5 идей, как сделать деловое мероприятие идеальным с помощью цифрового помощника

Деловые мероприятия направлены на обсуждение ключевых проблем профессиональной сферы деятельности, достижение конкретных бизнес-целей, заключение контрактов и формирование партнёрских связей. Участниками таких событий выступают топ-менеджеры, эксперты и представители государственных структур, для которых важны стратегическое взаимодействие, эффективная организация коммуникаций и максимальная вовлечённость в содержательную повестку. 

Организация подобных мероприятий требует решения множества задач: планирование расписания, координация докладов спикеров, фасилитация нетворкинга и оперативное информирование участников. Современные деловые конференции всё чаще используют цифровые платформы, чтобы автоматизировать процессы и усилить опыт участников. В этой статье мы собрали 5 практических идей, как сделать деловой ивент идеальным при помощи цифрового помощника. Расскажем о реальных решениях, которые уже используются на практике, и покажем, как они работают в интересах организаторов и участников.

1. Распределение гостей по столам

Один из ключевых элементов делового события — формат работы за круглыми столами. Он позволяет углубиться в тему, обменяться опытом и провести дискуссии. Однако традиционно этот процесс связан с бумажными списками, хаотичным выбором мест и задержками перед началом сессий.

Цифровой помощник решает эти проблемы:

• Участники заранее узнают своё место за столом через мобильное приложение.
• Можно предусмотреть функцию свободных мест для тех, кто не попал в основную рассадку.
• Гости видят состав участников за своим столом и могут начать общение ещё до начала встречи.

Такой подход экономит время, снижает нагрузку на организаторов и создаёт условия для более осмысленного диалога. Пример успешной реализации — III Цифровой форум «Здоровье населения», где рассадка была полностью интегрирована в цифровую платформу Event Rocks. Подробнее об этом можно прочитать здесь. 

2. Список партнёров и экспонентов

На крупных конференциях всегда много компаний, брендов и спонсоров. Для участников важно быстро находить нужных людей или организации, а для экспонентов — быть заметными и доступными.

Как помогает цифровой помощник:

• Все партнёры и экспоненты представлены в едином каталоге.
• У каждой компании есть профиль с контактами, описанием деятельности и ссылками.
• Участники могут добавлять контакты в избранное и отправлять сообщения.

Это упрощает поиск и обмен контактами, увеличивает вовлечённость и открывает дополнительные возможности для спонсоров. Например, на одном из серии мероприятий Be in Russia такая система позволила участникам легко находить друг друга и договариваться о встречах уже в первый день конференции. 

3. Цифровое расписание

Чёткое и понятное расписание — основа любого мероприятия. Но в реальности изменения часто неизбежны: например, могут добавиться новые сессии или измениться часы выступления спикера. 

Цифровое расписание даёт организаторам следующие преимущества:

• Автоматическое обновление данных в режиме реального времени.
• Возможность фильтрации: каждый участник видит только те сессии, которые ему интересны. 
• Интеграция с календарём в смартфоне: можно добавлять сессии в «Избранное» и получать напоминания.

Благодаря этому исчезают путаница и дублирование информации. Участники всегда в курсе изменений, а организаторы экономят бюджет на рассылках.

4. QR-визитка

Цифровая визитка в формате QR — это удобный инструмент, который помогает участникам быстро находить друг друга, сохранять контакты и продолжать общение после мероприятия.

Как это работает: 

• В профиле участника формируется индивидуальный QR-код.
• Другой пользователь сканирует код камерой смартфона — контактные данные автоматически добавляются в телефонную книгу. 

Эта функция особенно полезна на крупных конференциях, где важно успеть установить как можно больше полезных контактов. Она упрощает процесс знакомства, экономит время и позволяет сохранить все взаимодействия в цифровом виде — чтобы вернуться к ним позже, вне зависимости от формата мероприятия: онлайн, офлайн или гибридный.

Кроме того, QR-визитка помогает организаторам повысить уровень вовлечённости участников, сделать нетворкинг более целенаправленным и результативным, а также сократить потребность в бумажной раздатке, что делает мероприятие технологичнее и экологичнее, как это было на бизнес-конференции Mountain Ridge. 

5. Push-уведомления

Пуш-уведомления — это эффективный инструмент коммуникации, который позволяет организаторам оперативно информировать участников о важных изменениях, напоминать о предстоящих сессиях или делиться актуальными анонсами. 

В отличие от уведомлений в мессенджерах, пуш-сообщения имеют ряд преимуществ:

• Пуш-уведомления приходят прямо в приложение, не попадая в спам или переполненный чат. Участник получает информацию вовремя.
• В отличие от уведомлений в популярных мессенджерах, где внимание пользователя рассеивается между множеством диалогов, пуш-сообщения в приложении события воспринимаются как часть организованного процесса и реже игнорируются.

Кроме того, такие уведомления можно настраивать: участник сам решает, хочет ли он их получать. 

Вывод

Цифровые инструменты меняют подход к организации и проведению деловых мероприятий. Они делают коммуникацию более точной, своевременной и удобной — как для участников, так и для организаторов. Благодаря им сокращается время на рутинные задачи и повышается вовлечённость гостей. В условиях роста цифровизации и увеличения масштабов мероприятий такие решения становятся не просто дополнением, а ключевой частью успешного event-формата.