Не проспи! Когда самое время, а когда уже поздно заказывать брендированные сувениры

В сфере корпоративных подарков не всегда есть возможность сделать заказ с хорошим запасом по срокам: то финотдел не дает бюджет, то менеджеры не могут подсчитать количество одариваемых партнеров, или генеральный директор никак не одобрит концепт. Эта статья поможет сориентироваться по срокам для заказа брендированных сувениров. А в конце рассказываем, как мы «спасаем» горящие заказы. 

Что включает оптимальный срок для заказа

Львиную долю процесса создания брендированных сувениров занимает даже не само производство, а доставка товара в Россию, если мы говорим не об авиаперевозках. Однако помимо работы фабрики и логистики заметную часть времени требует предварительная стадия, которой мы уделяем особое внимание. От этих шагов во многом зависит качество продукта, который получит клиент. 

1. Предварительная стадия: выбор поставщика, создание макета, утверждение образца 

1. Поиск фабрики

В нашем каталоге уже собраны тысячи товаров от разных заводов. Но обычно к нам обращаются с запросом: «Хочу примерно это, но по-другому». Поэтому в реальности мы ищем каждого производителя практически «с нуля». Конечно, стараемся выбирать тех, с кем уже работали. 

Проверяем производителя по десятку критериев: смотрим рейтинг фабрики, отзывы, возраст (со слишком молодыми компаниями не сотрудничаем), оперативность и четкость коммуникации, спрашиваем, работает ли компания с известными брендами, есть ли опыт производства подобных товаров. 

1. Изготовление и утверждение образца 

Иногда прежде чем принять окончательное решение по производителю, мы заказываем образцы у одной или, реже, нескольких фабрик. Если требуется кастомизация, фабрика возьмет за это плату и потратит примерно неделю на производство. Фото и видео некастомизированного продукта со своего склада фабрика может выслать сразу и бесплатно. 

Это не обязательный этап, но очень желательный при крупном заказе. Так можно увидеть реальные различия в качестве товара, понять, почему производитель озвучивает разные цены на изделия, и остановиться на оптимальном варианте.

Фармкомпания КРКА выбирала из трех разных макетов ланчбоксов и остановилась этом варианте

1. Создание макета 

Пока менеджер по работе с Китаем занят поиском фабрики, наше дизайн-бюро трудится над персонализацией вашего заказа. Обычно креативный отдел предлагает несколько вариантов дизайна, кастомизации и разрабатывает упаковку для изделия, которая не только будет красивой, но и надежно защитит товар в пути. В зависимости от сложности макета и загрузки дизайнера, этот процесс занимает от одного до нескольких дней. 

В итоге, предварительный этап ー от обращения клиента до запуска тиража в производство ー может занять от 2-3 дней до примерно двух недель.

Чтобы воплотить и согласовать все пожелания клиента по дизайну повербанка в виде градусника для Московского Международного медицинского центра, нашему дизайнеру потребовалось 5 дней

Сроки производства зависят от многих факторов: сложности изделия, размера партии, загруженности фабрики, а иногда даже сезона. Чтобы держать руку на пульсе и оперативно реагировать на любые обстоятельства, мы утверждаем производственный план, фиксируем в нем все контрольные точки и внимательно следим за процессом производства.  

2. Производство и приемка тиража 

Сроки производства зависят от многих факторов: сложности изделия, размера партии, загруженности фабрики, а иногда даже сезона. Чтобы держать руку на пульсе и оперативно реагировать на любые обстоятельства, мы утверждаем производственный план, фиксируем в нем все контрольные точки и внимательно следим за процессом производства.  

Так выглядит фрагмент производственного плана клиентского менеджера

Начальная точка контроля ー это обычно готовность первого экземпляра. Фабрика присылает фото изделия с пантонным веером, а еще показывает видео продукта. Если заказ крупный или репутационно-важный, мы стараемся организовать авиадоставку образца, чтобы клиент мог утвердить его вживую. Для большинства товаров изготовление и перевозка первого экземпляра занимают от 10 до 20 дней. 

Следующая контрольная точка  ー это отчет фабрики о производстве. Клиент может посмотреть видео процесс работы, рассмотреть готовый товар со всех сторон. По договоренности с клиентом на крупных или важных заказах мы отправляем своего сотрудника инспектировать фабрику. Он не только сделает видео производства, но и проведет проверку по дополнительным заранее согласованным пунктам.        

Завершает процесс взаимодействия с производителем приемка партии с проверкой по чек-листу. Список может состоять из более десятка пунктов, включая качество материалов, детализации, покраски, наличие брака (царапины, повреждения, смазанный принт), упаковку и соответствие количества экземпляров заказу. Товары, которые не прошли проверку, вернутся на доработку, а партия не отправится к клиенту, пока производитель не устранит все недочеты. Такая проверка экономит время и нервы заказчика: не придется сталкиваться с проблемой недостачи или брака в России, возвращать товар за рубеж и срочно решать проблему уменьшившегося тиража.

3. Доставка в Россию и таможенное оформление

Логист планирует оптимальный маршрут доставки под каждый заказ, учитывая  ожидания клиента по срокам и стоимости. Он знает,  что может задержать груз на каждом этапе маршрута, поэтому рассчитывает все сроки с нужным запасом. Время в пути зависит прежде всего от вида транспорта и разнится от нескольких суток при авиадоставке до 3-4 недель при ЖД-перевозке.  

Как мы спасаем «горящие» заказы 

Если мы понимаем, что для выполнения заказа у нас менее 40 дней на все, стараемся предложить альтернативные решения. Например, вместо производства партии под заказ, остановиться на выкупе готовой продукции со складов. Чем меньше тираж и популярнее товар, тем проще воспользоваться такой схемой. Но мы беремся за поиск даже довольно редких товаров.  Наш менеджер в Китае может консолидировать доставки даже с нескольких фабрик, а логотип наносится уже на территории России.  

Например, для телеканала ТВ-3 требовалось выкупить, забрендировать и передать клиенту 500 бамбуковых столиков-подносов для ванной строго одной модели. Срок был поставлен очень жестко: 25 календарных дней на все этапы работ. 

Нужно было найти 500 точно таких столиков, нанести надпись и логотип, а затем отправить клиенту

Наш менеджер из Гуанчжоу оперативно связался со множеством китайских производителей, отобрал тех, которые продавали именно нужную нам модель столика, выкупил товарные остатки с трех фабрик, проверил каждый экземпляр, упаковал и отправил в Москву. Гравировку мы наносили в России.  

Подведем итоги 

На предварительный этап согласования и утверждения обычно уходит от нескольких рабочих дней до пары недель, а производство и доставка груза потребуют не менее 15-20 рабочих дней. 

Если сроки поджимают, мы организуем более дорогую и быструю доставку, а когда есть запас по времени, ищем возможности сэкономить на логистике: отправляем груз более дешевым маршрутом. В течение года сроки и стоимость доставки одним и тем же видом транспорта значительно меняются. Поэтому только логист может сделать актуальный расчет и подсказать, какой вариант доставки лучше подойдет в текущей ситуации. 

Когда клиенту нужно получить заказ в течение месяца, мы стараемся найти фабрику с уже готовой продукцией: тогда останется забрендировать,  упаковать и доставить груз. Чем меньше партия и популярнее товар, тем быстрее мы сможем воплотить ваши пожелания в жизнь.