В чем заключается юридическая сила электронного документа: законы и использование

Единого закона, который регламентировал бы весь электронный документооборот (ЭДО), пока нет. Нормы разбросаны по разным ФЗ, ГОСТам, приказам и прочим нормативным актам, поэтому в правовых вопросах часто возникает путаница.

В статье разберемся, в чем заключается юридическая сила электронного документа и как его правильно составить и подписать, чтобы не возникло проблем с законом.

Что такое юридическая значимость и юридическая сила?

Эти понятия закреплены в стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013.

То есть юридическая значимость договора заключается в том, что он подтверждает сделку. А его юридическая сила — в том, что у сторон возникают права и обязанности. Эти два свойства тесно связаны и возникают одновременно.

Чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен соответствовать форме, его нужно передать в установленном порядке и подписать.

Какие законы регламентируют?

ЭДО регулируют сразу несколько нормативных актов:

1. Гражданский кодекс РФ — закрепляет общие требования для всех видов сделок и договоров, а в ст. 160 приравнивает электронные документы к письменным;
2. Налоговый кодекс РФ — регламентирует формализованные документы (например, в ст. 169 указаны требования к счетам-фактурам) и общие вопросы, связанные с налогами;
3. Федеральный закон N 63-ФЗ «Об электронной подписи» — регулирует подписание документов;
4. Федеральный закон N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — дает определение электронного документа и других терминов, связанных с ЭДО;
5. Федеральный закон N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — закрепляет возможность составлять и оформлять первичные учетные документы в электронном виде.

Еще отдельные вопросы регулируются приказами Минфина, ФНС, а также постановлениями правительства. Они устанавливают формы, порядок передачи и решают другие практические задачи.

Виды документов: отличие формализованных от неформализованных  

Главное отличие в том, что для первых строго определен формат и порядок подачи, а для вторых — нет.

Формализованные 

Связаны с налоговым учетом и формируются для подачи в ФНС. Чтобы иметь юридическую силу, они должны быть подписаны КЭП и точно соответствовать стандартам.

К этому виду относятся:

Формы установлены приказами ФНС России N ММВ-7-15/820@, N ММВ-7-10/551@, N ММВ-7-10/552@ и N ММВ-7-15/423@. При этом для счетов-фактур, УПД и корректировок соблюдать форму обязательно. Для остальных документов форматы рекомендованные, их можно подавать в любом удобном виде.

Налоговая проверяет счета-фактуры и УПД автоматически с помощью специального ПО. Они должны быть снабжены специальными идентификаторами для их обработки. Если в идентификаторе или форме допустить ошибку, такой документ не примут, его придется исправлять и подавать заново.

Неформализованные 

Это все остальные акты и договоры. Они используются в гражданско-правовых отношениях, у них нет строгих требований к оформлению. Эти акты участники составляют самостоятельно в удобном им формате.

Чтобы понять, имеют ли электронные документы юридическую силу, нужно проверить:

1. Их соответствие общим требованиям закона. Например, электронный договор оказания услуг должен соблюдать нормы главы 39 ГК РФ, как и бумажный.
2. Их подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП). По закону она приравнивается к собственноручной подписи.
3. Альтернативно — подписание простой или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Этот вариант допускается, только если у сторон есть соответствующее соглашение.

Разбираемся с реквизитами

Для формализованных документов все необходимые реквизиты прописаны в приказах ФНС. В остальных случаях нужно включить достаточно сведений, чтобы можно было определить договор и стороны.

Обычно реквизиты включают в себя:

1. наименование и номер договора;
2. дату и место его составления;
3. информацию о сторонах соглашения;
4. электронные подписи сторон.

Также для придания юридической силы электронным документам в них должны быть прописаны все существенные условия контракта. Например, при купле-продаже обязательно указать предмет и цену договора, а при подряде — вид работ, сроки их начала и окончания.

Какие бывают форматы? 

Тут все снова зависит от вида. Формализованные подаются только файлом XML. Этот формат используется для хранения данных в структурированном виде.

Неформализованные могут быть в любых форматах. Среди популярных:

1. PDF (Portable Document Format) — файлы, которые можно открывать на любом устройстве.
2. DOCX (Microsoft Word) — формат текстового редактора, в котором удобно печатать договоры с нуля.
3. XLSX (Microsoft Excel) — подходит для создания документов в виде таблиц.

Почему важен порядок передачи? 

Документ важно не только правильно составить, но и передать надлежащим способом.

Для формализованных порядок передачи устанавливается уже упомянутыми выше приказами ФНС, Приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н и другими актами. Например, выставлять и получать счета-фактуры можно только через операторов ЭДО. Если нарушить этот порядок и, скажем, отправить скан по e-mail, то его не примут.

Для неформализованных порядок передачи определяют сами стороны. Например, в договоре они могут установить, что акты передаются только по e-mail или в конкретном мессенджере.

Электронная подпись: законность использования

Как и бумажные договоры, цифровые должны быть подписаны сторонами, только тогда они приобретают значимость. Юридической силы электронные документы без подписи не имеют.

Виды и особенности использования подписей закреплены в законе N 63-ФЗ.

