам — например, по основам законодательства Российской Федерации. Если кандидат не набирает минимальный балл хотя бы по одному обязательному разделу, система фиксирует результат как «не сдан». Эта логика встроена в платформу и применяется автоматически.

Отчеты и документы

Отдельный блок работы — информационные сводки. Платформа формирует несколько типов документов: протоколы, ведомости, выгрузки для внешних систем.

Есть отчёты, где:— выводятся все ответы экзаменуемого;— часть ответов автоматически конвертируется в PDF;— в Excel-таблице формируются ссылки на связанные файлы.

На выходе администратор получает архив:Excel-файл с результатами + папки с файлами, на которые ссылается таблица. Такой формат упрощает проверку, хранение и передачу данных дальше по цепочке.

Также реализована выгрузка данных для федерального реестра — сама генерация сертификатов и справок происходит уже во внешней системе, но платформа готовит и структурирует данные для этой загрузки.

Сложности проекта

Основная трудность оказалась в том, что экзамен — это не просто «тест на сайте». Во время сдачи система одновременно пишет видео и звук, фиксирует экран, следит за стабильностью сеанса и параллельно сохраняет ответы кандидата. При этом трансляции получаются длинными — экзамен может идти час и больше.

Основная нагрузка начинается на этапе обработки видео. Запись должна не просто где-то храниться, а быстро появляться в системе, чтобы специалист мог перейти к проверке и при необходимости пересмотреть фрагменты. То есть важно не только «записать», но и организовать сохранение, обработку и выдачу видео так, чтобы это не тормозило работу центра тестирования.

Отдельной задачей стала статусная модель заявок. Экзамен может переноситься или отменяться, кандидат может не прийти, пройти только часть, пересдавать — и все эти сценарии должны корректно отражаться в системе, чтобы сотрудники не теряли тестируемого и не путались в актуальном состоянии заявок и экзаменов.

Поэтому роли, проверки, отчётность и интеграции стоит закладывать ещё на этапе проектирования: в образовательных платформах от них зависит логика всего процесса.

Текущий статус и результаты

На данный момент через платформу экзамен сдали или сдавали около 460 кандидатов.

Говорить о прямом росте заявок сложно: спрос на аттестацию сезонный. Однако после перехода на электронный формат и запуска системы с середины января количество заявок начало расти — при том, что это не пиковый период.

Что дальше

Проект развивается, в планах:

— Аналитика и статистика по экзаменам. Планируется добавить раздел с показателями: сколько зачетов проведено за период, сколько кандидатов допущены, сколько реально пришли, сколько сдали и не сдали, сколько было пересдач. Это позволит видеть динамику не вручную по протоколам, а в одном месте.

— Разрезы по специалистам, странам и проценту сдачи.Отдельно добавим статистику по специалистам по тестированию: сколько экзаменов принял каждый, какой процент сдачи. Аналогично — по гражданству: из каких стран кандидаты чаще проходят по баллам или нет, чтобы понимать общую картину и нагрузку.

— Сайт с удалённой подачей заявок.Запись на данный момент начинается по телефону, а документы и данные дозаполняются при личном визите. В планах — отдельный внешний сайт, где кандидат сможет заранее подать заявку: выбрать тип экзамена и дату, заполнить базовые данные, прикрепить сканы документов и подтверждение оплаты. Центр тестирования в таком сценарии будет получать уже подготовленную форму и тратить меньше времени на ручной ввод.

— Самостоятельное управление базой вопросов.Сейчас блок заданий загружен централизованно. В следующем шаге хотят дать сотрудникам возможность внутри системы добавлять и редактировать вопросы: заводить формулировки, варианты ответов, указывать правильные, собирать наборы заданий для разных уровней экзамена. Это снизит зависимость от разработки при обновлениях и поможет быстрее поддерживать актуальность базы.

Экзамен — это не интерфейс. Это доказуемый результат: кто сдавал, как сдавал, что ответил, чем подтверждено, где лежат записи и документы. Выстроили систему так, чтобы у процесса оставалась «улика» на каждом шаге — от заявки до архива с отчетами. В итоге цифровой формат добавил прозрачности и управляемости там, где раньше всё держалось на ручных операциях.

Если у вас похожая задача с регламентами, статусами, отчётами, видеофиксацией или закрытым контуром, её можно обсудить с нашей командой.