Как работает аутсорсинг закупок на ЭТП «ТЭК‑Торг»: разбор практических кейсов

источник фото: istockphoto.com

Работа с закупками в силу специфики регуляторных норм требует многостороннего подхода и зачастую глубоких профессиональных знаний – в частности, положений 44‑ФЗ, 223‑ФЗ и огромных томов сопутствующих нормативно-правовых актов. 

Однако далеко не в каждой компании имеются опытные специалисты, которые досконально разбираются в сложных механизмах нормативного регулирования, тонкостях подготовки закупочной документации, нюансах взаимодействия с контролирующими органами и актуальных изменениях в правовом поле. В таких условиях организации все чаще прибегают к услуге аутсорсинга закупочных процессов.

Передача профильных функций внешним экспертам дает возможность компании сосредоточиться на основной деятельности, обеспечить соответствие закупочных процедур актуальным требованиям регуляторов и повысить общую эффективность закупочной деятельности за счет привлечения узкоспециализированных компетенций.

В рамках этой статьи приведены реальные кейсы с примерами того, как аутсорсинг закупок на ЭТП «ТЭК‑Торг» на практике помогает компаниям‑заказчикам решать широкий спектр вопросов – от разовых задач до комплексного сопровождения закупочных процедур «под ключ». 

Кейс № 1

Сфера деятельности заказчика: производство хлеба и мучных кондитерских изделий

Регион: Краснодарский край

Год оказания услуги: 2023; 2024; 2025

Запрос заказчика: помочь провести открытый конкурс в электронной форме по 44‑ФЗ.

Что нужно было сделать:

1. взять на себя часть задач заказчика по выбору исполнителя;
2. проконсультировать по вопросам, связанным с 44‑ФЗ;
3. сопровождать процесс закупки на электронной торговой площадке (ЭТП) – помочь с размещением информации, обработкой заявок и оформлением итоговых документов.

Результат:

1. конкурс проведен успешно, без нарушений законодательства;
2. сотрудники компании сэкономили время и смогли сосредоточиться на основной работе.

Кейс № 2

Сфера деятельности заказчика: производство электроэнергии

Регион: Краснодарский край

Год оказания услуги: 2024; 2025

Запрос заказчика: помочь подготовить отчеты по закупкам у субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) за 2024 и 2025 годы.

Что нужно было сделать:

1. заполнить отчеты согласно требованиям постановлений № 1352 (от 11.12.2014) и № 1875 (от 23.12.2024);
2. посчитать, какую долю в общем объеме закупок составляют закупки у МСП;
3. проконсультировать, как разместить отчеты в Единой информационной системе (ЕИС).

Результат:

1. отчеты заполнены с учетом всех актуальных требований;
2. документы вовремя размещены в ЕИС.

Кейс № 3

Сфера деятельности заказчика: производство электроэнергии

Регион: Сахалинская область

Год оказания услуги: 2022; 2024

Запрос заказчика: скорректировать Положение о закупках с учетом изменений в законодательстве (ФЗ № 104‑ФЗ, № 109‑ФЗ, № 160‑ФЗ).

Что нужно было сделать:

1. изучить текущее Положение компании о закупках;
2. внести правки с учетом новых законодательных требований;
3. подготовить обновленную версию документа.

Результат:

1. нормативная база компании актуализирована;
2. закупочная деятельность соответствует актуальным нормам закона;
3. компания избежала возможных штрафов и санкций.

Кейс № 4

Сфера деятельности заказчика: управление и контроль за деятельностью фондовых, товарных, валютных и валютнофондовых бирж

Регион: г. Санкт-Петербург

Год оказания услуги: 2024

Запрос заказчика: комплексно сопроводить процесс организации закупок на ЭТП АО «ТЭК‑Торг».

Что нужно было сделать:

1. разработать проект регламента о проведении закупочных процедур;
2. создать пакет распорядительных и внутренних документов: приказ об организации закупочной деятельности, Положение о закупочной комиссии, регламент ее работы;
3. обосновать начальную максимальную цену контракта (НМЦ) на основании Протокола согласования цены;
4. разработать типовую закупочную документацию, извещение о закупке, проект договора и проекты протоколов по итогам процедуры;
5. зарегистрировать компанию на ЭТП, разместить извещение о закупке и сопутствующую документацию;
6. оперативно вносить изменения в извещение и документацию при необходимости;
7. работать с запросами на разъяснения от участников закупки, готовить соответствующие ответы;
8. адресно приглашать поставщиков к участию, собирать обратную связь о причинах отказа от участия и условиях подачи заявок;
9. формировать запросы на коммерческие предложения (КП), собирать КП от поставщиков, рассчитывать НМЦ;
10. проводить комплексную проверку добросовестности контрагентов;
11. оказывать консультационную поддержку закупочной комиссии при оценке заявок, анализировать поступившие заявки, формировать и публиковать необходимые протоколы;
12. сопровождать подписание и исполнение договора.