Виды 

Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) бывает:

1. Простая (ПЭП). Это набор символов, который подтверждает личность того, кто их вводит. Сюда можно отнести одноразовый код из СМС, логин и пароль на сайте. В документах она используется при регистрации заявлений через Госуслуги или покупке товаров в интернет-магазинах.
2. Усиленная неквалифицированная (УНЭП или НЭП). Более серьезный вариант. Она создается с помощью криптографического шифрования и хранится в облаке, на флэшке или другом носителе. Заменяет подпись от руки, только если это прямо указано в нормативном акте или соглашении сторон.
3. Усиленная квалифицированная (УКЭП или КЭП). Самый надежный вид подписи. Похожа на НЭП, но выдается только в центрах, аккредитованных Минцифры России, и обязательно подтверждается распечатанным или электронным квалифицированным сертификатом.

Ответ на вопрос, имеет ли юридическую силу электронная цифровая подпись, для КЭП однозначный. По статье 6 Федерального закона N 63-ФЗ она приравнивается к собственноручной подписи и может применяться почти для всех документов.

Особенности использования во внешнем и внутреннем документообороте 

Для КЭП правило простое: документы, подписанные ей, по умолчанию равнозначны подписанным собственноручно. Только этот вид можно использовать в формализованных документах. Все остальные внутренние и внешние контракты тоже можно подписывать КЭП без дополнительных соглашений. Исключение — если в законе прямо написано, что договор должен быть составлен только в бумажном виде.

С НЭП немного сложнее. Ее обычно используют во внутреннем документообороте. Чтобы она имела юридическую силу, нужно закрепить в локальном нормативном акте компании норму о признании НЭП равнозначной собственноручной подписи.

Во внешнем документообороте можно законно использовать НЭП и ПЭП. Для этого участники должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов подписи. В нем нужно подробно прописать случаи, когда такое признание возможно, и порядок проверки ЭП.

Что нужно для признания юридической силы электронного документа?

Есть 3 категории требований к ЭДО:

1. Общие — те же, что и к бумажной документации. Они касаются в основном формы и содержания.
2. Требования к любым электронным документам. Это применение ЭП установленного вида и проверка ее подлинности.
3. Требования к формализованным документам. Они установлены для УПД, счетов-фактур и корректировок к ним.

То есть главный реквизит, придающий юридическую силу электронному документу, — это электронная подпись. Разберемся, как ее создать и использовать.

Специализированные программы и сервисы для создания ЭЦП

В них могут создать подписи физические и юридические лица. Требования и возможности у площадок разные: одни выпускают только НЭП, другие — еще и КЭП. Рассмотрим несколько популярных вариантов.

Контур.Диадок

Главная страница Контур.Диадок

Сайт и мобильное приложение для организации ЭДО. Позволяет создавать КЭП и подписывать им любые акты. В том числе есть возможность легко работать с формализованными счетами-фактурами и УПД и отправлять их в ФНС.

КриптоАРМ 

Главная страница КриптоАРМ

Приложение для ПК и мобильных устройств, в котором можно создавать КЭП, обмениваться заявлениями, подавать отчетность в Банк России, ФСРАР, Росреестр и другие госорганы. Предлагает шифрование данных и проверку ЭП.

Контур.Крипто

Главная страница Контур.Крипто

Онлайн-платформа для работы с файлами в любом формате. Подходит для подписания договоров, шифрования, проверки подписи. Сервис работает с ЭП, выпущенными любым удостоверяющим центром, так что подойдет и тем, у кого уже есть подпись. Если ее нет — можно выпустить в центре Контура.

Портал Госуслуги

Многие сервисы для создания ЭЦП предлагают подтвердить личность именно через Госуслуги. На этом же портале можно скачать приложение «Госключ» и выпустить НЭП или КЭП. Подробную инструкцию вы найдете в личном кабинете или в ответах на вопросы.

Раздел ЭП в личном кабинете на Госуслугах

Редакторы со встроенными функциями

Чтобы работать с уже имеющейся ЭЦП, потребуются специальные сервисы или текстовые редакторы. Вот программы, в которых можно подписать PDF — популярный формат неформализованных документов.

PDF Commander

Скриншот с официального сайта PDF Commander

Софт для работы с PDF-документами. Входит в Реестр российского ПО. В нем можно поставить электронную цифровую подпись, а также проверить сертификаты и подлинность. Кроме того, в PDF Commander можно задать пароль, чтобы защитить личные данные.

Скриншот с официального сайта Adobe

ЭЦП доступна в платной Acrobat Pro. Также у разработчика есть специальная версия программы для организации ЭДО — Acrobat Sign. В ней можно подписывать договоры, отправлять их коллегам или контрагентам и добавлять шаблоны для часто используемых форм.

Разработчик приостановил продажи в России. Для установки программы понадобится сменить регион и привязать к профилю Adobe иностранную карту.

Подведем итоги: чек-лист

Что нужно запомнить про юридическую силу документов, подписанных электронной подписью:

1. ЭДО регламентируется сразу несколькими законами: ГК РФ, НК РФ, ФЗ «Об электронной подписи» и другими.
2. Документы делятся на формализованные и неформализованные. Для юридической силы первых важно строгое соответствие установленным форме и содержанию, для вторых — нет.
3. В реквизитах электронного договора должны быть указаны его номер, наименование, информация о сторонах и ЭЦП.
4. КЭП имеет юридическую силу по умолчанию. НЭП и ПЭП — только если это прописано в соглашении или других актах.
5. ЭЦП можно создать через Госуслуги и в специальных сервисах. Для выдачи КЭП у центра должна быть аккредитация Минцифры России.