Как повысить эффективность еженедельных планерок за 5 шагов
На еженедельных встречах обсуждается, насколько за неделю команда смогла подойти ближе к большим целям компании. Если на этом пути возникли проблемы, то как их решить. И чтобы правильно построить работу команды на планерках, вы заранее должны определить:
- Цели, к которым нужно прийти.
- Стратегию, как идти к результату через ограничения и неопределенности.
- Главное ограничение, на котором вы с командой сфокусируетесь в первую очередь.
- Собранные гипотезы и спроектированные эксперименты.
- Задачи на неделю (1-3 выбранные гипотезы), чтобы проверить главное ограничение.
Разберем эти пункты на примере компании, которая недавно запустила свой продукт
Руководитель поставил цель — выйти на 15 тысяч продаж в месяц. Для этого (стратегия) необходимо увеличить штат продавцов, то есть нанять новых сотрудников. И здесь возникает основное ограничение — приходит мало откликов на вакансию.
Почему это происходит (гипотезы): например, некорректно составлено описание вакансии, неконкурентоспособная для соискателя зарплата или ошибочное место размещения объявления о найме. И вся работа команды должна быть сфокусирована на главном ограничении и как его преодолеть: сотрудники берут на неделю задачи, чтобы провести эксперименты и проверить гипотезы.
Задачи можно описывать в привычных инструментах, главное — для каждой определить план действий, ответственного, оценить необходимые ресурсы и заранее определить образ результата, который должен получиться. Руководитель вместе с ответственным сотрудником должен проговорить и прописать этот результат. Так во время самой планерки вы сможете синхронизироваться между участниками по результату и заранее его уточнить.
Обычно еженедельная встреча занимает по времени около одного часа в зависимости от объема задач. Особенность эффективной планерки в том, что она неотвратима – проходит в точное время раз в неделю в конкретный день. Еще желательно, чтобы каждый участник команды заранее готовил результаты недели и выводы к планерке, и команда не тратила время на анализ, а сразу обсуждала и планировала следующие шаги.
Алгоритм работы на еженедельной планерке
Шаг 1. Собрать результаты недели
Проверяете, что сделано, что не сделано, какой результат в цифрах получили, и к каким выводам сотрудники пришли. Часто это обсуждение занимает до половины времени всей планерки.
При этом отмечайте:
– если задачи не доделаны или сделаны частично, то это повод продиагностировать, чего не хватило: каких ресурсов, знаний или компетенций, чтобы успеть сделать всё вовремя.
– если задачи выполнены, но запланированный результат не получился, то важно сделать вывод, почему не получилось, кто за это ответственен и что делать дальше: продолжать задачу и пробовать делать по-другому или нет.
– если результат получился, то как он нас продвигает к устранению главного ограничения.
Шаг 2. Проверить, не изменились ли цели
За время с предыдущей встречи в рыночных условиях могло многое измениться или появиться новая информация. Вам важно понимать, остались ли ваши главные цели актуальными, и проговорить это вместе с командой.
Цели могут быть качественными — это те изменения в бизнесе, которые ведут нас к основному результату. И количественными — они выражаются в конкретных цифрах, и их результаты можно увидеть в краткосрочной перспективе.
Например, качественным изменением будет то, что компания запустила новый продукт, а количественным — размер выручки, которую она получила от запуска, и насколько он соответствует плану. Важно отметить: если цель долго не меняется, то это повод глубже рассмотреть, что мешает в ее достижении.
Шаг 3. Проанализировать главное ограничение
Уточните, что с ним происходит: осталось ограничение прежним или сместилось.
Проверьте, что:
– ограничение всего одно, и на нем все сфокусированы;
– ограничение в зоне вашего влияния;
– устранение этого ограничения максимально ускорит рост бизнеса.
Шаг 4. Определиться с гипотезами
Какие из них подтвердились и их можно масштабировать, а какие не брать дальше в работу и выбрать новые гипотезы.
При этом гипотезы – это то, что реально влияет на главное ограничение, а не просто хочется сделать, и можно оценить и оцифровать ее результат. Тогда вы сможете выбрать и проверить самые перспективные гипотезы из всех.
Шаг 5. Распределить задачи на следующую неделю, которые будет выполнять каждый участник команды
Напомню, что у каждой задачи должны быть:
– один ответственный;
– оценка, сколько времени на нее нужно;
– результат влияет на ограничение и сформулирован в оцифрованном виде.
Важно не пропускать любой из этих блоков, тогда в результате последовательных действий в проведении планерок у вас будет процесс, где сотрудники:
– понимают свои задачи и цели;
– понимают, как строится вся работа;
– сфокусированы на результате;
– начинают делать меньше лишней работы.
А еще вы сможете повысить мотивацию сотрудников и осознанность всех участников команды. Они начинают думать результатом и проявляют больше самостоятельности в том, как выполнить задачу оптимальнее и дешевле. И самих результатов становится больше. В итоге компания быстрее и с меньшим количеством затрат достигает своих целей.
Рекомендую такие еженедельные встречи организовать в ваших командах. Они позволяют больше осознать, что вы делаете и как, а что еще нужно, чтобы делать лучше.
Подписывайтесь на мой канал в Телеграме. Рассказываю о том , как развивать бизнес в России сегодня: как ставить цели, достигать результата, устранять ограничения внутри бизнеса и в голове.
Пишите свое мнение в комментариях 👇