5 вещей, о которых умалчивают бухгалтеры-фрилансеры и чем это грозит директору

Частный бухгалтер за 15 000–20 000 рублей в месяц кажется идеальной экономией для малого бизнеса. Зачем переплачивать штатному сотруднику или аутсорсинговой компании, если можно отдать первичку удаленщику?

Однако «дешевый» фриланс часто обходится бизнесу слишком дорого.

Мы в компании «Честные Числа» регулярно разбираем последствия работы с частными специалистами — от заблокированных счетов до миллионных доначислений. 

Вот 5 фатальных рисков работы с бухгалтером-фрилансером, о которых вам не расскажут на собеседовании.

1. «Уход в туман» перед дедлайном

Фрилансер — это «однорежимный» исполнитель. Если он заболел, уехал в отпуск, столкнулся с семейными проблемами или просто набрал слишком много клиентов и не успевает — ваш учет останавливается. За день до сдачи годового отчета вы можете обнаружить, что специалист не выходит на связь, а отчетность даже не сформирована.

Для ФНС отговорка «бухгалтер заболел» не работает: штрафы и блокировка счетов прилетят именно вам.

2. Ноль материальной ответственности по факту

Даже если вы подписали с фрилансером договор оказания услуг, взыскать с него реальный ущерб за ошибки практически невозможно. Частник не страховал свою профессиональную ответственность. Если из-за его промаха вам доначислят 500 000 рублей налога и штрафов, максимум, что вы сможете сделать через суд, — вернуть выплаченную ему сумму. Платить за ошибки ФНС директор будет из своего кармана.

3. Учет на «домашней» 1С без бэкапов

Где фрилансер ведет ваш учет? Как правило, на своем личном ноутбуке в нелицензионной или давно не обновлявшейся версии 1С. Вы не контролируете регулярность резервного копирования.

Если у удаленщика сгорит жесткий диск или прольется кофе на клавиатуру — финансовая история вашей компании за последние годы исчезнет навсегда. 

4. Риск утечки данных и доступов

Отдавая учет фрилансеру, вы передаете логины и пароли от Личного кабинета ФНС, банковских сервисов, а часто и флешки-токи с электронной подписью (КЭП). На домашнем компьютере фрилансера нет корпоративной защиты от вирусов и утечек. Если его ПК взломают или просканируют вредоносным софтом, ваши банковские ключи и персональные данные сотрудников окажутся у третьих лиц.

5. Ограниченная экспертиза одного человека

Налоговое законодательство меняется ежедневно. Один человек физически не может досконально разбираться в тонкостях НДС, кадровом учете, ВЭД и юриспруденции одновременно.

Фрилансер ведет учет в рамках своего узкого прошлого опыта, часто пропуская важные налоговые льготы или, наоборот, совершая системные ошибки при расчете сложных налогов.

Чек-лист: как проверить частного бухгалтера перед наймом

Если вы все же решаете работать с фрилансером, проверьте:

1. Где хранится база 1С? (Она должна быть в вашем облаке с админским доступом).

2. Как прописана ответственность в договоре? (Есть ли компенсация штрафов ФНС?).

3. Есть ли дублер? (Кто сдает отчеты, если специалист в больнице?).

4. Застрахована ли ответственность? (Есть ли страховой полис от профессиональных ошибок?).

Альтернатива без рисков

Профессиональный аутсорсинг от компании «Честные Числа» лишен этих недостатков. Вашим бизнесом занимается команда экспертов, работа не останавливается из-за отпусков, а наша материальная ответственность зафиксирована в договоре и застрахована.

Мы предлагаем пройти экспресс-оценку состояния учета и налоговых рисков. Для получения разбора оставьте заявку на сайте.

А вы сталкивались с подводными камнями при работе с бухгалтерами на фрилансе?

Передача бухгалтерии в руки профессионалов, таких как компания «Честные числа», освобождает ваше время и силы для стратегического роста бизнеса.