Результат:

1. весь закупочный процесс организован «под ключ» с соблюдением всех требований законодательства;
2. минимизированы ошибки в документации и процедурные нарушения;
3. налажено эффективное взаимодействие с поставщиками, сформирован пул надежных партнеров;
4. обеспечена юридическая защищенность на всех этапах – от размещения извещения до исполнения договора;
5. высвобождены внутренние ресурсы компании для решения стратегических задач.

Кейс № 5

Сфера деятельности заказчика: деятельность по обработке данных

Регион: Липецкая область

Год оказания услуги: 2024

Запрос заказчика: помочь провести закупки на электронной площадке с юридическим сопровождением.

Что нужно было сделать:

1. разработать регламент проведения регламентированных закупок и иные локальные акты: приказ «Об организации закупочной деятельности», Положение «О закупочной комиссии», регламент работы комиссии;
2. подготовить типовую закупочную документацию, включая извещение о закупке, документацию о проведении закупки, проект договора, проекты протоколов по итогам процедуры – с соблюдением требований, закрепленных в Протоколе согласования цен;
3. зарегистрировать заказчика на ЭТП, разместить извещение и закупочную документацию, своевременно вносить в них изменения;
4. отвечать на запросы участников о разъяснении положений документации, готовить проекты соответствующих разъяснений;
5. адресно приглашать поставщиков к участию в закупках, собирать обратную связь;
6. формировать запросы на КП, собирать коммерческие предложения, рассчитывать начальную цену контракта;
7. проводить комплексную проверку контрагентов на благонадежность;
8. консультировать закупочную комиссию при рассмотрении заявок, анализировать поступившие заявки, формировать и публиковать протоколы;
9. обеспечивать юридическое сопровождение на этапах подписания и исполнения договора;
10. защищать права и интересы заказчика при проверках и спорах: составлять ответы на акты проверок, возражения на жалобы поставщиков, претензии к контрагентам, апелляционные жалобы в суд;
11. консультировать по вопросам закупочной деятельности в соответствии с Федеральным законом № 135‑ФЗ.

Результат:

1. закупки проведены строго в соответствии с законодательством, без процедурных нарушений;
2. интересы компании надежно защищены на всех этапах, в т. ч. при возникновении споров и претензий;
3. повышена прозрачность закупочных процессов, снижены риски коррупционных и иных злоупотреблений;
4. оптимизированы временные и трудовые затраты внутренних подразделений – специалисты сосредоточились на профильных задачах;
5. сформирована устойчивая система закупок, соответствующая современным регуляторным требованиям.

Кейс № 6

Сфера деятельности заказчика: розничная торговля в нестационарных торговых объектах и на рынках

Регион: г. Москва

Год оказания услуги: 2026

Запрос заказчика: оказать услуги специализированной организации по проведению открытого конкурса в электронной форме (в т. ч. консультационное сопровождение по № 44‑ФЗ) и подготовить ответ в ФАС по жалобе на закупку

Что нужно было сделать:

1. проанализировать требования Федерального закона № 44‑ФЗ и сопутствующих нормативных актов применительно к планируемой закупке;
2. подготовить комплект закупочной документации для открытого конкурса в электронной форме: извещение о проведении закупки, документацию о закупке, проект контракта, формы протоколов, иные необходимые документы;
3. сопровождать процедуру подачи заявок: отвечать на запросы участников о разъяснении положений документации, готовить и публиковать официальные разъяснения;
4. провести процедуру рассмотрения и оценки заявок в соответствии с критериями, установленными в документации о закупке;
5. сформировать и опубликовать итоговые протоколы конкурса;
6. оперативно отреагировать на поступившую жалобу в ФАС: проанализировать суть претензий, собрать необходимые документы и пояснения;
7. подготовить аргументированный ответ в ФАС, обосновывающий законность и корректность проведенной закупки;
8. представить интересы заказчика в ФАС: участвовать в рассмотрении жалобы, предоставлять дополнительные пояснения и документы по запросу службы;
9. консультировать ответственных сотрудников заказчика по вопросам применения положений № 44‑ФЗ на всех этапах закупочной процедуры.

Результат:

1. открытый конкурс проведен в строгом соответствии с требованиями Федерального закона № 44‑ФЗ, без процедурных нарушений;
2. жалоба, поступившая в ФАС, рассмотрена с участием специалистов – интересы организации были успешно защищены: решение ФАС не содержало предписаний о нарушении законодательства;
3. заказчик получил полное документальное подтверждение правомерности действий на всех этапах закупки (включая переписку с ФАС и итоговые решения службы);
4. закупочная процедура реализована с соблюдением принципов прозрачности и конкуренции, что минимизировало риски коррупционных и иных злоупотреблений;
5. повышена компетентность персонала заказчика в вопросах контрактной системы благодаря консультационной поддержке на протяжении всей процедуры.

Более подробную информацию об услуге аутсорсинга закупок можно найти по этой ссылке.